Sözleşme, Ödeme ve İş Takibi

Tahmini süre: 14 dk

Neden önemli?

Bir kişi küçük bir işletmenin broşürünü hazırlamayı kabul ediyor. Anlaşma telefonda ve mesajla yapılıyor: Fiyatı sonra konuşuruz, sen başla. İş ilerledikçe müşteri her gün yeni bir istek getiriyor. Bir gün renkler değişsin diyor, ertesi gün baştan yazılsın diyor. İş bitince ödeme için haftaya diyor, sonra yine haftaya diyor. Çalışan kişi ne kadar iş yapacağını, kaç değişiklik hakkı olduğunu ve paranın ne zaman geleceğini hiç yazıya dökmediği için elinde gösterebileceği bir şey yok.

Bu durum kötü niyetten çok, belirsizlikten çıkar. Taraflar işin sınırını aynı şekilde anlamaz. Yazılı bir sözleşme iki tarafı da korur. Sana ne yapacağını, müşteriye ne alacağını net olarak söyler. Bu derste sözleşmenin ana maddelerini, avans ve ödeme planını ve işlerini düzenli takip etmenin yolunu öğreneceksin.

Temel bilgi

Sözleşme, iki tarafın neyi, ne zaman, ne karşılığında yapacağını yazıya döktüğü belgedir. Uzun ve karmaşık olması şart değildir. Küçük işlerde bir sayfalık, sade bir metin de işini görür. Önemli olan, tartışmaya açık yerlerin önceden yazılmış olmasıdır.

Bir iş sözleşmesinde bulunması gereken temel maddeler şunlardır:

Avans, işe başlamadan önce alınan ön ödemedir. Hem emeğinin karşılığını güvenceye alır hem de müşterinin işi ciddiye aldığını gösterir. Ödeme planı ise toplam ücretin hangi aşamalarda alınacağıdır. Örneğin yüzde otuz başlangıçta, yüzde kırk ara teslimde, yüzde otuz son teslimde. Bu oranlar yalnızca bir örnektir. İşin türüne ve müşteriyle anlaşmanıza göre değişir.

İş takibi ise elindeki işlerin durumunu bir yerde toplamaktır. Defter, tablo ya da basit bir not uygulaması yeterlidir. Önemli olan, hangi işin hangi aşamada olduğunu ve hangi paranın gelip gelmediğini bir bakışta görebilmektir.

Önemli not: Bu ders genel bilgi verir. Sözleşmenin hukuki geçerliliği, vergi ve fatura yükümlülüklerin gibi konular kişiden kişiye ve işten işe değişir. Bunlar için mutlaka bir avukata ve mali müşavire danışmalısın.

Adım adım nasıl yapılır?

1. Önce işi netleştir. Müşteriyle konuşup işin ne olduğunu, ne olmadığını kendi cümlelerinle bir kâğıda yaz. Teslim edilecek şeyleri tek tek say.
2. Sözleşme taslağını hazırla. Yukarıdaki tablodaki maddeleri başlık yap, altlarını doldur. Hazır bir örnek bulursan bunu yalnızca başlangıç olarak kullan. Kendi işine uymayan yerleri çıkar, eksikleri ekle.
3. Taslağı sade bir dille yaz. Anlamadığın hiçbir cümle sözleşmede kalmasın. İki taraf da aynı cümleyi aynı şekilde anlamalı.
4. Ödeme planını belirle. Toplam tutarı parçalara böl. Her parçanın hangi tarihte ya da hangi teslim aşamasında ödeneceğini yaz. Mümkünse işe başlamadan önce bir avans iste.
5. Revizyon sınırını yaz. Örneğin iki düzeltme hakkı ve sonrası için ek ücret gibi. Rakamı sen belirlersin ama mutlaka yazılı olsun.
6. Bir uzmana göster. Özellikle büyük bir işse, sözleşmeyi imzalamadan önce bir avukata okut. Vergi ve fatura konusunda da mali müşavire sor.
7. İmzalat ve kopyasını sakla. İki tarafın da bir nüshası olsun. Dijital imza ya da yazılı onay kullanılıyorsa bunun geçerli olup olmadığını uzmana sor.
8. İşi takip tablosuna ekle. İş adı, müşteri, başlangıç, teslim tarihi, tutar, alınan ödeme ve kalan ödeme sütunlarını koy.
9. Teslimi yazılı kayda bağla. İşi teslim ettiğinde teslim ettiğin şeyleri ve tarihi mesajla ya da e-postayla bildir. Müşterinin onayını yazılı iste.
10. Kalan ödemeyi hatırlat. Vade günü geldiğinde nazik ama net bir mesaj gönder. Sözleşmede yazılı olduğu için bunu rahatça yapabilirsin.

Örnek

Bu örnek kurgusaldır. Bir serbest çalışan, küçük bir kafe için menü tasarlamayı kabul ediyor. Önce bir sayfalık sözleşme hazırlıyor. Kapsamda iki sayfalık menü, bir kapak ve baskıya hazır dosya var. Baskı işi kapsam dışı. Süre on iki gün. Toplam ücretin üçte biri işe başlamadan, kalanı ara teslim ve son teslimde alınacak. İki revizyon hakkı yazılı, fazlası saatlik ücretli.

İşin ortasında kafe sahibi iki yeni sayfa daha istiyor. Çalışan sözleşmeyi gösteriyor ve nazikçe şunu söylüyor: Bu ek iş kapsamda yok, ama istersen ayrı bir teklif hazırlayabilirim. Tartışma çıkmıyor, çünkü sınır baştan çizilmişti. Son teslimde dosyaları gönderiyor, teslim mesajını saklıyor ve kalan ödeme için vade gününü tabloda işaretliyor.

Sık yapılan hatalar

• Sözlü anlaşmayla başlamak. Mesajla konuşulanlar bile yazılı sayılabilir ama dağınıktır. Tek bir belgede toplamak çok daha güvenlidir.
• Kapsamı belirsiz bırakmak. Biraz tasarım, biraz yardım gibi ifadeler sonradan tartışma çıkarır. Yapılacak ve yapılmayacak işleri açıkça say.
• Avans istemekten çekinmek. Başlangıçta ödeme istemek ayıp değildir, işin olağan bir parçasıdır. Yine de oranı kendi durumuna göre belirle.
• Revizyon sınırı koymamak. Sınırsız düzeltme hakkı, işin hiç bitmemesine yol açabilir.
• Hazır sözleşmeyi okumadan kopyalamak. İnternetten bulduğun metin senin işine uymayabilir. Okumadığın bir belgeyi imzalama.
• Kayıt tutmamak. Hangi işin parası geldi, hangisi bekliyor, bilmiyorsan alacaklarını da takip edemezsin.

Bu hafta yapabileceğin 3 şey

• Tek sayfalık bir sözleşme taslağı yaz. Taraflar, kapsam, süre, ücret, ödeme planı, revizyon ve gizlilik başlıklarının hepsi altı dolu olsun.
• Bir iş takip tablosu aç. En az altı sütun koy ve elindeki ya da hayalindeki bir işi içine yaz.
• Taslağı bir avukata ya da bu konuyu bilen güvendiğin birine göster. Soracağın üç soruyu önceden not et.

Kendini sına

1. Bir iş sözleşmesinde bulunması gereken beş temel maddeyi say.
2. Avans nedir ve neden istenir?
3. Revizyon sınırı koymazsan ne olabilir?
4. Teslimden sonra neden yazılı bir mesaj göndermelisin?
5. Sözleşmenin hukuki geçerliliği için kime danışmalısın?

Cevaplar

1. Örnek olarak kapsam, süre, ücret ve ödeme planı, revizyon ve gizlilik. Fesih ve taraf bilgileri de önemlidir.
2. Avans, işe başlamadan önce alınan ön ödemedir. Emeğini güvenceye alır ve müşterinin işi ciddiye aldığını gösterir.
3. Müşteri sınırsız değişiklik isteyebilir ve iş uzar. Emeğin karşılığı azalır.
4. Teslimin yapıldığını, ne zaman ve neyin teslim edildiğini kayıt altına almak için. Böylece sonradan tartışma çıkarsa elinde belge olur.
5. Bir avukata. Vergi ve fatura konusunda da bir mali müşavire danışmalısın.

Kapanış

Bu, kursun son dersiydi. Kurs boyunca serbest çalışmanın temel taşlarını gördün: kendini tanıtan bir profil, net bir teklif, düşünülmüş bir fiyat ve işi güvenceye alan bir sözleşme. Bugün de sözleşmenin ana maddelerini, avans ve ödeme planını ve iş takibini öğrendin.

Hatırlaman gereken üç şey var. Birincisi, anlaşmayı yazıya dök. İkincisi, işin sınırını ve ödeme zamanını baştan belirle. Üçüncüsü, hukuk, vergi ve para konularında emin olmadığın yerde uzmana danış. Bu bilgiler sana yol gösterir ama kesin hüküm vermez. Şimdi sıra uygulamada: bu hafta yapacağın üç küçük görevle başla.