e-Fatura, e-Arşiv ve e-Defter: Hangisi Kimin İçin?

Neden önemli?

Bir bakkal, bir kuaför ya da internetten el yapımı sabun satan biri düşün. Müşteri gelir, fatura ister. Kâğıt fatura kesersin. Bir gün vergi dairesinden bir yazı gelir: 'Elektronik sisteme geçmeniz gerekiyor.' Ne olduğunu bilmiyorsan panik yaparsın. Ya da tersini yaparsın: gereksiz yere pahalı bir program alırsın.

Önceki derslerde muhasebenin temel kayıtlarını ve belgelerini gördün. Bu derste o belgelerin elektronik dünyadaki hâline bakıyoruz. Üç isim sürekli karışıyor: e-Fatura, e-Arşiv Fatura ve e-Defter. Bu dersin sonunda üçünün farkını bilecek ve kendi işletmenin hangisine girdiğini nasıl öğreneceğini görecek.

Temel bilgi

Önce üç kavramı tek cümleyle açalım:

• e-Fatura: Faturanın kâğıt yerine elektronik ortamda kesilmesi. Hem satan hem alan e-Fatura kullanıcısıdır. Fatura, Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) sistemi üzerinden karşı tarafa ulaşır.
• e-Arşiv Fatura: e-Fatura kullanıcısı olmayan kişilere kesilen elektronik fatura. Örneğin sıradan bir müşteriye ya da e-Fatura'ya geçmemiş bir işletmeye.
• e-Defter: Yevmiye defteri ve büyük defterin kâğıt yerine elektronik olarak tutulması. Bu bir fatura değil, kayıt defteridir.

Yani ilk ikisi belge ile, sonuncusu kayıt ile ilgilidir. Bu ayrım çok önemli.

Kimin bunlara geçmek zorunda olduğu işletmenin türüne, faaliyetine ve yıllık satış büyüklüğüne göre değişir. Sınırlar ve kurallar zaman zaman güncellenir. Bu yüzden ders içinde rakam vermiyoruz. Güncel şartı GİB'in resmî sayfalarından ya da mali müşavirinden öğrenmelisin.

Bir de şu var: Zorunlu olmasan da isteyerek geçebilirsin. Bu duruma genelde 'gönüllü geçiş' denir. Kimi işletme, zaman kazandığı için bunu tercih eder.

Adım adım nasıl yapılır?

• 1. Durumunu öğren. Mali müşavirine ya da vergi dairene sor: 'Benim işletmem e-Fatura, e-Arşiv veya e-Defter kapsamında mı?' Cevabı not al.
• 2. Zorunlu mu, isteğe bağlı mı, ayır. Zorunluysa GİB'in verdiği süre içinde geçmen gerekir. Süreyi ve tarihi yaz.
• 3. Yöntemini seç. Genelde üç yol vardır: GİB'in ücretsiz portalını kullanmak, özel entegratör denilen bir firmadan hizmet almak ya da kendi yazılımını GİB ile bağlamak. Küçük işletmeler çoğunlukla ilk iki yoldan birini seçer. Güncel şartları ve ücretleri karşılaştır.
• 4. Gerekli başvuruyu yap. Bu iş çoğunlukla dijital ortamda yapılır. Kimlik ve vergi bilgilerin, elektronik imza ya da benzeri bir doğrulama gerekebilir. Ayrıntıyı müşavirinle ya da GİB'in duyurusuyla kontrol et.
• 5. Deneme faturası kes. Sistemi ilk günden gerçek müşteride deneme. Önce kendi bilgilerinle, deneme ortamı varsa orada dene.
• 6. Müşteri ve tedarikçi listeni çıkar. Kime e-Fatura, kime e-Arşiv keseceğini sistem çoğu zaman kendisi belirler. Ama sen de kimlerin hangi gruba girdiğini bilmelisin.
• 7. Belgeleri saklama düzeni kur. Elektronik belgelerin de kanunda belirtilen süre boyunca saklanması gerekir. Sürenin kaç yıl olduğunu müşavirine sor. Yedeği hem bilgisayarda hem bulutta tut.
• 8. Aylık kontrol yap. Ay sonunda kestiğin ve aldığın faturaları muhasebe kaydınla karşılaştır. Eksik varsa hemen düzelt.

Örnek

Bu örnek kurgusaldır. Bir işletme sahibi, mahalledeki küçük bir kırtasiye dükkânı işletiyor. Müşterilerinin çoğu bireysel: öğrenciler ve veliler. Bir de iki okul ve bir küçük şirket var, onlara toplu satış yapıyor.

İşletme sahibi mali müşavirine soruyor. Müşavir işletmenin güncel durumunu kontrol ediyor ve bir şirketin e-Fatura kullanıcısı olduğunu görüyor. Şöyle bir tablo çıkıyor:

İşletme sahibi bir ay boyunca sistemi dener. İlk hafta hata yapar, yanlış vergi numarası girer. İkinci haftada faturayı düzeltmenin yolunu müşavirinden öğrenir. Ay sonunda bütün faturaları müşavirine iletir. Böylece hem kâğıt yığınından kurtulur hem de faturaları aramak kolaylaşır. Not: Her işletmenin durumu farklıdır. Buradaki dağılım sadece fikir vermek içindir.

Sık yapılan hatalar

• e-Fatura ile e-Defter'i aynı şey sanmak. Biri belge, diğeri kayıt defteridir. Birine geçmek diğerine geçtiğin anlamına gelmez.
• Güncel kuralı kontrol etmemek. Eski bir haber ya da arkadaşın söylediği şey yanlış olabilir. Şartlar değişir. Resmî kaynağa bak.
• Müşterinin durumunu bilmemek. Karşı tarafın e-Fatura kullanıcısı olup olmadığına bakmadan yanlış belge kesmek sorun çıkarır.
• Yedek almamak. Elektronik belge 'nasılsa sistemde duruyor' diye bırakılmaz. Sistem erişimi kaybedersen belgeye ulaşamayabilirsin.
• Son güne bırakmak. Başvuru ve deneme zaman alır. Süre dolmadan işe başla.

Bu hafta yapabileceğin 3 şey

• Mali müşavirine ya da vergi dairene şu soruyu sor ve cevabını yaz: 'İşletmem e-Fatura, e-Arşiv ve e-Defter için zorunlu mu?' (Hedef: 3 cevap, yazılı.)
• Son ayda kestiğin ya da aldığın faturaları say. Kaçı kâğıt, kaçı elektronik? Küçük bir liste yap.
• En sık çalıştığın 5 müşteri ve tedarikçini listele. Her birinin yanına 'e-Fatura mı, değil mi?' diye not al. Bilmediklerini müşavirine sor.

Kendini sına

• 1. e-Fatura ile e-Arşiv Fatura arasındaki temel fark nedir?
• 2. e-Defter bir fatura türü müdür?
• 3. Bir işletmenin bu uygulamalara geçip geçmeyeceğini hangi kaynaktan öğrenmelisin?
• 4. Elektronik belgeleri neden yedeklemelisin?
• 5. Geçiş için son güne kadar beklemek neden risklidir?

Cevaplar

• 1. e-Fatura, karşı tarafın da e-Fatura kullanıcısı olduğu durumda kesilir. e-Arşiv Fatura ise karşı taraf e-Fatura kullanıcısı değilse kesilir.
• 2. Hayır. e-Defter, yevmiye ve büyük defter gibi muhasebe kayıtlarının elektronik tutulmasıdır. Fatura değildir.
• 3. GİB'in resmî duyurularından, vergi dairesinden ya da mali müşavirinden. Kurallar değişebildiği için güncel kaynağa bakmak gerekir.
• 4. Sisteme erişim sorunu yaşarsan belgelerini kaybetmemek için. Belgeleri kanunda belirtilen süre boyunca saklaman gerekir.
• 5. Başvuru, deneme ve öğrenme zaman alır. Acele edersen hata yapar, cezai sorunlarla karşılaşabilirsin. Ayrıntı için uzmana danış.

Bu derste belge ve kayıt düzeninin elektronik yüzünü öğrendin. Sonraki derste bu bilgileri günlük işine nasıl yerleştireceğine bakacağız. Bu hafta yapacağın kısa kontrol, o derse hazırlık olacak.