Zor Konuşma Araç Kiti: Hazır Cümleler, Hazırlık Formu ve Görüşme Kayıt Tablosu
Bu derste teori yok, masanıza koyacağınız malzeme var. Altı araç göreceksiniz. Her biri doldurulmuş bir örnekle gelir. Sayfayı çıktı alın, kendi durumunuza göre uyarlayın.
1. Görüşme Hazırlık Formu (10 dakika)
Zor konuşmadan önce bu dört satırı yazılı doldurun. Yazmak, kafanızdaki dağınıklığı toplar.
| Alan | Soru | Doldurulmuş örnek (iş yeri) |
|---|---|---|
| Amacım | Konuşmadan somut olarak ne çıkmalı? | Haftalık raporların cuma 15.00'e kadar eksiksiz gelmesi konusunda ortak bir kural. |
| Karşı tarafın muhtemel kaygısı | O, bu konuşmada neyden çekiniyor olabilir? | Suçlanacağını, iş yükünün görülmediğini düşünüyor olabilir. |
| Değişmez sınırım | Hangi noktada geri adım atmayacağım? | Raporlar müşteri toplantısından önce hazır olmak zorunda. |
| Vazgeçebileceğim nokta | Nerede esneyebilirim? | Teslim günü ve saati, rapor formatı, ek destek talebi. |
Aynı form, ailede
- Amacım: Hafta sonu ev işlerinin paylaşımı için bir düzen kurmak.
- Karşı tarafın kaygısı: Sürekli eleştirildiğini ve yaptıklarının görülmediğini düşünebilir.
- Değişmez sınırım: İşlerin tek kişinin üzerinde kalmaması.
- Vazgeçebileceğim nokta: Hangi işi kimin alacağı, yapılış saati.
2. Konuşmayı Açan Cümle Kalıpları
| Ortam | Açılış cümlesi | Gerilimi düşüren cümle |
|---|---|---|
| İş yerinde | Seninle rapor teslimleri hakkında 15 dakika konuşmak istiyorum. Uygun musun? | İkimizin de işi kolaylaşsın istiyorum, birlikte bakalım. |
| İş yerinde (yöneticiye) | Önceliklerimizi netleştirmek için sizinle kısa bir görüşme rica ediyorum. | Sizin açınızdan ne önemliyse onu da anlamak isterim. |
| Ailede | Bir konuyu birlikte çözmek istiyorum, sakin bir zamanda konuşabilir miyiz? | Seni suçlamak istemiyorum, derdim aramızın iyi olması. |
| Ailede (büyüklerle) | Sizin fikrinizi çok önemsiyorum, bir konuda da kendi düşüncemi paylaşmak istiyorum. | Niyetiniz iyi, bunu biliyorum. Yine de şunu birlikte düşünelim. |
3. Sert Cümleyi Yumuşatma Tablosu
Formül: gözlem + etki + istek. Yargı ve genelleme yok, olgu ve ihtiyaç var.
| Sert cümle | Dönüştürülmüş hali |
|---|---|
| Sen hep geç kalıyorsun. | Bu hafta üç toplantıya 10 dakika geç geldin. Bu, başlamamızı geciktiriyor. Başlangıç saatine yetişebilir misin? |
| Sen beni hiç dinlemiyorsun. | Anlattığım sırada telefona baktığını gördüm, görmezden gelinmiş hissettim. Beş dakika telefonsuz konuşabilir miyiz? |
| Hiçbir işe yaramıyorsun. | Bu görevde beklediğim sonuç gelmedi. Hangi noktada takıldığını anlatır mısın? |
| Yine mi aynı şey! | Bu konu daha önce de açıldı ve çözülmedi. Bu kez kalıcı bir çözüm bulalım. |
| Senin yüzünden oldu. | Sonuç beklediğimiz gibi olmadı. Hangi adımda neler oldu, birlikte bakalım. |
4. Konuşma Sırasında: Mola ve Toparlama Cümleleri
- Mola için: Sesim yükselmeye başladı, bu konuşmayı bozmak istemiyorum. 20 dakika ara verip tekrar devam edelim.
- Mola için (iş yerinde): Bu konuda sağlıklı karar vermek için biraz düşünmem lazım. Yarın sabah 10.00'da devam edebilir miyiz?
- Anlaşıldığını göstermek için: Doğru anladıysam senin için asıl sorun şu... Doğru mu?
- Toparlamak için: Şu ana kadar iki noktada anlaştık, bir noktada ayrışıyoruz. Ayrıştığımız noktaya bakalım.
- Konu dağılırsa: Bu da önemli, ama asıl konumuza dönelim, sonra buna da bakarız.
Mola önerirken mutlaka dönüş saatini söyleyin. Saatsiz mola, kaçış gibi algılanır.
5. Görüşme Sonrası: Mutabakat Notu Şablonu
Görüşmeden sonra aynı gün kısa bir mesaj veya e-posta gönderin. Amaç, herkesin aynı şeyi hatırlamasıdır.
| Başlık | Doldurulmuş örnek |
|---|---|
| Konu ve tarih | Haftalık rapor teslimi, görüşme tarihi: bugün |
| Üzerinde anlaştığımız | Raporlar her cuma 15.00'e kadar paylaşılan klasöre yüklenecek. |
| Kim, ne yapacak | Ben formatı bugün göndereceğim. Sen ilk raporu önümüzdeki cuma teslim edeceksin. |
| Açık kalan konu | Ek destek ihtiyacı, bir sonraki görüşmede konuşulacak. |
| Takip tarihi | İki hafta sonra, 15 dakikalık kısa değerlendirme. |
Hazır mesaj: Merhaba, bugünkü görüşmeyi şöyle anladım: (anlaşılanlar). Benim payıma düşen: (iş). Sana düşen: (iş). Eksik veya yanlış varsa düzeltir misin? Takip için (tarih) uygun mu?
6. Basit Çatışma Kayıt Tablosu
Tekrarlayan sorunları not ederseniz örüntüyü görürsünüz. Haftada beş dakika yeter.
| Tarih | Kiminle / konu | Ne oldu | Anlaşma | Takip tarihi | Durum |
|---|---|---|---|---|---|
| Örnek: 3 Ekim | Ekip arkadaşı / rapor teslimi | İki hafta üst üste gecikti | Cuma 15.00 kuralı | 17 Ekim | Takipte |
| Örnek: 5 Ekim | Eş / ev işleri | Hafta sonu yük dengesiz | Çöp ve bulaşık sizde, yemek bende | 12 Ekim | Yeni |
| Örnek: 8 Ekim | Müdür / öncelikler | İki iş aynı anda acil istendi | Önce A işi, B işi perşembe | 15 Ekim | Çözüldü |
Durum için üç seçenek yeter
- Yeni: Henüz konuşulmadı veya ilk kez konuşuldu.
- Takipte: Anlaşma var, uygulanması izleniyor.
- Çözüldü: İki taraf da kapandığını kabul ediyor.
Kullanım Sırası
- Konuşmadan önce: hazırlık formu, sonra bir açılış cümlesi seçin.
- Konuşma sırasında: yumuşatma tablosu ve mola cümleleri yanınızda olsun.
- Konuşmadan sonra: aynı gün mutabakat notu, sonra kayıt tablosuna satır ekleyin.
İpucu: Cümleleri olduğu gibi okumayın. Kendi ağzınıza uyarlayıp bir kez sesli söyleyin, doğal gelene kadar deneyin.
Bu dersi kayıt olmadan izleyebilirsin. İlerlemeni kaydetmek, sertifika almak ve puan tablosuna girmek için ücretsiz üye ol: Kayıt Ol