Veriyi İçe Aktarma: Excel Dosyaları ve Diğer Kaynaklar

Bu derste ne yapacağız?

Önceki derste Power BI'ın genel yapısını ve Excel ile ilişkisini tanımıştık. Şimdi işin ilk gerçek adımına geçiyoruz: veriyi Power BI'a getirmek. Bu derste bir Excel çalışma kitabını, bir CSV dosyasını ve içinde birden çok dosya bulunan bir klasörü Power BI Desktop'a bağlayacağız. Ayrıca İçeri Aktar ile DirectQuery (doğrudan sorgu) arasındaki farkı sade bir dille öğreneceğiz.

Ön koşullar:

• Bilgisayarınızda Power BI Desktop kurulu olmalı.
• Elinizde en az bir Excel dosyası (örneğin aylık satış tablosu) ve mümkünse bir CSV dosyası olmalı.
• Excel'de "tablo" mantığını biliyor olmalısınız: ilk satırda sütun başlıkları, altında düzenli kayıtlar.

Dersin sonunda kendi dosyanızı Power BI'a bağlayıp Veri görünümünde kontrol edebileceksiniz. Bir sonraki derste bu getirdiğimiz veriyi temizleyip düzenleyeceğiz; bu yüzden bugün doğru bağlantıyı kurmak önemli.

Kavram

Power BI'ı bir mutfak gibi düşünün. Rapor, masaya getirilen yemektir. Ama yemeğin önce malzemeye ihtiyacı var. Excel dosyaları, CSV'ler ve veritabanları bu malzemenin geldiği kaynaklardır. Veri almak, market alışverişine benzer: malzemeyi mutfağa getirirsiniz, sonra hazırlarsınız.

Power BI'da bu alışverişin iki temel yolu vardır:

• İçeri Aktar (Import): Verinin bir kopyası Power BI dosyasının içine alınır. Malzemeyi eve getirip buzdolabına koymak gibidir. Hızlıdır, internet ya da kaynak dosya olmasa da rapor çalışır. Ancak kaynak değişirse kopyayı Yenile ile güncellemeniz gerekir.
• DirectQuery (Doğrudan sorgu): Veri Power BI'a alınmaz; rapor her açıldığında veya filtre değiştiğinde kaynağa soru gönderilir. Her seferinde markete gidip tazesini almak gibidir. Veri hep günceldir, ama kaynak yavaşsa rapor da yavaşlar. Bu seçenek her kaynakta bulunmaz; Excel ve CSV dosyaları için sunulmaz, çoğunlukla veritabanı türü kaynaklarda görülür.

Orta seviye bir kullanıcı için kural basittir: Excel ve CSV ile çalışırken zaten İçeri Aktar kullanırsınız. Doğrudan sorgu, büyük ve sürekli değişen veritabanlarında gündeme gelir.

Bir de klasör kaynağı vardır. Her ay yeni bir Excel ya da CSV dosyası aynı klasöre atılıyorsa, dosyaları tek tek eklemek yerine klasörün kendisini bağlarsınız. Böylece yeni dosya geldiğinde yenileme yeterli olur. Bu, defterlerin tek tek değil, raf olarak alınması gibidir.

Adım adım uygulama

Not: Menü adları ve yerleşim Power BI Desktop sürümüne göre biraz değişebilir. Aşağıdaki adlar genel yapıyı anlatır; ekranınızda küçük farklar görürseniz benzer adlı düğmeyi arayın.

A) Excel çalışma kitabını bağlama

• Adım 1: Power BI Desktop'ı açın. Açılış ekranı çıkarsa kapatın ve boş bir rapor sayfasıyla devam edin.
• Adım 2: Üstteki şeritte Giriş sekmesinin sol tarafında Veri al düğmesini bulun. Yanındaki küçük oka tıklayın.
• Adım 3: Açılan listeden Excel çalışma kitabı seçeneğine tıklayın. Listede yoksa en altta Diğer... bağlantısına tıklayıp arama kutusuna "Excel" yazın.
• Adım 4: Dosya seçme penceresi açılır. Dosyanızın bulunduğu klasöre gidin, dosyayı seçin ve Aç düğmesine basın.
• Adım 5: Gezgin penceresi görünür. Sol tarafta çalışma kitabındaki sayfalar ve tablolar listelenir. Bir öğenin adına tıklarsanız sağda verinin önizlemesi görünür. Tablo simgeli öğeler Excel'de tablo olarak biçimlendirdiğiniz alanlardır; sayfa simgeli öğeler ise tüm çalışma sayfasıdır.
• Adım 6: İhtiyacınız olan öğelerin yanındaki kutucukları işaretleyin.
• Adım 7: Alt kısımda iki düğme vardır: Yükle ve Veriyi dönüştür. Veri zaten düzenliyse Yükle'ye basın. Başlıklar bozuksa ya da boş satırlar varsa Veriyi dönüştür'e basın; bunu gelecek derste ayrıntılı işleyeceğiz.
• Adım 8: Yükleme bitince sağdaki Veri bölmesinde tablo adınızı görürsünüz. Adının solundaki oka tıklayın; sütun adları açılır.
• Adım 9: Sol kenardaki üç simgeden ortadaki tablo görünümünü, yani Tablo görünümünü açın ve verinin doğru geldiğini gözle kontrol edin.

B) CSV dosyasını bağlama

• Adım 1: Giriş sekmesinde Veri al okuna tıklayın ve Metin/CSV seçeneğini seçin.
• Adım 2: CSV dosyanızı seçip Aç'a basın.
• Adım 3: Önizleme penceresinde üç ayarı kontrol edin: Dosya kaynağı (Türkçe karakterler bozuksa burayı değiştirin, sıklıkla UTF-8 işe yarar), Sınırlayıcı (virgül, noktalı virgül ya da sekme) ve önizlemedeki sütunların düzgün ayrılıp ayrılmadığı.
• Adım 4: Görünüm doğruysa Yükle'ye basın.

C) Klasörü bağlama

• Adım 1: Veri al okundan Diğer...'i seçin, arama kutusuna "Klasör" yazın ve Klasör kaynağını seçip Bağlan'a basın.
• Adım 2: Gözat... düğmesiyle dosyaların bulunduğu klasörü seçin ve Tamam'a basın.
• Adım 3: Klasördeki dosyaların adları, türleri ve tarihleri listelenir. Bu liste henüz verinin kendisi değildir; dosyaların künyesidir. Burada Verileri birleştir ve dönüştür düğmesine basarak dosyaların içeriklerini tek tabloda toplayabilirsiniz. Aynı sütun yapısına sahip dosyalarda en rahat sonucu verir.

D) İçeri aktar mı, doğrudan sorgu mu?

• Excel ve CSV bağlarken böyle bir soru sorulmaz; bu kaynaklar içeri aktarılır.
• Bir veritabanı kaynağı seçtiğinizde bağlantı penceresinde İçeri Aktar ve DirectQuery seçenekleri görünebilir. Emin değilseniz İçeri Aktar'ı seçin.
• Kaynağı sonradan güncellemek için Giriş sekmesindeki Yenile düğmesine basın.

Sık karşılaşılan sorunlar

Mini görev

Kendi bilgisayarınızda küçük bir deneme yapın. Önce Excel'de en az 20 satırlı bir satış tablosu hazırlayın (sütunlar: Tarih, Ürün, Şehir, Adet, Tutar gibi). Aynı verinin bir kopyasını CSV olarak kaydedin. Sonra şunları yapın:

• Excel dosyasını Veri al ile Power BI'a yükleyin.
• CSV dosyasını Metin/CSV ile ayrı bir tablo olarak yükleyin.
• Tablo görünümünde iki tabloyu karşılaştırın.
• Excel dosyasında bir değeri değiştirip kaydedin, ardından Power BI'da Yenile'ye basın ve değişikliğin geldiğini görün.

Kontrol listesi:

• Excel tablosu Veri bölmesinde görünüyor mu?
• CSV'deki Türkçe karakterler doğru mu?
• Sütun sayıları iki kaynakta aynı mı?
• Yenile düğmesiyle değişiklik geldi mi?
• Hangi kaynakta neden İçeri Aktar kullandığınızı bir cümleyle açıklayabiliyor musunuz?

Kendini sına

• Soru 1: İçeri Aktar modunda verinin kopyası nerede tutulur?
• Soru 2: Excel ve CSV kaynakları için DirectQuery seçeneği sunulur mu?
• Soru 3: CSV verisi tek sütunda görünüyorsa önizleme penceresinde hangi ayara bakmalısınız?
• Soru 4: Her ay aynı yapıda yeni bir dosya klasöre ekleniyorsa hangi kaynak türü işinizi kolaylaştırır?
• Soru 5: Kaynak Excel dosyası değiştiğinde Power BI'daki veriyi güncellemek için hangi düğmeye basılır?

Cevaplar

• Cevap 1: Power BI dosyasının içinde. Bu yüzden rapor, kaynak dosya olmadan da açılır; ama güncellenmesi için yenileme gerekir.
• Cevap 2: Hayır. Excel ve CSV dosyaları içeri aktarılır; doğrudan sorgu çoğunlukla veritabanı türü kaynaklarda görülür.
• Cevap 3: Sınırlayıcı ayarına. Virgül yerine noktalı virgül ya da sekme seçmek gerekebilir.
• Cevap 4: Klasör kaynağı. Yeni dosyalar klasöre eklendikçe yenileme ile rapora dâhil olur.
• Cevap 5: Giriş sekmesindeki Yenile düğmesine.

Bu derste veriyi Power BI'a taşımayı öğrendiniz. Gelecek derste bu veriyi temizleme ve düzenleme aşamasına geçeceğiz; çünkü gerçek dosyalar nadiren kusursuz gelir. Bugün Veriyi dönüştür düğmesini yalnızca gördük, bir sonraki adımda onu aktif olarak kullanacağız.