Nakit Akışı ve Aylık Kontrol: İşletmen Gerçekten Kâr Ediyor mu?

Ders 7/8 · Tahmini süre: 10 dk

Önceki derste kayıt düzenini ve belgeleri düzenli tutmanın önemini konuştuk. Bu derste o kayıtlara bakıp şu soruyu cevaplayacaksın: İşletmem gerçekten kazanıyor mu, kasada para kalıyor mu? Bir sonraki ve son derste ise öğrendiklerini bir araya getirip kendi düzenini kuracaksın.

Neden önemli?

Bir bakkal, bir berber ya da evden yemek satan biri düşün. Ay sonunda defterine bakıyor: satışlar giderlerden fazla, yani kâğıt üstünde kâr var. Ama kasaya bakınca para yok. Kira gecikti, tedarikçiye ödeme yapılamadı. İşletme kâr ediyor görünüyor ama nefes alamıyor.

Bu çok sık yaşanan bir durumdur. Sebebi basittir: kâr ile kasadaki para aynı şey değildir. Bu farkı bilmeyen kişi, kâr ettiğini sanıp parayı harcar. Sonra ödeme günü gelir ve para yoktur. Bu dersi bitirdiğinde farkı görmeyi ve her ay 30 dakikada basit bir kontrol yapmayı öğreneceksin.

Temel bilgi

Önce üç kelimeyi netleştirelim.

• Kâr: Sattığın işin geliri eksi o işin giderleri. Fatura kestiğin an gelir sayılır, para gelmemiş olsa bile.
• Nakit akışı: Kasana ve bankana giren ve çıkan gerçek para. Para hesaba geçtiğinde girmiş, ödediğinde çıkmış sayılır.
• Alacak ve borç: Alacak, senin başkasından almanı beklediğin paradır. Borç, senin başkasına ödemen gereken paradır.

Kâr ile nakit neden ayrılır? Çünkü zamanlama tutmaz. Şu tablo farkı gösteriyor:

Kredi satırına dikkat et. Kasaya giren her para senin kazancın değildir. Bir kısmı sonra geri ödeyeceğin paradır.

Not: Vergi, kâr hesabı ve kayıt kuralları işletme türüne göre değişir. Kesin hesap için mali müşavirine danışmalısın. Bu ders sadece kendi takibini yapman içindir.

Adım adım nasıl yapılır?

Ayda bir, örneğin her ayın ilk haftasında, bir saat ayırma. 30 dakika yeter. Şu sırayla ilerle:

• Adım 1 – Girişleri topla. Geçen ay hesabına ve kasana gerçekten giren parayı yaz. Satış toplamını değil, tahsil ettiğini yaz.
• Adım 2 – Çıkışları topla. Geçen ay gerçekten ödediklerini yaz: kira, mal alımı, fatura, maaş, vergi, banka masrafı.
• Adım 3 – Farkı bul. Girişlerden çıkışları çıkar. Sonuç artıdaysa ay içinde kasan büyümüş, eksideyse küçülmüş demektir.
• Adım 4 – Alacak listesine bak. Kim sana ne kadar borçlu? Vadesi geçenlerin yanına işaret koy. Bu kişileri bu hafta ara.
• Adım 5 – Borç listesine bak. Sen kime ne kadar borçlusun? Vadesine göre sırala. Önümüzdeki 30 günde çıkacak parayı topla.
• Adım 6 – Gider kalemlerini karşılaştır. Her gider kalemini geçen ayla kıyasla. Neden arttığını bulamadığın bir kalem varsa belgesini kontrol et.
• Adım 7 – Belgeleri eşle. Kayıtlı her gelirin ve giderin faturası ya da fişi var mı? e-Fatura panelinde kesilen ve gelen faturaların listesini kendi kayıtlarınla karşılaştır. Eksik varsa not al.
• Adım 8 – Önümüzdeki ayı tahmin et. Hesabındaki para, bu ay gelmesini beklediğin para ve ödeyeceğin para. Üçünü yan yana koy. Para yetmeyecekse şimdiden önlem al.

Örnek

Aşağıdaki örnek kurgusaldır, rakamlar anlatım içindir.

Bir küçük işletme sahibi, bir ayda 100.000 TL'lik satış faturası kesmiş. Aynı ay mal ve kira dahil 70.000 TL gider yazmış. Kâğıt üstünde kâr 30.000 TL görünüyor.

Şimdi kasaya bakıyor. Müşterilerden yalnızca 55.000 TL tahsil etmiş, çünkü 45.000 TL'lik faturaların vadesi sonraki aya kalmış. Ayrıca stok için 20.000 TL'lik ek mal peşin almış. Bu mal henüz satılmadığı için gider yazılmamış.

Sonuç: İşletme kâr etmiş görünüyor ama kasa 35.000 TL azalmış. Aylık kontrolü yapan sahip bunu erken görür. Vadesi gelen alacakları arar, ek stok alımını erteler ya da tedarikçiyle vadeyi konuşur. Kontrol yapmayan sahip ise kirayı öderken şaşırır.

Sık yapılan hatalar

• Kârı kasadaki para sanmak. Satış toplamı ile hesaptaki para farklı şeylerdir. İkisine ayrı ayrı bak.
• Alacakları takip etmemek. Vadesi geçen alacak her gün tahsil edilmesi zorlaşan paradır. Listeyi ayda bir değil, gerekirse haftada bir gözden geçir.
• İş parasıyla ev parasını karıştırmak. Kasadan kişisel harcama yapmak, gerçek durumu görmeni engeller. Kendine sabit bir aylık ödeme belirle.
• Vergi ve sabit ödemeleri unutmak. Vergi, sigorta ve kira gibi ödemeler tarihi belli olan çıkışlardır. Onları önceden takvime yaz.
• Kontrolü ertelemek. Sorun büyüyünce bakmak, çözüm seçeneklerini azaltır. Takvimine sabit bir gün yaz.

Bu hafta yapabileceğin 3 şey

• Geçen ayın girişlerini ve çıkışlarını iki ayrı sütunda yaz. Farkı bul ve bir kâğıda not et.
• Alacak listeni çıkar. Vadesi geçen en az bir kişiyi ara ve ödeme tarihi sor.
• Takvimine her ayın ilk haftasından bir gün seç ve "30 dakika aylık kontrol" diye kaydet.

Kendini sına

1. Kâr ile nakit akışı arasındaki temel fark nedir?

2. Vadeli satış yaptığında kâr ve kasa nasıl etkilenir?

3. Kredi çektiğinde kasaya giren para kâr sayılır mı?

4. Aylık kontrolde alacak listesine neden bakılır?

5. e-Fatura panelindeki liste kendi kayıtlarınla neden karşılaştırılır?

Cevaplar

1. Kâr, gelir ile giderin farkıdır ve fatura kesildiğinde oluşur. Nakit akışı ise kasaya ve bankaya gerçekten giren ve çıkan paradır.

2. Fatura kesildiği için kâr artar ama para henüz girmediği için kasa değişmez.

3. Hayır. Kredi kâr değildir, geri ödeyeceğin bir borçtur.

4. Vadesi gelen ve geçen alacakları görüp zamanında tahsil etmek için.

5. Eksik ya da hatalı kayıt olup olmadığını görmek ve belgesiz gelir ya da gideri yakalamak için.

Bir sonraki derste, öğrendiklerinin hepsini birleştirip kendi işletmen için sade bir muhasebe düzeni kuracaksın.