Gelir ve Gider Kaydı: Basit Bir Defter Nasıl Tutulur?

Önceki derste muhasebenin ne işe yaradığını ve temel kavramları gördün. Bu derste o bilgiyi ilk kez uygulamaya döküyoruz: gelir ve gideri kaydeden basit bir defter kuracaksın. Sonraki derste bu defterdeki kayıtları belgelerle, yani faturalarla nasıl eşleştireceğini göreceksin. Bugünkü defter, o dersin de zemini olacak.

Neden önemli?

Bir işletme sahibi ay sonunda kendine soruyor: Bu ay para kazandım mı? Kasada para var ama bu paranın ne kadarı benim, ne kadarı tedarikçiye ödeyeceğim borç? Defter tutmuyorsa cevabı tahminle verir. Tahmin ise çoğu zaman iyimser olur. Gün içinde beş yüz lira harcadığını unutur, bir müşterinin borcunu hatırlamaz.

Kayıt tutmak, hafızana güvenmemek demektir. Yazılı bir defter sana üç şey sağlar:

• Ne kadar kazandığını ve ne kadar harcadığını görürsün.
• Vergi ve muhasebe işlerinde elinde düzenli bir dayanak olur.
• Kredi, ortaklık veya satış gibi kararlarda rakamlarla konuşabilirsin.

Temel bilgi

Basit bir defterin özü çok sadedir: para içeri girdiyse gelir, para dışarı çıktıysa gider. Her hareketi bir satıra yazarsın. Bu kadar.

Bir kayıt satırında neler olmalı?

• Tarih: İşlemin yapıldığı gün.
• Açıklama: Ne olduğunu kısaca anlatan cümle.
• Tür: Gelir mi, gider mi?
• Kategori: Kira, mal alımı, satış gibi bir grup.
• Tutar: Rakam. KDV varsa ayrı bir sütunda göstermek işini kolaylaştırır.
• Ödeme şekli: Nakit, kart veya havale.
• Belge no: Fatura veya fiş numarası.

Hangi yöntemi seçmeli?

Başlangıç için tablo yöntemi iyi bir orta yoldur. Hangi yöntemi seçersen seç, önemli olan her gün aynı düzenle yazmaktır.

Adım adım nasıl yapılır?

1. Bir yöntem seç. Elle defter, tablo veya program. Bugün seç, mükemmelini aramak için bekleme.
2. Sütunları hazırla. Tarih, açıklama, tür, kategori, tutar, ödeme şekli ve belge no sütunlarını aç.
3. Kategori listeni yaz. Gelir için örneğin satış, hizmet geliri. Gider için kira, mal alımı, fatura ödemeleri, maaş, nakliye, reklam, diğer. Liste kısa olsun, en fazla on kadar kategori yeter.
4. Başlangıç bakiyeni yaz. Kasada ve bankada o gün ne kadar para var, ilk satıra kaydet.
5. Her işlemi aynı gün kaydet. Gün sonunda beş dakika ayır. Bir hafta biriktirmek, unutmanın en kolay yoludur.
6. Belgeyi sakla. Fişi, faturayı veya dekontu bir zarfa ya da telefonda bir klasöre koy. Defterdeki belge numarasını yazmayı unutma.
7. Haftada bir toplamları kontrol et. Gelir toplamı, gider toplamı ve farkı hesapla. Kasayı ve bankayı defterle karşılaştır.
8. Ay sonunda özet çıkar. Kategori bazında harcamalarına bak. En çok para nereye gidiyor, görürsün.

Örnek

Bu örnek kurgusaldır. Bir işletme sahibi küçük bir dükkânda kırtasiye satıyor. Ay başında kasada 5.000 TL var. Bir haftalık defterinden birkaç satır şöyle:

Hafta sonunda işletme sahibi hesap yapıyor. Gelir: 1.800 + 2.100 = 3.900 TL. Gider: 2.400 + 650 = 3.050 TL. Fark: 850 TL. Veresiye satışın 1.200 TL'sini ayrıca alacak olarak not ediyor, çünkü para henüz kasaya girmedi. Bu ayrım sayesinde 1.200 TL'yi kazanılmış para sanıp harcamıyor.

Sık yapılan hatalar

• Kişisel ve işletme harcamalarını karıştırmak. Market alışverişini işletme defterine yazarsan gerçek durumu göremezsin. Mümkünse iş için ayrı bir hesap veya kart kullan.
• Kayıtları biriktirmek. Ay sonunda hatırlayarak yazılan defter eksik olur. Her gün beş dakika yeter.
• Veresiye satışı gelir gibi görmek. Parası gelmediyse alacaktır. Ayrı takip et.
• Belgeyi atmak. Kaydı olan ama belgesi olmayan harcama sonradan sorun çıkarabilir. Belgelerin nasıl saklanacağı ve hangi harcamanın gider yazılabileceği konusunda mali müşavirine danış.
• Çok fazla kategori açmak. Yirmi kategoriyle kayıt tutmak sıkıcı olur ve bırakırsın. Az ve net kategori kullan.

Bu hafta yapabileceğin 3 şey

• Bir yöntem seç ve sütunlarını hazırla. Süre: en fazla 30 dakika. Ölçüt: Elinde boş ama hazır bir defter olsun.
• Yedi gün boyunca her akşam bugünkü gelir ve giderleri kaydet. Ölçüt: Yedi günün yedisinde de satır var.
• Hafta sonunda gelir toplamını, gider toplamını ve farkı yaz; kasayla karşılaştır. Ölçüt: Fark çıkarsa nedenini bul ve not al.

Kendini sına

1. Gelir ile gider arasındaki fark nedir?
2. Veresiye yapılan bir satış neden kasaya girmiş para sayılmaz?
3. Bir kayıt satırında hangi bilgiler bulunmalıdır? En az üç tanesini say.
4. Kayıtları neden aynı gün tutmak gerekir?
5. Kişisel harcamayı işletme defterine yazmak neden sorun yaratır?

Cevaplar

1. Gelir işletmeye giren paradır, gider işletmeden çıkan paradır. İkisinin farkı, o dönemin kazancını gösterir.
2. Çünkü mal verilmiştir ama para henüz alınmamıştır. Bu tutar alacak olarak ayrı izlenir.
3. Tarih, açıklama, tür, kategori, tutar, ödeme şekli ve belge numarası.
4. Zamanla unutulur, eksik veya hatalı kayıt oluşur. Günlük kayıt hem kolay hem doğru olur.
5. Gerçek kâr veya zarar görünmez hâle gelir. Neye ne kadar harcandığını doğru analiz edemezsin.

Bu derste defterini kurdun. Bir sonraki derste, defterdeki her satırın arkasındaki belgeyi, yani faturayı ve e-Fatura sistemine giden yolu inceleyeceğiz. Hukuki ve mali ayrıntılarda her zaman bir mali müşavire danışmayı unutma.