Muhasebeciyle Çalışmak ve Sık Yapılan Hatalardan Kaçınmak

Neden önemli?

Bir kafe işleten kişiyi düşün. Ay boyunca çalışmış, müşteri ağırlamış, mal almış. Ayın sonunda fişleri poşete doldurup muhasebeciye götürüyor. Muhasebeci poşetin içinden yarısı silinmiş fişler, adı yazmayan faturalar ve hangi ödemeye ait olduğu belli olmayan dekontlar çıkarıyor. Sonuç: geç kalan beyanlar, düzeltme yazışmaları ve belki de ödenen bir ceza.

Muhasebeci senin işini senin yerine yapan biri değil, senin verdiğin bilgiyle çalışan bir ortaktır. Ona ne kadar düzenli ve doğru bilgi verirsen, o kadar doğru sonuç alırsın. Bu ders, bu ortaklığı nasıl kuracağını ve küçük işletmelerde en sık görülen hatalardan nasıl kaçacağını anlatıyor. Bu, kursun son dersi. Sonda kısa bir toparlama da var.

Temel bilgi

Küçük işletmelerde muhasebe işini çoğunlukla bir mali müşavir (serbest muhasebeci) yürütür. Bu kişi; defter tutma, beyannamelerin hazırlanması ve vergi dairesiyle yazışmalar gibi işlerde sana yardım eder. Ama işletmenin sahibi sensin. Belgelerin doğru olmasından ve zamanında ulaşmasından da önce sen sorumlusun.

Kimin ne yaptığını netleştirmek için aşağıdaki tabloya bak. Ayrıntılar sözleşmene göre değişebilir. Bu yüzden anlaşmanı yazılı yapmanı ve muhasebecine sormanı öneririz.

Ne zaman haber vermelisin?

• Yeni bir işe başlarken (yeni ürün, yeni hizmet, ikinci bir şube).
• Çalışan alırken veya işten çıkarırken.
• Bir ortak alırken, ortaklıktan ayrılırken veya işyeri adresini değiştirirken.
• Büyük bir alım yaparken (araç, makine, kira sözleşmesi).
• Vergi dairesinden, bir kurumdan ya da bir bankadan resmî bir yazı geldiğinde.

Not: Bu ders genel bilgi verir. Vergi, hukuk ve para konularında kesin hüküm vermez. Kendi durumun için mutlaka mali müşavirine veya ilgili uzmana danış.

Adım adım nasıl yapılır?

1. Sözleşmeyi yazılı yap. Muhasebecinin hangi işleri yapacağını, ücretini ve ödeme zamanını yazıya dök. Böylece sonradan tartışma çıkmaz.
2. Bir takvim kur. Belgeleri hangi gün göndereceğini muhasebecinle birlikte belirle. Örneğin her ayın belirli bir gününe kadar. Tarihi telefonuna hatırlatıcı olarak ekle.
3. Belgeleri her hafta topla. Ay sonunu bekleme. Her hafta sonunda bir klasöre (kâğıt ya da dijital) o haftanın belgelerini koy.
4. Her belgeye kısa bir not ekle. Fişin arkasına ya da dosya adına neden alındığını yaz. Örneğin: müşteri yemeği, ofis kırtasiyesi.
5. Tek bir kanal seç. Belgeleri hep aynı yoldan gönder (örneğin muhasebecinin önerdiği program ya da e-posta). Dağınık mesajlar kayıp belge demektir.
6. Soruları yazılı sor. Konuyu kısa ve net anlat, tarih ve tutarları ekle. Telefonda konuştuysan, konuşulanları bir mesajla özetle. Böylece ikiniz de aynı şeyi anlamış olursun.
7. Her ay bir kontrol yap. Muhasebeciden aylık özetini iste. Gelir, gider ve ödenecek tutarlara bak. Anlamadığın yeri sor. Sormak ayıp değildir.
8. Resmî yazıyı bekletme. Vergi dairesinden ya da başka bir kurumdan gelen yazıyı aynı gün fotoğrafla ve muhasebecine ilet. Yazıdaki süreler işleyebilir.

Örnek

Bu örnek kurgusaldır.

Bir çalışan, küçük bir online ürün satışı işi kuruyor. İlk aylarda faturaları telefonunda, fişleri çantasında, dekontları e-postasında biriktiriyor. Muhasebeciye ay sonunda hepsini bir anda yolluyor. Muhasebeci birçok belgede tarih ve açıklama eksikliği görüyor, bazı satışlar için fatura kesilmediğini fark ediyor. Düzeltmeler için haftalarca yazışılıyor.

Sonra bu kişi düzen değiştiriyor. Muhasebecisiyle konuşup ayın belirli bir günü belge gönderme tarihi olarak belirliyor. Her hafta sonu on dakika ayırıp belgeleri tek klasöre koyuyor, her birine kısa not yazıyor. Satış yapar yapmaz faturayı kesiyor. Yeni bir eleman almadan önce de muhasebeciye önceden soruyor: hangi kayıtlar gerekiyor, hangi bildirimler yapılmalı. Sonraki aylarda yazışma azalıyor, ay sonu stresi düşüyor. Bu düzen sihirli bir çözüm değil, sadece küçük ve düzenli alışkanlıklardan oluşuyor.

Sık yapılan hatalar

• Belgeleri son güne bırakmak. Acele edince eksik ve hatalı belge çıkar. Beyanname süreleri de kaçabilir.
• Fatura kesmemek ya da yanlış kesmek. Ad, vergi numarası, tutar ve tarih bilgilerinin doğru olduğundan emin ol. Şüphen varsa kesmeden önce sor.
• Kişisel ve işletme harcamalarını karıştırmak. Market alışverişi ile işletme alımı aynı hesaba girerse kayıtlar karışır. Mümkünse işletme için ayrı bir hesap kullan. Hangi harcamanın gider sayılacağını muhasebecine danış.
• Bir şey değiştiğinde haber vermemek. Adres, ortaklık, çalışan ve faaliyet değişikliklerinin bildirimi için süreler olabilir. Geç haber vermek ceza riskini artırabilir. Süreleri muhasebecinden öğren.
• Resmî yazıları görmezden gelmek. Kapıya ya da e-postaya gelen yazıyı açmamak sorunu ortadan kaldırmaz. Yazıdaki süre işlemeye devam eder.
• Her şeyi muhasebeciye bırakıp hiç bakmamak. Sorumluluk sende. Aylık özeti okumak ve soru sormak seni korur.

Bu hafta yapabileceğin 3 şey

• Muhasebecinle konuş ve aylık belge gönderme gününü birlikte belirle. Tarihi telefonuna hatırlatıcı olarak ekle.
• Bu hafta içindeki tüm fatura, fiş ve dekontları tek bir klasörde topla ve her birine bir satırlık not yaz. Hedef: en az on belge.
• Muhasebecine kısa bir liste gönder: yakın zamanda yapmayı düşündüğün değişiklikleri (çalışan, alım, adres vb.) yaz ve hangi bildirimlerin gerektiğini sor.

Kendini sına

1. Belge toplamak ve göndermek kimin sorumluluğundadır?
2. Belgeleri ay sonuna bırakmak yerine hangi alışkanlığı önermiştik?
3. Muhasebeciye haber vermen gereken iki durum söyle.
4. Neden telefonda konuşulanları yazılı olarak özetlemeliyiz?
5. Vergi dairesinden bir yazı geldiğinde ne yapmalısın?

Cevaplar

1. Belgeleri düzenli toplamak ve zamanında iletmek işletme sahibinin, yani senin sorumluluğundadır. Muhasebeci bu belgelerle çalışır.
2. Belgeleri her hafta bir klasörde toplamak ve kısa notla açıklamak.
3. Örneğin: çalışan alımı ya da çıkışı, adres değişikliği, ortaklık değişikliği, yeni bir işe başlamak, büyük bir alım.
4. İki tarafın da aynı şeyi anladığından emin olmak ve sonradan yaşanacak yanlış anlamaları önlemek için.
5. Yazıyı bekletmeden fotoğrafla ya da tarayıp aynı gün muhasebecine ilet. Yazıdaki süreler işleyebilir, bu yüzden geciktirme.

Kurs kapanışı: Öğrendiklerin

Bu kursta muhasebenin temel mantığını, gelir ve gider takibini, faturaların önemini ve e-fatura düzenini gördün. Son derste de bu işin insanla ilgili yüzünü öğrendin: doğru muhasebeci ilişkisi.

• Düzenli kayıt tutmak, cezadan korunmanın en sağlam yoludur.
• Belgeleri haftalık toplamak, ay sonu yükünü hafifletir.
• Değişiklikleri önceden haber vermek, sürprizleri azaltır.
• Soru sormak ve aylık özeti okumak, işletmenin kontrolünü sende tutar.
• Vergi, hukuk ve para konularında karar vermeden önce mutlaka uzmana danış.

Şimdi tek yapman gereken küçük bir adım atmak: bu hafta muhasebecinle bir takvim belirle. Düzen kurmak zaman alır, ama ilk adım genellikle en kolay olanıdır. Kursu bitirdiğin için tebrikler ve işinde kolaylıklar dileriz.