Soru-Cevap, Aksilikler ve Sürekli Gelişim

Süre: yaklaşık 13 dk. Bu, kursun son dersi.

Neden önemli?

Sunumunu bitirdin. Tam rahatlayacaksın ki biri elini kaldırıp beklemediğin bir soru soruyor. Ya da sunum sırasında bir anda ne söyleyeceğini unutuyorsun. Belki de bilgisayar açılmıyor, projeksiyon çalışmıyor. Bu anlar herkesin başına gelir. Deneyimli konuşmacıları ayıran şey, aksilik yaşamamaları değildir. Aksilik olunca ne yapacaklarını önceden bilmeleridir.

Bir de şu var: Hiçbir sunum ilk seferde mükemmel olmaz. İyi konuşmacılar her seferinde biraz daha iyi olanlardır. Bu derste hem zor anlarla baş etmeyi hem de her sunumdan sonra kendini nasıl geliştireceğini öğreneceksin.

Temel bilgi

Önce üç konuyu ayıralım: soru-cevap, aksilikler ve gelişim. Her birinin kendine göre bir yolu var.

1. Soru-cevap

Soru sormak, dinleyicinin seni dinlediğini gösterir. Zor soru bir saldırı sayılmaz. Çoğu zaman sadece merak vardır. Soruyu üç parçada ele alabilirsin: dinle, düşün, cevapla. Cevabı bilmiyorsan bunu söylemek zayıflık sayılmaz. Uydurmak ise güveni bozar.

2. Aksilikler

Aksilikleri türüne göre düşün. Her türün basit bir ilk hamlesi var.

3. Sürekli gelişim

Gelişim, her sunumdan sonra kısa bir değerlendirme yapmakla başlar. Amaç kendini eleştirmek değil, öğrenmektir. Üç şeye bak: neyi iyi yaptım, neyi değiştirmeliyim, bir dahaki sefere neyi deneyeceğim.

Adım adım nasıl yapılır?

Önce soru-cevap için bir yol, sonra gelişim için bir yol vereyim.

Zor soru gelince

1. Sorunun sonuna kadar dinle. Cevabı hemen kafanda kurmaya çalışma. Sözünü kesme.
2. Bir nefes al. Bu bir saniyedir ama sana düşünme fırsatı verir.
3. Soruyu kendi cümlenle tekrar et. Hem herkes duyar hem sen zaman kazanırsın hem de doğru anlayıp anlamadığını kontrol edersin.
4. Kısa cevap ver. Bir iki cümle yeterlidir. Uzattıkça kendini dolaşırsın.
5. Bilmiyorsan söyle. Bilmediğini kabul et, sonra bir yol öner: Araştırıp size e-posta ile yazarım.
6. Sözünü tut. Dönüş yapacağını söylediysen mutlaka yap.

Unuttuğunda

1. Telaşlanma. Dinleyici ne söyleyeceğini bilmiyor. Unuttuğunu sen belli etmezsen kimse anlamaz.
2. Sessiz kal, bir nefes al ve notlarına bak. Kısa bir sessizlik dinleyiciye uzun gelmez.
3. Son söylediğin cümleyi tekrar et. Genelde devamı kendiliğinden gelir.
4. Yine de gelmezse sıradaki başlığa geç. Atladığın bölüme sonra dönebilirsin.

Teknik arıza olduğunda

1. Sunumdan önce yedek hazırla: dosyanın bir kopyasını USB belleğe ve e-postana koy. Mümkünse ana noktalarını kâğıda da yaz.
2. Arıza olursa dinleyiciye bir cümleyle bilgi ver ve sakin kal.
3. Beş dakikadan fazla uğraşma. Slaytsız da anlatabilirsin. Anlatan sensin, slayt değil.

Sunumdan sonra kendini geliştirmek için

1. Hemen not al. Sunumdan sonraki yarım saat içinde üç şey yaz: iyi giden, zorlanılan, bir dahaki sefere denenecek.
2. Geri bildirim iste. Güvendiğin bir kişiye şunu sor: Tek bir şeyi değiştirsem ne olurdu?
3. Mümkünse kaydet. Sesini ya da görüntünü kaydedip izlemek, kendini dışarıdan görmenin en açık yoludur. Kayıt için katılımcılardan izin almayı unutma.
4. Tek hedef seç. Bir seferde birden fazla şeyi düzeltmeye çalışma. Bu sunumda göz teması, bir sonrakinde tempo gibi.
5. Bir sonraki fırsatı planla. Küçük bir toplantı, bir aile buluşması, bir sınıf konuşması olabilir. Pratik yapmadan gelişim olmaz.

Örnek

Aşağıdaki örnek kurgusaldır.

Bir çalışan, ekibine yeni bir iş planını anlatıyor. Sunumun ortasında bilgisayar donuyor. Çalışan telaşlanmak yerine şöyle diyor: Ekran yenilenirken ana fikri sözlü anlatayım. Planın üç adımını kâğıda yazmıştı, oradan devam ediyor. Bilgisayar açıldığında kaldığı yerden sürdürüyor.

Soru-cevap bölümünde bir katılımcı maliyet hakkında ayrıntılı bir soru soruyor. Çalışan rakamı ezbere bilmiyor. Şöyle cevap veriyor: Bu rakamı şu an doğru söyleyemem. Yanlış bilgi vermek istemem. Bugün öğleden sonra size yazarım. Aynı gün e-postayı gönderiyor.

Sunumdan sonra üç satır not alıyor. İyi giden: Arıza anında sakin kalmak. Zorlanılan: Rakamları hazır bulundurmak. Bir dahaki sefere: Slayt sonuna bir ek sayfa koyup sık sorulan sayıları oraya yazmak. Bir sonraki toplantıda bunu uyguluyor. Böylece hata, öğrenmeye dönüşmüş oluyor.

Sık yapılan hatalar

• Bilmediğin şeyi uydurmak. Dinleyici çoğu zaman fark eder. Dürüst olmak daha güven verir.
• Zor soruya savunmaya geçmek. Soruyu kişisel algılama. Sakin ve nazik kal.
• Aksilik için özür dilemeye devam etmek. Bir kez bilgi ver, sonra devam et. Sürekli özür, dinleyicinin dikkatini hataya çeker.
• Yedek plan hazırlamamak. Teknik sorun yaşanabilir, buna hazırlıklı olmak gerekir.
• Sunumdan sonra hiç değerlendirme yapmamak. Ya da sadece hatalara odaklanıp iyi giden şeyleri görmemek.

Bu hafta yapabileceğin 3 şey

• Yedek planını yaz. Bir sonraki sunumun için dosyanın kopyasını iki yere kaydet ve ana noktalarını tek sayfa kâğıda yaz.
• Beş zor soru hazırla. Konun hakkında sorulabilecek en zor beş soruyu yaz. Her birine ikişer cümlelik cevap hazırla, sesli çalış.
• Üç satırlık değerlendirme yap. Son konuşmanı düşün: bir iyi yön, bir zorlanılan yön, bir deneme hedefi yaz. Konuşma yoksa aile ya da arkadaşlarına iki dakikalık bir şey anlat ve aynı notları al.

Kendini sına

1. Zor bir soru geldiğinde ilk yapacağın şey nedir?
2. Ne söyleyeceğini unuttuğunda hangi üç küçük hamleyi yapabilirsin?
3. Cevabını bilmediğin bir soruyu nasıl karşılarsın?
4. Teknik arızaya karşı sunumdan önce hangi hazırlığı yaparsın?
5. Sunumdan sonra yazacağın üç satır nedir?

Cevaplar

1. Sorunun sonuna kadar dinlemek, bir nefes almak ve soruyu kendi cümlenle tekrar etmek.
2. Sessiz kalıp nefes almak, notlara bakmak, son cümleyi tekrar etmek. Olmazsa sıradaki başlığa geçmek.
3. Dürüstçe bilmediğini söylemek ve öğrenip dönüş yapacağını belirtmek, sonra sözünü tutmak.
4. Dosyanın yedeğini almak (USB bellek, e-posta) ve ana noktaları kâğıda yazmak.
5. İyi giden, zorlanılan ve bir dahaki sefere denenecek şey.

Kapanış: 8 dersin özeti

Bu kursta konuşmanın bir yetenek değil, öğrenilebilir bir beceri olduğunu gördün. Kısaca yolculuğun şöyle:

• Hazırlık: Dinleyiciyi tanı, amacını belirle, içeriği sade tut.
• Heyecan: Heyecanı yok etmeye çalışma, yönetmeyi öğren. Nefes ve hazırlık burada işine yarar.
• Sahne: Ses, beden dili ve göz teması mesajını güçlendirir.
• Zor anlar: Soru, unutma ve arıza için önceden küçük planların olsun.
• Gelişim: Her sunumdan sonra üç satır not al, tek hedef seç, tekrar dene.

Bundan sonrası pratik işi. Küçük bir konuşma fırsatı bul ve bu hafta başla. Her konuşma, bir sonrakini kolaylaştırır. Bu yolda sana başarılar dilerim.