Dinleyiciyi ve Amacı Tanımak

Süre: 12 dk

Birinci derste sunumun neden öğrenilebilir bir beceri olduğunu ve heyecanın normal olduğunu gördük. Bu derste sunum hazırlığının ilk ve en önemli işini yapacağız: kime, ne için ve neden konuşacağını netleştireceksin. Bir sonraki derste, burada bulduğun cevaplarla sunumun iskeletini kuracağız. Yani bu ders, üçüncü dersin temelidir.

Neden önemli?

Düşün: Bir apartman toplantısında yönetici, on beş dakika boyunca binanın tarihçesini anlatıyor. Oysa herkes tek bir şeyi merak ediyor: Asansör ne zaman tamir edilecek? İnsanlar telefonlarına bakmaya başlıyor. Yönetici kötü konuşmadı. Yanlış kişilere, yanlış şeyi anlattı.

Aynısı okulda, işte, düğünde ya da dernek toplantısında olur. Sunumların çoğu, konuşmacı yeterince çalışmadığı için değil, dinleyicinin ihtiyacı ile konuşmanın içeriği uyuşmadığı için başarısız olur. İyi haber şu: Bunu düzeltmek için güzel ses ya da cesaret gerekmez. Sadece birkaç soruya cevap vermek gerekir. Ayrıca net bir amacın olduğunda ne söyleyeceğini bildiğin için heyecanın da azalır.

Temel bilgi

Sunuma başlamadan önce üç şeyi bilmelisin: dinleyici kim, amaç ne ve ortam nasıl.

1. Dinleyici kim?

Dinleyiciye şu soruları sor:

• Kaç kişi olacaklar?
• Konu hakkında ne kadar biliyorlar? (Hiç bilmiyor, biraz biliyor, uzman)
• Neden orada bulunuyorlar? İsteyerek mi geldiler, mecbur oldukları için mi?
• Onlar için en büyük soru ne? Yani konuşmanın sonunda kendilerine ne kalsın istiyorlar?

2. Amaç ne?

Her sunumun temel olarak üç amaçtan biri vardır. Çoğu zaman biri öne çıkar:

Bir de dördüncü tür vardır: eğlendirmek veya anmak (doğum günü, veda, tören konuşmaları gibi). Bu durumda amaç, ortak bir duyguyu paylaşmaktır.

3. Ortam nasıl?

Süre, oda, araç gereç ve saat de içeriği etkiler. Öğle yemeğinden hemen sonraki yirmi dakikalık bir sunum ile sabah ilk saatteki bir sunum aynı şekilde yapılmaz. Mikrofon var mı, projeksiyon çalışıyor mu, insanlar ayakta mı oturuyor mu? Bunları önceden öğrenmek sürprizleri azaltır.

Tek cümlelik amaç

Bütün bu bilgileri tek bir cümlede topla:

Konuşmamın sonunda [dinleyici], [şunu bilecek / şuna karar verecek / şunu yapacak].

Bu cümleyi yazamıyorsan henüz hazır değilsin. Yazabiliyorsan, içerikte neyin kalacağına ve neyin çıkacağına bu cümle karar verir.

Adım adım nasıl yapılır?

• Adım 1 – Konuşacağın yeri ve kişileri öğren. Düzenleyene sor veya kendin gözlemle: Kaç kişi gelecek? Kimler? Süre kaç dakika? Öğrenemediğin şeyler için makul bir tahmin yap ve not al.
• Adım 2 – Dinleyiciyi tek cümleyle tarif et. Örneğin: Yirmi kişilik, konuyu ilk kez duyan, akşam yorgun gelmiş bir grup. Bu cümle, sana kime konuştuğunu hatırlatır.
• Adım 3 – Dinleyicinin üç sorusunu yaz. Kendini onların yerine koy. Merak edecekleri en önemli üç soruyu kâğıda yaz. Sunumun bu soruların cevabını vermelidir.
• Adım 4 – Amacını seç. Bilgilendirmek, ikna etmek veya harekete geçirmek. Birini ana amaç yap. Hepsini aynı anda yapmaya çalışırsan hiçbirini yapamazsın.
• Adım 5 – Tek cümlelik amacı yaz. Yukarıdaki kalıbı kullan. Yüksek sesle oku. Sade ve anlaşılır mı? Değilse kısalt.
• Adım 6 – Elindeki bilgiyi ayıkla. Konuyla ilgili aklına gelen her şeyi listele. Sonra her madde için sor: Bu, dinleyicinin üç sorusundan birine cevap veriyor mu? Vermiyorsa çıkar veya en sona, yedek bölüme at.
• Adım 7 – Dili dinleyiciye göre ayarla. Konuyu bilmeyen birine teknik kelime kullanma. Kullanman gerekiyorsa bir kere, örnekle açıkla.

Örnek

Bu örnek kurgusaldır.

Bir çalışan, şirketteki yeni kâğıt tasarruf uygulamasını iş arkadaşlarına on dakikada anlatacak. İlk planında uygulamanın nasıl geliştirildiğini, hangi toplantılarda konuşulduğunu ve genel ilkelerini anlatmayı düşünüyor. Sonra hazırlık sorularını cevaplıyor:

• Dinleyici: Kırk kişilik, yoğun çalışan, uygulamayı ilk kez duyacak bir ekip.
• Onların soruları: Bu benim işimi nasıl etkiler? Ne yapmam gerekiyor? Yardım nereden alırım?
• Amaç: Harekete geçirmek.
• Tek cümle: Konuşmanın sonunda ekip, pazartesiden itibaren yazıcıda çift taraflı baskıyı seçmeyi bilecek.

Bu cümleden sonra çalışan, uygulamanın geliştirilme hikâyesini çıkarıyor. Yerine yazıcı ayarını gösteren kısa bir adım anlatımı, sık sorulan iki sorunun cevabını ve yardım için kimi arayacaklarını koyuyor. Sunum dört dakikaya inip daha net hâle geliyor; kalan süre soru cevaba kalıyor.

Sık yapılan hatalar

• Kendine göre hazırlanmak. Konuyu sen ilginç buluyorsun diye dinleyici de bulacak diye düşünmek. Önemli olan onların ihtiyacıdır.
• Her şeyi anlatmaya çalışmak. Bildiğin her şeyi söylemek, dinleyiciyi yorar ve asıl mesajı kaybettirir.
• Amacı belirsiz bırakmak. Ne yapmak istediğini bilmeden konuşursan dinleyici de ne yapacağını bilemez.
• Dinleyicinin bilgi düzeyini yanlış tahmin etmek. Ya fazla basit anlatıp sıkarsın ya da fazla teknik anlatıp kaybedersin. Emin değilsen düzenleyene sor ya da konuşmanın başında birkaç kişiye kısa bir soru sor.
• Ortamı görmemek. Salona sunumdan hemen önce girmek, teknik sorunlara karşı hazırlıksız yakalanmana neden olur. Mümkünse önceden bak.

Bu hafta yapabileceğin 3 şey

• 1. Yakında yapacağın veya yapabileceğin bir konuşma seç (iş toplantısı, ders sunumu, aile toplantısı). Dinleyiciyi tek cümleyle tarif et ve yaz.
• 2. Aynı konuşma için dinleyicinin üç sorusunu ve tek cümlelik amacını yaz. Toplam yirmi dakikadan fazla sürmemeli.
• 3. Bir başkasının yaptığı konuşmayı veya sunumu (toplantı, ders, haber, tören) izle. Konuşmacının amacını ve dinleyicisini tahmin et, bunu iki cümleyle not al. Sonra sence amaca ulaştı mı, yaz.

Kendini sına

• Soru 1: Sunuma hazırlanırken cevaplaman gereken üç ana konu nedir?
• Soru 2: Sunumun üç temel amacı nedir?
• Soru 3: Tek cümlelik amaç kalıbı nasıl kurulur?
• Soru 4: Elindeki bilgiyi ayıklarken bir bilginin sunumda kalıp kalmayacağına nasıl karar verirsin?
• Soru 5: Dinleyicinin konuyu bilmediğini fark edersen dilini nasıl ayarlarsın?

Cevaplar

• Cevap 1: Dinleyici kim, amaç ne ve ortam nasıl.
• Cevap 2: Bilgilendirmek, ikna etmek ve harekete geçirmek.
• Cevap 3: Konuşmamın sonunda [dinleyici], [şunu bilecek / şuna karar verecek / şunu yapacak].
• Cevap 4: Bilginin dinleyicinin sorularından birine cevap verip vermediğine bakarım. Vermiyorsa çıkarırım veya yedek bölüme alırım.
• Cevap 5: Teknik kelimelerden kaçınırım. Kullanmam gerekirse bir kez, örnekle açıklarım.

Bir sonraki derste, burada netleştirdiğin amaç ve dinleyici bilgisiyle sunumun akışını ve iskeletini kuracağız. Şimdi elindeki tek cümlelik amacı sakla; üçüncü derste ilk işimiz onu kullanmak olacak.