Sayfa Düzeni ve Yazdırma

Bu derste ne yapacağız?

Excel'de hazırladığımız bir tabloyu artık başkalarıyla paylaşmaya hazır hale getireceğiz. Sayfanın kağıt üzerinde nasıl görüneceğini kontrol edeceğiz, yönünü ve sığdırmasını ayarlayacağız ve son olarak dosyayı PDF olarak kaydedeceğiz. Bu dersi rahatça takip edebilmek için içinde birkaç satır ve sütun veri olan bir Excel dosyasının açık olması yeterlidir; önceki derslerde oluşturduğumuz tabloyu kullanabiliriz.

Kavram

Bilgisayar ekranında bir tablo, sağa ve aşağıya doğru neredeyse sınırsız uzayabilir; kaydırma çubuklarını hareket ettirdikçe her zaman yeni bir alan görürüz. Ama kağıda bastığımızda durum değişir: kağıdın sabit bir eni ve boyu vardır. Bunu bir çamaşır ipine asılan büyük bir örtüyü, boyu sabit bir bavula sığdırmaya çalışmaya benzetebiliriz. Örtü bavuldan büyükse ya katlamamız (sığdırma ayarı yapmamız) ya da bavulu yan çevirip daha geniş taraftan yerleştirmemiz (kağıdı yatay yapmamız) gerekir. Sayfa Düzeni sekmesi ve Yazdır ekranı, tam olarak bu ayarları yaptığımız yerdir: tablomuzun kağıda nasıl sığacağını, hangi yönde duracağını ve son halinin nasıl görüneceğini önceden görüp düzenleriz.

Not: Excel'in ekran görüntüsü ve menü isimleri, kullandığınız sürüme göre küçük farklılıklar gösterebilir; burada anlatılan adımların mantığı tüm güncel sürümlerde aynıdır.

Adım adım uygulama

1. Excel'de yazdırmak istediğimiz tabloyu içeren çalışma sayfasını açık tutalım. Şeritte (ekranın üst kısmındaki sekmeler bölümü) yer alan Sayfa Düzeni sekmesine tıklayalım.
2. Sayfa Düzeni sekmesinde Yönlendirme düğmesine tıklayalım. Açılan küçük listede iki seçenek görürüz: Dikey ve Yatay. Tablomuzda çok sayıda sütun varsa ve kağıda sığmıyorsa Yatay seçeneğini seçelim; tablomuz dar ve uzunsa Dikey kalabilir.
3. Aynı sekmede Boyut düğmesine tıklayarak kağıt ölçüsünü kontrol edelim. Genellikle A4 seçili gelir; farklı bir yazıcı kağıdı kullanıyorsak uygun boyutu buradan seçebiliriz.
4. Tablomuzun kağıda tam sığıp sığmadığını görmek için Dosya sekmesine, ardından soldaki menüden Yazdır seçeneğine tıklayalım. Ekranın sağ tarafında sayfanın yazdırıldığında nasıl görüneceğini gösteren bir Yazdırma Önizlemesi belirir.
5. Önizlemede tablonun bir kısmı ikinci sayfaya taşmış görünüyorsa, önizleme ekranından geri dönüp tekrar Sayfa Düzeni sekmesine gidelim. Sığdır bölümünde bulunan Genişlik kutusunu 1 sayfa olarak, Yükseklik kutusunu ise ihtiyaca göre 1 sayfa veya Otomatik olarak ayarlayalım. Bu ayar, tablodaki tüm sütunların tek bir sayfa genişliğine küçültülerek sığdırılmasını sağlar.
6. Sayfa kenarlarındaki boşlukları ayarlamak için Sayfa Düzeni sekmesinde Kenar Boşlukları düğmesine tıklayalım. Normal, Dar veya Geniş seçeneklerinden birini seçebiliriz; tablomuz kağıda tam sığmıyorsa Dar seçeneği faydalı olur.
7. Tekrar Dosya menüsünden Yazdır ekranına gidip önizlemeyi son bir kez kontrol edelim. Sağ alt köşedeki sayfa ok işaretleriyle birden fazla sayfa varsa aralarında gezinip her sayfanın düzgün göründüğünden emin olalım.
8. Her şey uygun görünüyorsa dosyayı gerçekten kağıda basmadan önce PDF olarak kaydedelim. Bunun için Dosya sekmesinden Farklı Kaydet (bazı sürümlerde Bir Kopya Kaydet) seçeneğine tıklayalım.
9. Kayıt konumunu seçtikten sonra açılan pencerede Dosya adı kutusuna dosyamız için anlamlı bir isim yazalım, örneğin Aylik_Satis_Raporu. Hemen altındaki Kayıt türü (bazı sürümlerde Dosya türü) açılır kutusuna tıklayıp listeden PDF (*.pdf) seçeneğini bulup seçelim.
10. Son olarak Kaydet düğmesine tıklayalım. Excel dosyamızı, biçimlendirmesi bozulmadan, herkesin açabileceği bir PDF dosyası hâline getirmiş olur. İsterseniz gerçek bir yazıcıya göndermek için aynı Yazdır ekranından yazıcınızı seçip Yazdır düğmesine tıklayabilirsiniz.

Sık karşılaşılan sorunlar

Mini görev

Kendi tablonuzu (veya bu kurs boyunca oluşturduğunuz tabloyu) alıp aşağıdaki adımları sırayla uygulayın:

• Sayfa yönünü tablonuzun genişliğine göre Dikey veya Yatay olarak ayarlayın.
• Yazdırma Önizlemesi ekranını açıp tablonun tek sayfaya sığıp sığmadığını kontrol edin.
• Sığmıyorsa Sığdır ayarından Genişlik değerini 1 sayfa yapın.
• Dosyayı Calismam gibi anlamlı bir isimle PDF olarak kaydedin.
• Kaydettiğiniz PDF dosyasını açıp tablonun eksiksiz ve okunaklı göründüğünü doğrulayın.

Kontrol listesi: Sayfa yönü tabloya uygun mu? Önizlemede tüm sütunlar tek sayfada görünüyor mu? PDF dosyası başarıyla kaydedildi mi ve açıldığında tablo eksiksiz mi?

Kendini sına

• 1) Ekranda kaydırma çubuklarıyla gezinebildiğimiz bir tablonun, yazdırıldığında neden farklı göründüğünü açıklar mısınız?
• 2) Tablonuzda çok sayıda sütun varsa hangi sayfa yönünü seçmek daha uygundur ve bu ayar hangi sekmede yapılır?
• 3) Bir tablonun tamamının tek sayfaya sığması için hangi ayar kullanılır ve bu ayar nerede bulunur?
• 4) Bir Excel dosyasını PDF olarak kaydetmek için hangi menüden hangi seçenekler sırayla kullanılır?
• 5) Yazdırmadan önce sonucu kağıt harcamadan kontrol etmemizi sağlayan ekranın adı nedir?

Cevaplar

• 1) Çünkü ekranın kaydırılabilir, sınırsız gibi görünen bir alanı vardır; kağıdın ise sabit bir eni ve boyu olduğu için tablo kağıda sığdırılırken bölünebilir veya küçültülebilir.
• 2) Çok sütunlu tablolarda Yatay yönlendirme daha uygundur; bu ayar Sayfa Düzeni sekmesindeki Yönlendirme düğmesinden yapılır.
• 3) Sayfa Düzeni sekmesindeki Sığdır bölümünde Genişlik değeri 1 sayfa olarak ayarlanır.
• 4) Dosya sekmesinden Farklı Kaydet seçilir, Kayıt türü kutusundan PDF seçilip Kaydet düğmesine tıklanır.
• 5) Yazdırma Önizlemesi (Dosya > Yazdır ekranı).

Bu dersle birlikte Excel Temelleri kursumuzu tamamlamış bulunuyoruz. Sıfırdan başlayarak bir tablo oluşturmayı, verileri düzenlemeyi, formüllerle hesaplama yapmayı, grafiklerle görselleştirmeyi ve son olarak çalışmamızı yazdırmaya ya da PDF olarak paylaşmaya hazır hale getirmeyi öğrendik. Artık kendi tablolarınızı güvenle oluşturup düzenleyebilir, hesaplamalar yapabilir ve sonuçlarınızı başkalarıyla paylaşabilirsiniz. Emeğiniz için tebrikler; öğrendiklerinizi pekiştirmenin en iyi yolu, gerçek hayatta kendi küçük tablolarınızı düzenli olarak kullanmaya devam etmektir.