Slayt Hazırlama: Az Yazı, Net Mesaj

Tahmini süre: 12 dk

Önceki derslerde konuşmanın hazırlığını ve akışını çalıştın. Şimdi o konuşmanın yanına koyacağın araca, yani slayta geçiyoruz. Sonraki derste bu slaytlarla sahnede nasıl duracağını ve konuşmayı nasıl sunacağını çalışacağız. Bu ders ikisinin arasındaki köprü: slaytlar hazır olursa sahnede rahat edersin.

Neden önemli?

Bir toplantıya girdiğini düşün. Perdeye bir slayt yansıyor. Üstünde küçük harflerle dolu, uzun cümleler var. Konuşmacı dönüp slayttan okumaya başlıyor. Sen de aynı anda hem okumaya hem dinlemeye çalışıyorsun. Bir süre sonra ikisini de bırakıp telefonuna bakıyorsun.

Bu durum çok tanıdıktır. Sebebi basit: insan beyni aynı anda hem yazıyı okuyup hem konuşmacıyı anlamakta zorlanır. Slayt dolu olursa dinleyici ya seni dinler ya da slaytı okur. Ama ikisini birden iyi yapamaz. Slaytı doğru hazırlarsan dinleyici seni izler, slayt da söylediğini güçlendirir.

Bu ders sana slaytı nasıl sade tutacağını gösterecek. Tasarımcı olmana gerek yok. Birkaç basit kural yeterli.

Temel bilgi

Önce en önemli fikri netleştirelim: slayt konuşmayı destekler, konuşmanın yerine geçmez. Asıl sunum sensin. Slayt yalnızca yardımcıdır. Şöyle düşünebilirsin: slayt yol tabelası, konuşma yolculuğun kendisidir. Tabela yolu göstermek için vardır. Bütün yol tarifini tabelaya yazmazsın.

Bir slayt için üç soruyu kendine sor:

• Bu slaytın tek bir mesajı var mı?
• Dinleyici bu mesajı birkaç saniyede anlar mı?
• Bu slayt olmasa konuşmam eksik kalır mı?

Üçüncü sorunun cevabı hayırsa, o slayt belki gereksizdir.

Temel kurallar

Yazı boyutu için sabit bir sayıya takılma. Salonun büyüklüğü ve perdenin boyutu değişir. Pratik bir yöntem var: slaytı bilgisayarda açıp birkaç adım geri çekil. Yazıyı rahat okuyamıyorsan, büyüt ya da yazıyı azalt.

Renkte de aynı mantık geçerli. Sarı yazıyı beyaz zemine koyarsan uzaktan okunmaz. Kırmızı yazıyı yeşil zemine koyarsan renk körlüğü olan kişiler zorlanabilir. Kural basit: zemin ile yazı arasında güçlü bir fark olsun.

Adım adım nasıl yapılır?

• Adım 1 – Slayta oturmadan önce konuşmayı yaz. Önce ne anlatacağını belirle. Slaytı ondan sonra hazırla. Slaytla başlarsan konuşmanı slayta uydurursun, oysa olması gereken tam tersidir.
• Adım 2 – Konuşmanı ana fikirlere böl. Her ana fikir bir slayt olsun. Bir fikri anlatmak için iki slayt gerekiyorsa sorun değil. Ama bir slaytta iki fikir olmasın.
• Adım 3 – Her slayta kısa bir başlık yaz. Başlık mesajı söylesin. Örneğin Giriş yerine Toplantılar neden uzuyor? gibi bir başlık, ne anlatacağını gösterir.
• Adım 4 – Yazıyı kısalt. Cümleyi yaz, sonra gereksiz kelimeleri sil. Elinde birkaç anahtar kelime kalsın. Ayrıntıyı slayta yazma, ağzından söyle.
• Adım 5 – Yazıyı büyüt, rengi sadeleştir. Tek bir yazı tipi seç. İki ya da üç renkte kal. Zemin ile yazı arasındaki farkı kontrol et.
• Adım 6 – Görsel yerine geçecekse tek görsel kullan. Bir fotoğraf, bir çizim ya da basit bir grafik olabilir. Görsel konuyla ilgili olsun, süs olsun diye konmasın.
• Adım 7 – Geriye çekilip kontrol et. Slaytı uzaktan bak. Beş saniyede mesajı anlayabiliyor musun? Anlamıyorsan yeniden sadeleştir.
• Adım 8 – Bir başkasına göster. Bir arkadaşına ya da aile üyene slaytı birkaç saniye göster, sonra ne anladığını sor. Senin anlatmak istediğinle uyuşuyorsa slayt iş görüyor demektir.
• Adım 9 – Notlarını slayta değil kâğıda ya da not alanına yaz. Unutmaktan korkuyorsan ayrıntıları kendi notlarına koy. Dinleyici görmesin.

Örnek

Bu örnek kurgusaldır.

Bir çalışan, ekibine yeni bir randevu sistemini anlatacak. İlk hazırladığı slayt şöyle: başlık Yeni Sistem Hakkında Bilgilendirme. Altında sekiz uzun madde var. Her maddede iki üç cümle yazıyor. Yazı küçük, zemin koyu mavi, yazı ise gri.

Sunumdan önce dener ve fark eder: kendisi bile slaytı okurken zorlanıyor. Slaytı yeniden hazırlar:

• Başlık: Randevular artık tek yerden yönetilecek
• Üç kısa madde: Tek ekran, Otomatik hatırlatma, Kolay iptal
• Beyaz zemin, koyu yazı, büyük harfler

Ayrıntıları, örneğin hatırlatmanın kaç saat önce gideceğini slayta yazmaz. Bunu sözle anlatır. Kendi kâğıdına da notlar alır. Sunumda ekip slayta kısaca bakıp konuşmacıyı dinler. Sorular da artık okunanla değil, anlatılan konuyla ilgili gelir.

Burada önemli olan, çalışanın slaytı azaltırken bilgiyi atmamış olmasıdır. Bilgiyi slayttan çıkarıp konuşmaya taşımıştır.

Sık yapılan hatalar

• Slayttan okumak. Slayta dönüp yazıyı okursan dinleyiciye sırtını dönmüş olursun. Slayt zaten görünüyor, aynısını tekrarlamak vakit kaybıdır.
• Slaytı doldurmak. Boşluk kötü değildir. Boş alan, mesajın nefes almasını sağlar.
• Çok renk ve çok süs kullanmak. Parlak renkler, gölgeler ve gereksiz şekiller dikkati mesajdan uzaklaştırır.
• Küçük yazı kullanmak. Kendi ekranında okunan yazı, salonun arkasından okunmayabilir. Mutlaka uzaktan kontrol et.
• Slayt sayısını konuşma süresine göre ayarlamamak. Kısa sürede çok slayt göstermeye çalışırsan acele edersin. Kesin bir sayı yok, ama her slayta konuşacak kadar vakit kalmalı. Provada süreyi ölçüp buna göre ayarla.

Bu hafta yapabileceğin 3 şey

• 1. Eski bir slaytı sadeleştir. Daha önce hazırladığın ya da gördüğün dolu bir slaytı seç. Yazıyı en fazla beş kısa maddeye indir. Sonucu önceki haliyle karşılaştır.
• 2. Beş saniye testi yap. Hazırladığın bir slaytı birine beş saniye göster. Sonra ana mesajı sor. Doğru söylerse slayt işini yapıyor demektir. Söyleyemezse yeniden sadeleştir. Bunu en az iki slaytla dene.
• 3. Uzaktan okuma kontrolü yap. Bir slaytı ekranda aç, üç dört adım geri çekil. Okuyamadığın her yazıyı büyüt ya da sil. Kaç yazıyı değiştirdiğini not al.

Kendini sına

• Soru 1: Slayt ile konuşma arasındaki ilişki nasıl olmalı?
• Soru 2: Bir slaytta kaç ana fikir bulunmalı?
• Soru 3: Yazının uzaktan okunup okunmadığını nasıl kontrol edersin?
• Soru 4: Renk seçerken en önemli kural nedir?
• Soru 5: Ayrıntıları unutmaktan korkuyorsan bunları nereye yazmalısın?

Cevaplar

• Cevap 1: Slayt konuşmayı destekler, yerine geçmez. Asıl sunum sensin.
• Cevap 2: Bir ana fikir.
• Cevap 3: Slaytı ekranda açıp geri çekilerek ya da salonun arkasından bakarak. Rahat okuyamıyorsan yazıyı büyüt ya da azalt.
• Cevap 4: Zemin ile yazı arasında güçlü bir fark olmalı. Ayrıca renk sayısını iki üçle sınırlamak iyi olur.
• Cevap 5: Slayta değil, kendi notlarına ya da kâğıda. Dinleyici görmesin, sen bakabil.

Bu derste slaytı sade tutmayı öğrendin. Bir sonraki derste bu slaytları kullanarak sahnede nasıl duracağını ve konuşmayı nasıl sunacağını çalışacağız.