Geri Bildirim Araç Kiti: Konuşma Şablonları, Hazırlık Formu ve Cümle Kalıpları
Bu ders bir okuma metni değil, çalışma masası malzemesidir. Aşağıdaki şablonları kopyalayıp kendi ekibinizin ve kurumunuzun diline göre değiştirin. Köşeli parantez içindeki yerleri kendi durumunuzla doldurun.
1. Tek sayfalık geri bildirim hazırlık formu
Konuşmadan önce bu formu doldurun. Bir sayfayı geçiyorsa konuyu daraltın.
| Alan | Kendinize soracağınız soru | Örnek |
|---|---|---|
| Gözlenen davranış | Kamera kaydetseydi ne görünürdü? | Salı günkü müşteri toplantısında sunum dosyası toplantıdan 10 dakika sonra paylaşıldı. |
| Etkisi | Bu davranış kime, neye yansıdı? | Müşteri soruları dosyaya bakılmadan cevaplandı, ekip toplantıyı uzatmak zorunda kaldı. |
| Beklenen değişiklik | Ne görmek istiyorum? Bunu tek cümleyle söyleyebilir miyim? | Toplantı dosyaları en geç bir gün önce ekiple paylaşılsın. |
| Destek ihtiyacı | Karşımdaki kişi için ne yapabilirim? | Haftalık öncelik listesini birlikte gözden geçirebiliriz. |
| Zaman ve yer | Sakin, kısa ve mahrem bir ortam nerede? | Perşembe 14:00, küçük toplantı odası, 20 dakika. |
2. Konuşma akışı şablonu
| Adım | Amaç | Örnek cümle |
|---|---|---|
| Açılış | Konuyu ve niyeti söylemek | [Ad], sunum hazırlığı konusunda seninle konuşmak istiyorum. Amacım birlikte işi kolaylaştırmak. Şimdi 15 dakikan var mı? |
| Gözlem | Tek bir somut örnek vermek | Salı günkü toplantıda dosya toplantıdan sonra paylaşıldı. |
| Etki | Sonucu anlatmak | Bu yüzden müşterinin sorularını hazırlıksız yanıtladık. |
| Dinleme | Susmak ve anlamak | Sen bu durumu nasıl gördün? |
| Ortak çözüm | Önce karşınızdakinin önerisini almak | Bir sonraki sefer için sence ne işe yarar? Ben de şunu önermek isterim: [öneri]. |
| Kapanış | Özetlemek ve tarih koymak | Anlaştığımız şu: dosyalar bir gün önce paylaşılacak. Önümüzdeki ayın ilk haftasında tekrar konuşalım. |
3. Duruma göre örnek cümle kalıpları
Takdir
- [Davranış] sayesinde [olumlu sonuç] oldu. Bunu fark ettim ve teşekkür etmek istedim.
- Geçen haftaki [iş] içinde en çok [belirli ayrıntı] çok işe yaradı.
Gelişim
- [Güçlü yön] konusunda iyisin. [Belirli beceri] tarafında birlikte çalışırsak daha da ileri gidebilirsin.
- Şu örnekte farklı bir yol deneyebilirdik: [örnek]. Sen ne düşünürsün?
Yönlendirme
- Bu konuda beklentim şu: [net beklenti]. [Tarih] itibarıyla bunu birlikte kontrol edelim.
- Şu an [davranış] devam ediyor. Bunun yerine [istenen davranış] görmek istiyorum.
Üstünüze geri bildirim
- Bir konuda size katkı sunmak isterim, uygun bir zamanda konuşabilir miyiz?
- Son iki toplantıda son dakika görev değişiklikleri oldu. Bu durum benim planlamamı şöyle etkiledi: [etki]. Önceliklerin bir gün önceden paylaşılması mümkün olur mu?
İş arkadaşınıza geri bildirim
- Birlikte yürüttüğümüz [iş] için bir gözlemimi paylaşmak istiyorum. Sana da uygun bir zamanda konuşalım mı?
- Ortak dosyada [değişiklik] yapıldığında haberim olmadı. Bundan sonra değişiklikten önce kısa bir mesaj atarsan işim kolaylaşır.
Uzaktan ve yazılı geri bildirim
- E-posta: Konu satırı: Kısa görüşme talebi: [iş adı]. Metin: Merhaba [Ad], [iş] ile ilgili bir gözlemimi paylaşmak istiyorum. Perşembe veya cuma 20 dakika görüşebilir miyiz?
- Mesajlaşma uygulaması: [Ad], dünkü rapor için teşekkürler, [belirli katkı] çok işe yaradı. Bir de [iş] hakkında 10 dakika konuşmak istiyorum, ne zaman uygun olursun?
- Not: Hassas bir konuyu yalnızca yazıyla bitirmeyin. Yazılı mesaj görüşmeyi başlatsın, yerini almasın. Mesajda yorum değil, gözlem ve davet olsun.
4. Söylemeyin, şöyle deyin
| Söylemeyin | Şöyle deyin |
|---|---|
| Sürekli geç kalıyorsun. | Bu ay üç toplantıya 10 dakika geç girdin. Bu, toplantıyı geç başlatmamıza neden oldu. |
| İlgisiz davranıyorsun. | Son iki toplantıda söz almadın ve sorulara kısa yanıt verdin. Neler oluyor, anlatır mısın? |
| Hiç ekip oyuncusu değilsin. | Ortak dosyada kendi bölümünü paylaşmadan güncelledin, ekip bunu sonradan öğrendi. |
| Hep hata yapıyorsun. | Bu raporda üç yerde rakam uyuşmazlığı vardı. Kontrol adımı ekleyelim mi? |
| Daha profesyonel olmalısın. | Müşteri yazışmalarında konu satırı boş gidiyor. Şu formatı kullanmanı istiyorum: [format]. |
5. Geri bildirim alırken açıklayıcı soru kalıpları
- Bunu biraz açar mısınız?
- Bir örnek verebilir misiniz?
- Bu durum sizi ya da ekibi nasıl etkiledi?
- Bir sonraki sefer neyi farklı yapsam sizin için daha iyi olur?
- Öncelik verirsem hangisiyle başlamamı önerirsiniz?
- Doğru anladıysam şunu söylüyorsunuz: [özet]. Doğru mu?
- Teşekkür ederim. Bunu düşünüp [gün] tarihinde size dönmek istiyorum.
6. Görüşme sonrası 30-60-90 gün takip tablosu
| Dönem | Odak | Gözlenebilir ölçüt | Sorumlu | Tarih ve not |
|---|---|---|---|---|
| 30. gün | İlk küçük değişiklik | [Örn. dosyalar toplantıdan bir gün önce paylaşılıyor] | [Ad] | [Tarih] |
| 60. gün | Alışkanlık haline gelmesi | [Örn. hatırlatma gerekmeden sürdürülüyor] | [Ad ve yönetici] | [Tarih] |
| 90. gün | Kalıcı sonuç ve yeni hedef | [Örn. müşteri toplantıları planlandığı sürede tamamlanıyor] | [Ad ve yönetici] | [Tarih] |
Ölçüt sayı olmak zorunda değil, gözlenebilir bir cümle olması yeterli.
7. Konuşma öncesi 10 maddelik hızlı kontrol listesi
- Tek bir konu seçtim.
- Somut bir örneğim hazır.
- Yorum değil, gözlem yazdım.
- Etkisini net anlatabiliyorum.
- Beklediğim değişikliği tek cümleyle söyleyebiliyorum.
- Sunacağım desteği belirledim.
- Zaman ve yer uygun, mahremiyet var.
- Sakinim, öfkeliyken konuşmuyorum.
- Dinlemeye ve karşı görüşü duymaya açığım.
- Kapanışta yazacağım özeti ve takip tarihini belirledim.
Bir madde bile hayırsa, konuşmayı kısa süre ertelemek çoğu zaman daha iyi sonuç verir.
Bu haftaki adımınız: Bir kişi için hazırlık formunu doldurun, konuşma akışını deneyin ve 30. gün takip tarihini takviminize yazın.
Bu dersi kayıt olmadan izleyebilirsin. İlerlemeni kaydetmek, sertifika almak ve puan tablosuna girmek için ücretsiz üye ol: Kayıt Ol