Muhasebe Nedir? Küçük İşletme İçin Neden Gerekli?

Hoş geldin! Bu kursta küçük bir işletmenin parasını nasıl takip edeceğini ve e-Fatura'nın ne olduğunu sade bir dille öğreneceksin. Matematik dehası olmana gerek yok. Dört işlem yeterli. İlk derste temelden başlıyoruz: muhasebe nedir, neden gerekir?

Neden önemli?

Bir mahallede küçük bir tekstil dükkânı açan biri düşünelim. Ay sonunda kasada 40 bin lira var. Kendini zengin sanıyor. Oysa tedarikçiye vadesi gelmiş borcu var. Kirası ödenmemiş. Bir müşteri de eski bir alışverişin parasını hâlâ getirmemiş. Bunların hiçbiri bir deftere yazılmadığı için hangisinin ne kadar olduğunu tam hatırlamıyor.

Sonuç şu: Dükkân aslında kâr ediyor olabilir ama sahibi bunu bilmiyor. Ya da zarar ediyor olabilir ve fark etmiyor. Kayıt tutmamak, karanlıkta araba sürmeye benzer. Bir süre gidersin, sonra bir şeye çarparsın.

Muhasebe işte bu karanlığa ışık tutar. Paranın nereden geldiğini, nereye gittiğini ve elinde gerçekte ne kaldığını gösterir.

Temel bilgi

Muhasebe, bir işletmenin para ile ilgili hareketlerini düzenli biçimde kaydetme ve bu kayıtlardan anlamlı sonuçlar çıkarma işidir. Kısaca: yaz, sınıflandır, özetle, karar ver.

Muhasebenin küçük işletmeye sağladığı faydalar şunlardır:

• Gerçek durumu görürsün: Kâr mı ediyorsun, zarar mı, rakamla bilirsin.
• Karar verirsin: Kiralık ikinci bir dükkân tutmak, personel almak, fiyat artırmak gibi kararları tahmine değil kayda dayandırırsın.
• Kaydı olmayan şeyi kanıtlayamazsın: Bir ödemeyi yaptığını ya da bir alacağın olduğunu belgeyle gösterirsin.
• Vergi ve resmî yükümlülükleri karşılarsın: Vergi işleri ülkenin kurallarına bağlıdır ve zamanla değişebilir. Senin durumuna özel kuralları mutlaka bir mali müşavire danışarak öğren.
• Kredi ve ortaklık için güven verirsin: Banka ya da ortak, düzenli kayıt görmek ister.

Dört temel kavram

Muhasebeyi anlamak için önce dört kelimeyi tanıman yeterli:

Bu dört kavramı bir arada düşün: Kasa ve banka elindeki paradır. Alacak gelecek paradır. Borç ise çıkacak paradır. İşletmenin gerçek durumu bu dördünün birlikte bakılmasıyla anlaşılır.

Gelir, gider ve kâr

Gelir, satıştan kazandığın paradır. Gider, işi yürütmek için harcadığın paradır (mal alımı, kira, elektrik, maaş gibi). Kâr ise gelirden giderin çıkarılmasıyla kalan tutardır. Gider gelirden büyükse buna zarar denir.

Dikkat: Kasadaki para kâr demek değildir. Kasada para olması, henüz ödemediğin borçların da olabileceği anlamına gelir.

Adım adım nasıl yapılır?

Muhasebeye başlamak için büyük bir program gerekmez. Basit bir düzenle başlayabilirsin:

• 1. Adım – Kişisel parayı işletme parasından ayır. Mümkünse işletme için ayrı bir banka hesabı kullan. Market alışverişini dükkân kasasından ödeme.
• 2. Adım – Her para hareketini yaz. Tarih, açıklama, tutar ve para giriş mi çıkış mı, bunu bir deftere veya tabloya işle. Her gün, gün sonunda 10 dakika ayır.
• 3. Adım – Belgeleri sakla. Fatura, fiş, makbuz ve dekontları bir zarfta veya klasörde tarih sırasıyla topla. Telefonla fotoğrafını çekip yedeklemen de yardımcı olur.
• 4. Adım – Alacak ve borç listesi tut. Kim sana ne kadar borçlu, sen kime ne kadar borçlusun, hangi tarihte? İki ayrı liste yap.
• 5. Adım – Haftada bir kontrol et. Defterdeki kasa toplamı ile gerçek kasayı karşılaştır. Fark varsa nedenini ara.
• 6. Adım – Ay sonunda özet çıkar. Toplam gelir, toplam gider ve aradaki farkı hesapla.
• 7. Adım – Bir mali müşavirle çalışmayı düşün. Resmî defter, vergi beyannameleri ve e-Fatura gibi konular uzmanlık ister. Kendi durumuna uygun yolu onunla belirle.

Örnek

Bu örnek kurgusaldır.

Bir kırtasiye dükkânı sahibi, ay boyunca hiçbir şey yazmadan çalışıyor. Ay sonunda kasayı sayıyor ve 30.000 TL buluyor. Sevinçle yeni bir raf almayı düşünüyor.

Bir arkadaşının önerisiyle o gün oturup listeleri çıkarıyor:

Elindeki para: 30.000 + 5.000 = 35.000 TL. Gelecek para: 8.000 TL. Çıkacak para: 25.000 + 9.000 = 34.000 TL.

Hesap: 35.000 + 8.000 − 34.000 = 9.000 TL. Yani göründüğü kadar rahat değil. Rafı almak yerine önce toptancıya ödeme yapmayı ve veresiye alacaklarını toplamayı seçiyor. Yazmasaydı bu tabloyu hiç görmeyecekti.

Sık yapılan hatalar

• Kasadaki parayı kâr sanmak: Borçlar hesaba katılmadan kâr hesaplanmaz.
• Kişisel ve işletme parasını karıştırmak: Hangi paranın işe, hangisinin eve ait olduğu belli olmaz.
• Küçük harcamaları yazmamak: Çay, kargo, kırtasiye gibi küçük giderler ay sonunda ciddi bir toplam yapar.
• Fiş ve faturaları atmak: Belgesi olmayan gider, ileride kanıtlanamayabilir.
• Muhasebeyi ay sonuna bırakmak: Bir ay sonra hatırlamak zordur. Her gün az yazmak, ay sonunda çok yazmaktan kolaydır.
• Muhasebeyi sadece vergi için yapılan iş sanmak: Asıl faydası, kendi işini tanımandır.

Bu hafta yapabileceğin 3 şey

• Bir kayıt defteri hazırla: Defter ya da basit bir tablo aç. Tarih, açıklama, giren para, çıkan para sütunlarını koy. Bu hafta her gün en az bir kaydı yaz (hedef: 7 gün).
• Alacak ve borç listeni çıkar: İki ayrı liste yap. Her satıra kişi veya firma adı, tutar ve vade tarihini yaz. En az 5 satır doldurmaya çalış.
• Belgeleri topla: Elindeki bütün fatura ve fişleri tek bir klasöre koy. Hafta sonunda kaç belge olduğunu say ve not et.

Kendini sına

• Soru 1: Muhasebe en kısa hâliyle nedir?
• Soru 2: Kasa ile banka arasındaki fark nedir?
• Soru 3: Veresiye sattığın ürünün parası hangi kavrama girer?
• Soru 4: Kâr nasıl hesaplanır?
• Soru 5: Kasada çok para olması neden işletmenin kâr ettiği anlamına gelmez?

Cevaplar

• Cevap 1: İşletmenin para hareketlerini düzenli kaydetmek ve bu kayıtlardan sonuç çıkarmaktır.
• Cevap 2: Kasa, elindeki nakit paradır. Banka ise banka hesabındaki paradır.
• Cevap 3: Alacak. Çünkü o parayı henüz almadın, ileride alacaksın.
• Cevap 4: Gelirden gideri çıkararak. Sonuç eksi çıkarsa zarar vardır.
• Cevap 5: Çünkü ödenmemiş borçlar olabilir. Kasadaki paranın bir kısmı başkasına ait sayılabilir.

Bir sonraki derste bu kavramların nasıl düzenli bir kayda dönüştüğünü göreceğiz. Şimdilik bu haftalık görevleri yapman yeterli. Vergi ve hukuk konularında kendi durumuna özel karar vermeden önce mutlaka bir mali müşavire danış.