Excel'de Tablo Oluşturma

Ders 4/8 — Excel'de Tablo Oluşturma. Önceki derste hücrelere formül yazarak toplama, çarpma gibi hesaplamalar yapmayı öğrenmiştik. Bu derste elimizdeki düz verileri gerçek bir Excel Tablosuna dönüştürüp, satırları kolayca sıralamayı ve filtrelemeyi öğreneceğiz. Sonraki derste ise bu tablodaki sayıları grafiklerle görselleştireceğiz; yani bu ders, grafik dersine sağlam bir temel hazırlıyor.

Bu derste ne yapacağız?

Hedefimiz, satır ve sütunlar halinde girilmiş ham verileri (örneğin bir öğrenci notu listesi ya da harcama listesi) Excel'in Tablo özelliğiyle biçimlendirmek, hazır bir tablo stili uygulamak ve ardından bu tablo üzerinde sıralama (küçükten büyüğe, alfabetik) ile filtreleme (belirli bir koşula uyan satırları gösterme) işlemleri yapmaktır. Ön koşul olarak, en az bir başlık satırı ve altında birkaç satır verisi olan bir çalışma sayfasına ihtiyacımız var. Eğer elinizde hazır veri yoksa, uygulama adımlarında örnek bir veri seti kuracağız.

Kavram

Normal bir hücre aralığı ile Excel Tablosu arasındaki fark, bir kitap rafındaki dağınık kitaplarla, etiketlenmiş ve alfabetik dizilmiş bir kütüphane rafı arasındaki fark gibidir. Dağınık kitaplarda istediğiniz kitabı bulmak için tek tek bakmanız gerekir; etiketli rafta ise tür, yazar adı gibi kriterlere göre anında arama yapabilirsiniz. Excel'de bir hücre aralığını Tablo haline getirdiğimizde, başlık satırına otomatik olarak küçük ok işaretleri (filtre okları) eklenir, satırlar otomatik olarak renkli çizgilerle ayrılır ve yeni bir satır eklediğinizde biçimlendirme kendiliğinden devam eder. Bu, verinizi hem daha okunaklı hem de daha kolay yönetilebilir hâle getirir. Sıralama, verileri belirli bir sütuna göre küçükten büyüğe veya büyükten küçüğe (metinlerde A'dan Z'ye) dizmek demektir. Filtreleme ise, sadece belirli bir koşula uyan satırları ekranda gösterip diğerlerini gizlemek demektir; veri silinmez, sadece görünümden kaldırılır.

Adım adım uygulama

Arayüz görünümü kullandığınız Excel sürümüne göre küçük farklılıklar gösterebilir; şerit (ribbon) üzerindeki menü konumları değişmiş olabilir, ancak temel mantık aynıdır.

• 1. adım — Örnek veriyi girin. Boş bir çalışma sayfasında A1 hücresinden başlayarak aşağıdaki gibi bir başlık satırı ve altına birkaç satır veri yazın: A1 hücresine Ad, B1 hücresine Şehir, C1 hücresine Puan yazın. Ardından A2:C2, A3:C3 gibi satırlara birkaç örnek isim, şehir ve puan değeri girin (örneğin Ayşe, İzmir, 85).
• 2. adım — Veri aralığını seçin. Fare ile başlık satırından başlayarak son veri satırının sonuna kadar sürükleyin; yani tüm A1:C(son satır) aralığını mavi renkte seçili hâle getirin.
• 3. adım — Tablo oluşturun. Üstteki şeritten Ekle sekmesine tıklayın, ardından Tablo düğmesine basın. Açılan küçük pencerede "Tablomda başlıklar var" kutucuğunun işaretli olduğundan emin olun, çünkü ilk satırımız zaten başlık metinlerini içeriyor. Sonra Tamam düğmesine tıklayın.
• 4. adım — Sonucu kontrol edin. Verinizin artık şeritli renklerle biçimlendiğini ve başlık satırındaki her hücrenin yanında küçük bir aşağı ok işareti belirdiğini göreceksiniz. Bu oklar filtreleme için kullanılır.
• 5. adım — Hazır bir tablo stili uygulayın. Tablo seçiliyken üstte beliren Tablo Tasarımı (veya Tablo Araçları) sekmesine gidin. Buradaki Tablo Stilleri galerisinden istediğiniz bir renk düzenine tıklayın; tablo anında o renklere bürünecektir.
• 6. adım — Sıralama yapın. Puan sütunundaki başlık okuna tıklayın, açılan menüden Büyükten Küçüğe Sırala seçeneğine tıklayın. Tüm satırlar puana göre en yüksekten en düşüğe doğru yeniden dizilecek, ama her satırdaki ad ve şehir bilgisi doğru şekilde puanıyla birlikte hareket edecektir.
• 7. adım — Filtre uygulayın. Şehir sütunundaki başlık okuna tıklayın; açılan listede sadece görmek istediğiniz şehrin (örneğin İzmir) kutucuğunu işaretli bırakıp diğerlerinin işaretini kaldırın, sonra Tamam'a basın. Ekranda artık sadece o şehre ait satırlar görünecek.
• 8. adım — Filtreyi kaldırın. Aynı başlık okuna tekrar tıklayıp "Şehir'den Filtreyi Temizle" seçeneğine tıklayarak gizlenen satırları geri getirin.

Sık karşılaşılan sorunlar

Mini görev

Kendi bilgisayarınızda yeni bir çalışma sayfası açın ve en az 5 satırlık, 3 sütunluk (örneğin Ürün Adı, Kategori, Fiyat) bir veri listesi oluşturun. Ardından bu listeyi bir Excel Tablosuna dönüştürün, bir tablo stili uygulayın, Fiyat sütununu küçükten büyüğe sıralayın ve Kategori sütununda sadece bir kategoriyi gösterecek şekilde filtre uygulayın.

• Veri aralığı başlık satırı dahil doğru seçildi mi?
• Ekle sekmesinden Tablo oluşturuldu mu ve başlık okları göründü mü?
• En az bir tablo stili uygulandı mı?
• Fiyat sütunu küçükten büyüğe sıralandı mı?
• Kategori sütununda filtre uygulanıp sonra temizlendi mi?

Kendini sına

1. Excel Tablosu ile normal bir hücre aralığı arasındaki en belirgin görsel fark nedir?

2. Bir veri aralığını tabloya dönüştürmek için hangi şerit sekmesi ve hangi düğme kullanılır?

3. Sıralama işlemi yapıldığında bir satırdaki farklı sütun bilgileri (ad, şehir, puan gibi) birbirinden ayrılır mı?

4. Filtre uyguladığınızda gizlenen satırlardaki veri silinir mi?

5. Tabloya uygulanan filtreyi kaldırmak için hangi menü seçeneği kullanılır?

Cevaplar

1. Tabloya dönüştürülen aralıkta şeritli renkli satırlar oluşur ve başlık satırında filtre okları belirir, normal aralıkta bunlar yoktur.

2. Ekle sekmesindeki Tablo düğmesi kullanılır.

3. Hayır, satırdaki tüm sütun bilgileri bir bütün olarak birlikte hareket eder, birbirinden ayrılmaz.

4. Hayır, veri silinmez; sadece görünümden gizlenir ve filtre temizlendiğinde geri gelir.

5. Başlık okuna tıklayıp açılan menüden ilgili sütun için "Filtreyi Temizle" seçeneği kullanılır.