Stok Yönetimi ve Siparişi Hazırlama

Ders 6/8. Önceki derste ürünlerini yayına almaya hazırlandın. Şimdi işin asıl sınavı başlıyor: ürün satılınca elinde gerçekten var mı, siparişi zamanında yollayabiliyor musun? Sonraki derste sipariş sonrasındaki süreçlere, yani teslimat ve müşteriyle iletişime geçeceğiz. Bu ders ikisinin arasındaki köprüdür.

Neden önemli?

Bir satıcı, evde yaptığı el yapımı sabunları Trendyol'da ve Hepsiburada'da satıyor olsun. Sabahleyin Trendyol'dan 3 sipariş geliyor. Öğlen Hepsiburada'dan 2 sipariş daha düşüyor. Rafta ise sadece 4 sabun var. Beşinci siparişi karşılayamıyor. Siparişi iptal etmek zorunda kalıyor, müşteri kızıyor, pazaryeri de bunu kaydediyor.

Pazaryerleri, satıcının siparişleri zamanında ve eksiksiz göndermesine önem verir. Sık iptal eden ya da geç kargolayan satıcı, mağaza puanında ve görünürlükte zarar görebilir. Kuralların ayrıntısı her pazaryerinde farklıdır ve zamanla değişir. Bu yüzden kendi satıcı panelindeki güncel kuralları mutlaka oku.

İyi haber şu: Bunun çözümü pahalı bir program değil. Düzenli bir çizelge ve birkaç alışkanlık yeterlidir.

Temel bilgi

Önce birkaç kavramı sadeleştirelim.

• Stok: Elindeki satılabilir ürün sayısıdır.
• Stok kodu (SKU): Her ürüne verdiğin kısa ve tekrar etmeyen isimdir. Örneğin SABUN-LAV-100 (lavantalı sabun, 100 gram). Aynı ürünü hangi pazaryerinde satarsan sat, kodu aynı tut. Karışıklığı bu önler.
• Güvenlik payı: Rafta 10 ürün varsa panelde 8 göstermendir. Sayım hatasına, hasarlı çıkan ürüne ya da geç güncellemeye karşı tampon olur.
• Asgari stok: Bu sayının altına düşünce yeniden ürün temin etme zamanının geldiğini gösteren eşiktir.
• Hazırlık süresi: Siparişin gelmesiyle kargoya verilmesi arasındaki süredir. Her pazaryeri kendi sürelerini belirler. Güncel süreyi panelinden kontrol et.

Aynı ürünü birden fazla yerde satmanın en büyük riski, bir yerde satılan ürünün diğer yerde hâlâ satışta görünmesidir. Buna çözüm iki türlüdür: elle güncelleme (küçük satıcı için yeterli) ya da pazaryerlerini bağlayan bir entegrasyon programı (ürün sayısı artınca düşünülür). Başlangıçta elle güncelleme ile başla.

Adım adım nasıl yapılır?

• Adım 1: Bir çizelge aç. Bilgisayarda tablo programı olur, defter de olur. Sütunlar şunlar olsun: stok kodu, ürün adı, raftaki adet, ayrılmış adet, satılabilir adet, asgari stok, not.
• Adım 2: Her ürüne bir stok kodu ver ve tüm pazaryerlerinde aynı kodu kullan. Kodu ürünün kutusuna ya da rafına da yaz.
• Adım 3: Rafı bir kez baştan say. Sayımı çizelgeye yaz. Bu ilk sayım, sonrasındaki her şeyin temelidir.
• Adım 4: Panellerde stok sayısını güvenlik payıyla gir. Örneğin raftaki 10 ürün için 8 yaz.
• Adım 5: Sipariş gelince hemen çizelgede "ayrılmış adet" sütununa ekle. Satılabilir adet = raftaki adet - ayrılmış adet olur. Ürünü kargoya verince raftaki adetten de düş.
• Adım 6: Her sipariş sonrası diğer pazaryerinin stok sayısını da güncelle. Bu işi "sipariş gelince hemen" alışkanlığına dönüştür.
• Adım 7: Günde iki sabit saat belirle (örneğin sabah ve akşam). Bu saatlerde panelleri aç, yeni sipariş var mı bak, stokları karşılaştır.
• Adım 8: Siparişi hazırlarken şu sırayı izle: sipariş bilgisini oku, ürünü rafından al, ürünün sağlam ve doğru olduğunu kontrol et, paketle, etiketi yapıştır, kargo firmasına teslim et. Teslim fişini sakla.
• Adım 9: Satılabilir adet asgari stoka inince ürünü "yeniden temin edilecek" diye işaretle. Tükenmeden önce harekete geç.
• Adım 10: Haftada bir, çizelgedeki sayıyla raftaki sayıyı karşılaştır. Fark varsa nedenini not al.

Örnek

Aşağıdaki örnek kurgusaldır.

Bir kadın, evinde ürettiği lavanta kokulu sabunları iki pazaryerinde satıyor. Çizelgesinde SABUN-LAV-100 kodlu ürün için raftaki adet 12. Asgari stok 4. Panellerde güvenlik payıyla 10 adet gösteriyor.

Sabah panelleri açtığında Trendyol'dan 2, Hepsiburada'dan 1 sipariş görüyor. Çizelgede ayrılmış adet sütununa 3 yazıyor. Satılabilir adet 9 oluyor. Hemen iki panelde de stok sayısını güncelliyor. Öğleden sonra siparişleri paketleyip kargoya veriyor ve raftaki adedi 12'den 9'a indiriyor.

Akşam çizelgede satılabilir adedin asgari stok sınırına yaklaştığını görüyor. Ertesi gün üretime başlamak için not düşüyor. Böylece ürün tükenmeden yeni parti hazır oluyor.

Sık yapılan hatalar

• Stoğu aklında tutmak: Beş ürünle bile karışabilir. Her şeyi yazıya dök.
• Farklı pazaryerlerinde farklı kodlar kullanmak: Hangi ürünün hangisi olduğunu sonradan bulmak zorlaşır.
• Satış sonrası diğer panelleri güncellemeyi unutmak: Aynı son ürünü iki kişiye satma riskini doğurur.
• Güvenlik payı bırakmamak: Hasarlı ya da yanlış sayılmış tek bir ürün bile iptale yol açabilir.
• Paketlemeden önce ürünü kontrol etmemek: Kırık, eksik ya da yanlış ürün gönderirsen iade ve olumsuz yorum gelebilir.

Bu hafta yapabileceğin 3 şey

• Bir stok çizelgesi kur ve en az 5 ürünü stok koduyla, güncel sayıyla içine gir. Hedef: iki gün içinde bitir.
• Rafını bir kez say ve çizelgeyle karşılaştır. Fark varsa nedenini bir cümleyle not et.
• Günde iki sabit panel kontrol saati belirle ve bu hafta boyunca en az 5 gün uy. Uyduğun günleri takvimine işaretle.

Not: Fatura kesme, vergi ve muhasebe konuları kişiye ve işe göre değişir. Bunlar için mutlaka bir mali müşavire danış.

Kendini sına

• 1) Stok kodu (SKU) ne işe yarar?
• 2) Güvenlik payı nedir? Bir örnek ver.
• 3) Bir pazaryerinde sipariş gelince başka hangi işi hemen yapmalısın?
• 4) Asgari stok neyi gösterir?
• 5) Az sayıda ürünle başlayan biri için en uygun stok takip yöntemi hangisidir?

Cevaplar

• 1) Her ürünü tek bir kısa kodla tanımlar. Pazaryerleri arasındaki karışıklığı önler.
• 2) Gerçek stoktan biraz az sayı göstermektir. Örneğin rafta 10 varsa 8 yazmak.
• 3) Çizelgede ayrılmış adedi güncellemeli ve diğer pazaryerinin stok sayısını da düzeltmelisin.
• 4) Yeniden ürün temin etme zamanının geldiğini gösteren alt sınırı.
• 5) Basit bir çizelge ile elle takip.