İyi Bir Teklif Yazma

Ders 6/8 · Tahmini süre: 13 dk

Önceki derslerde serbest çalışmaya nasıl başlayacağını, profilini nasıl hazırlayacağını ve fiyat konusunda nasıl düşüneceğini gördün. Bu derste bir müşteriyle konuşmanın en kritik anına geliyoruz: teklif yazmak. Sonraki derste de anlaştığınız şeyi sözleşmeyle yazıya dökmeyi göreceksin. Teklif, o sözleşmenin ilk taslağı gibidir. Bu yüzden burada yapacağın işi iyi yaparsan sonraki adım çok kolaylaşır.

Neden önemli?

Bir müşteri sana yazıyor: "Küçük bir pastanem var, Instagram sayfamı düzenler misin?" Sen de heyecanla "Tabii, yaparım, uygun bir fiyata anlaşırız" diye cevap veriyorsun. İki hafta sonra müşteri her gün yeni bir istek getiriyor. Önce sadece paylaşım tasarımı sanıyordun, şimdi metin yazmasını, fotoğraf çekmesini, reklam yönetmesini de bekliyor. Sen ücretsiz fazla çalışıyorsun, müşteri de "Ben bunu baştan söylemiştim" diyor. İkiniz de haklı olduğunuzu düşünüyorsunuz ve ikiniz de yoruluyorsunuz.

Bu durumun ana sebebi, baştan net bir şey yazılmamış olmasıdır. İyi bir teklif bu karışıklığı önler. Teklif sadece "fiyat veriyorum" demek değildir. Teklif, "Seni dinledim, derdini anladım, şu işi şu sürede şu sonuçla teslim edeceğim" demektir. Müşteri açısından güven verir. Senin açından ise sınır çizer.

Temel bilgi

İyi bir teklifin dört ana parçası vardır. Hepsi kısa olabilir, ama hiçbiri eksik olmamalıdır.

Burada iki kavramı iyi bilmen lazım:

• Kapsam: İşin sınırıdır. "Dahil olanlar" ile "dahil olmayanlar" listesidir. Dahil olmayanları yazmak, dahil olanları yazmak kadar önemlidir.
• Revizyon: Teslimden sonra istenen düzeltmedir. Sayısı belli değilse müşteri sonsuz düzeltme isteyebilir. Bu yüzden teklifte sayısını yaz.

Bir de şunu unutma: Teklif uzun olmak zorunda değildir. Müşteri çoğu zaman teklifi telefondan, işin arasında okur. Bir sayfa yeterlidir. Uzun ve süslü bir metin, müşteriyi yorar ve asıl bilgiyi gizler. Hedefin etkilemek değil, anlaşılmaktır.

Adım adım nasıl yapılır?

1. Önce dinle, sonra yaz. Müşteriyle konuşurken şu soruları sor: "Bu işten ne bekliyorsunuz? Bitince neyin değişmesini istiyorsunuz? Ne zamana kadar lazım? Aklınızda bir bütçe var mı?" Cevapları not al.
2. Anladığını geri söyle. Teklifin başına bir iki cümleyle "Şunu istediğinizi anladım" diye yaz. Yanlış anlamışsan müşteri bu aşamada düzeltir. Bu, ileride çıkacak büyük bir sorunu baştan çözer.
3. İşi parçalara böl. "Sayfa düzenleme" gibi geniş bir ifade yerine "8 paylaşım tasarımı, 1 profil görseli, 4 hikâye şablonu" gibi sayılabilir parçalar yaz.
4. Dahil olmayanları yaz. "Fotoğraf çekimi, reklam yönetimi ve metin yazımı bu teklifin dışındadır. İsterseniz ayrı teklif hazırlarım." gibi bir cümle yeterlidir.
5. Teslim sürelerini ver. Her parça için gün yaz. Müşteriden bir şey bekliyorsan, örneğin fotoğraf veya yazı, onu da belirt: "Malzemeler bana ulaştıktan sonra 5 iş günü."
6. Fiyatı ve ödeme şeklini yaz. Rakamı açık yaz. Ödemenin ne zaman yapılacağını da belirt. Fiyatı nasıl belirleyeceğini önceki derste düşündüğün gibi hesapla. Ücret konusunda emin değilsen bu işi yapan birine veya meslek odasına danışabilirsin.
7. Revizyon ve geçerlilik süresini ekle. "2 düzeltme hakkı vardır. Bu teklif 7 gün geçerlidir." Geçerlilik süresi, müşterinin karar vermesini kolaylaştırır.
8. Sonraki adımı söyle. Teklifin sonuna "Uygunsa bu mesaja 'Onaylıyorum' yazmanız yeterli, sözleşmeyi hazırlayacağım" gibi bir cümle koy. Müşteri ne yapacağını bilsin.
9. Gönderme öncesi oku. Teklifi sanki müşterisin gibi oku. Anlamadığın veya gereksiz uzun gelen yer varsa kısalt. Yazım hatası da kontrol et. Özensiz bir teklif, özensiz bir iş izlenimi verir.

Örnek

Aşağıdaki örnek kurgusaldır, gerçek bir kişiyi veya işletmeyi anlatmaz.

Bir serbest grafik tasarımcı, küçük bir kafenin sahibiyle görüşüyor. Kafe sahibi "Menümüz çok karışık, yenilemek istiyoruz" diyor. Tasarımcı hemen fiyat vermiyor. Önce sorular soruyor: Menü kaç sayfa olacak? Basılı mı, ekranda mı kullanılacak? Fotoğraflar hazır mı? Ne zamana kadar lazım?

Cevaplardan sonra tasarımcı şöyle bir teklif yazıyor:

Merhaba,
Konuştuklarımızdan şunu anladım: Kafenizin menüsü sade ve okunur olsun, müşteriler aradığını çabuk bulsun.

Yapacaklarım:
- 2 sayfalık menü tasarımı (basılı kullanıma uygun)
- Aynı menünün telefon ekranı için kısa sürümü

Dahil olmayanlar:
- Yemek fotoğrafı çekimi
- Menü metinlerinin yazımı (metinleri sizin vermeniz gerekir)

Süre: Metinler ve fotoğraflar bana ulaştıktan sonra 6 iş günü.
Revizyon: 2 düzeltme hakkı.
Ücret: [rakam]. Yarısı başlarken, yarısı teslimde.
Geçerlilik: 7 gün.

Uygunsa 'Onaylıyorum' yazmanız yeterli. Sözleşmeyi hazırlayıp göndereceğim.

Bu teklif kısa, ama müşterinin sorabileceği her şeyi cevaplıyor. Kafe sahibi ne alacağını, ne zaman alacağını ve ne kadar ödeyeceğini biliyor. Tasarımcı da "fotoğraf da çek" gibi sonradan gelebilecek bir isteğe karşı baştan korunmuş durumda.

Sık yapılan hatalar

• Müşteriyi dinlemeden teklif yazmak. Hazır bir şablonu olduğu gibi göndermek, müşterinin gerçek derdini kaçırmana yol açar.
• Kapsamı belirsiz bırakmak. "Sosyal medya yönetimi" gibi geniş ifadeler, sınırsız iş anlamına gelebilir. Sayı ve süre yaz.
• Dahil olmayanları yazmamak. Yazmadığın şeyi müşteri dahil sanabilir. Sonra tartışma çıkar.
• Teklifi gereksiz uzatmak. Üç sayfalık, teknik kelimelerle dolu bir teklif okunmaz. Bir sayfa ve sade dil en iyisidir.
• Teslim süresini iyimser vermek. Yetişemeyeceğin bir tarih yazmak güveni zedeler. Biraz pay bırakarak yaz.

Bu hafta yapabileceğin 3 şey

• Kendi işin için bir teklif şablonu hazırla. Şablonda dört başlık olsun: ihtiyaç, kapsam, süre, fiyat ve şartlar. Bir sayfayı geçmesin.
• Yapabileceğin bir işi seç ve o iş için "dahil olanlar" ile "dahil olmayanlar" listesini en az üçer madde olarak yaz.
• Tanıdığın birinden, mesela bir arkadaştan veya komşudan, şablonunu okumasını iste. "Neresini anlamadın?" diye sor ve en az bir yeri düzelt.

Kendini sına

1. İyi bir teklifin dört ana parçası nedir?
2. Teklifin başında müşterinin ihtiyacını kendi cümlelerinle yazmanın faydası nedir?
3. "Dahil olmayanlar" listesi neden gereklidir?
4. Revizyon sayısını teklifte yazmazsan ne olabilir?
5. Teklifin sonuna "sonraki adım" cümlesi koymak neden işe yarar?

Cevaplar

1. İhtiyaç, kapsam, süre, fiyat ve şartlar.
2. Yanlış anlaşılma varsa müşteri baştan düzeltir. Ayrıca müşteri dinlendiğini hisseder.
3. Müşteri yazılmayan bir şeyi dahil sanabilir. Liste, sonradan çıkacak tartışmayı ve karşılıksız işi önler.
4. Müşteri sınırsız düzeltme isteyebilir. Sen de aynı işe sürekli zaman harcarsın.
5. Müşteri ne yapacağını bilir, karar vermesi kolaylaşır. Sen de süreci hızlıca sözleşmeye taşırsın.

Bir sonraki derste, bu teklifin onaylanmasından sonra işi güvenceye alan sözleşmeyi ele alacağız. Sözleşme gibi hukuki konularda kesin kararı bir uzmana danışarak vermen en doğrusu olur.