Excel Araç Kiti: Hazır Kontrol Listeleri, Formül Kalıpları ve Rapor Şablonu
Excel Araç Kiti: Masanızda Hemen Kullanacağınız Malzemeler
Bu derste yeni bir konu öğrenmiyoruz; kursta gördüklerinizi kopyalayıp kendi dosyanıza uyarlayacağınız hazır malzemelere dönüştürüyoruz. Dersi bitirdiğinizde elinizde bir kontrol listesi, formül kalıpları, rapor iskeleti, biçimlendirme kural seti ve boş bir şablon düzeni olacak.
1. Analiz Öncesi 10 Maddelik Veri Kontrol Listesi
Özet Tablo veya arama formülü kurmadan önce sırayla işaretleyin:
- Başlık satırı: Tek satır, her sütunun bir adı var, başlıklar benzersiz.
- Boş satır ve sütun: Tablonun ortasında boş satır yok.
- Birleşik hücre: Veri alanında birleşik hücre yok.
- Metin olarak kaydedilmiş sayılar: Hücre sol hizalı veya köşesinde yeşil üçgen varsa sayıya çevirin.
- Fazladan boşluk: Baştaki, sondaki ve çift boşlukları temizleyin (KIRP işlevi işinize yarar).
- Tekrar eden kayıtlar: Aynı sipariş veya kişi iki kez girilmiş mi, kontrol edin.
- Tarih biçimi: Tüm tarihler gerçek tarih, metin değil.
- Yazım tutarlılığı: "İstanbul", "istanbul" ve "İstanbul " gibi farklı yazımlar tek forma indirilmiş.
- Toplam satırı: Veri içinde ara toplam veya genel toplam satırı yok.
- Yedek: Temizliğe başlamadan önce dosyanın bir kopyasını aldınız.
2. Formül Kalıpları
Aşağıdaki kalıplarda hücre adreslerini ve aralıkları kendi dosyanıza göre değiştirin. Örnek senaryo: Sipariş tablosundaki müşteri kodundan, Müşteriler sayfasındaki müşteri adını getiriyoruz.
| Amaç | Kalıp | Uyarlarken dikkat |
|---|---|---|
| Hata yerine boş göster (DÜŞEYARA) | =EĞERHATA(DÜŞEYARA(A2;Müşteriler!A:C;2;YANLIŞ);"Kayıt yok") | Son bağımsız değişken YANLIŞ: tam eşleşme |
| Tam eşleşmeli XLOOKUP | =XLOOKUP(A2;Müşteriler!A:A;Müşteriler!B:B;;0) | Aranan sütun ile döndürülen sütun aynı uzunlukta olmalı |
| Bulunamayanda mesaj | =XLOOKUP(A2;Müşteriler!A:A;Müşteriler!B:B;"Kayıt yok";0) | Dördüncü bağımsız değişken bulunamayan durumun metnidir |
| İki ölçütlü arama | =XLOOKUP(1;(Fiyat!A:A=A2)*(Fiyat!B:B=B2);Fiyat!C:C;"Kayıt yok") | Ürün ve bölge gibi iki ölçütü çarpar; tam sütun yerine sınırlı aralık kullanmak hızlı çalışır |
Not: XLOOKUP, Excel'in eski sürümlerinde bulunmayabilir. Dosyayı paylaşacağınız kişilerin sürümünü önceden öğrenin; bulunmuyorsa DÜŞEYARA kalıbını tercih edin. Excel'inizin yerel dil ayarına göre işlev adları ve ayraç (; veya ,) değişebilir.
3. Özet Tablo Rapor İskeleti
| Alan | Örnek yerleşim (satış raporu) |
|---|---|
| Satırlar | Bölge, altına Satış Temsilcisi |
| Sütunlar | Ay veya Çeyrek (tarih gruplama ile) |
| Değerler | Tutar toplamı, sipariş adedi (say) |
| Filtre | Yıl veya Ürün Grubu |
| Dilimleyici önerisi | Bölge, Ürün Grubu, Müşteri Tipi (en fazla 3 tane) |
Kural: Dilimleyicileri tablonun sağına veya üstüne hizalı yerleştirin; her raporda 3'ten fazla dilimleyici sayfayı karıştırır.
4. Koşullu Biçimlendirme Kural Seti
- Vadesi geçenler: Formülle kural: =VE($E2<BUGÜN();$F2="Ödenmedi") → açık kırmızı dolgu, koyu kırmızı yazı.
- Hedefin altında kalanlar: Hücre değeri, hedef hücresinden küçükse → turuncu dolgu.
- Mükerrer kayıtlar: Hücre kurallarını vurgula → Yinelenen değerler → sarı dolgu.
Renk kullanım kuralları
- Bir sayfada en fazla 3 renk kullanın.
- Kırmızı yalnızca "acil / sorun" anlamına gelsin, yeşil "hedefte".
- Renk tek başına anlam taşımasın; yanına açıklayıcı bir sütun veya not koyun (renk körlüğü ve siyah-beyaz yazdırma için).
- Sayfanın köşesine küçük bir renk açıklaması ekleyin.
5. Makro Kaydetmeden Önce Kontrol Listesi
- Adımları önce kâğıda veya not defterine yazdım.
- Dosyanın yedeğini aldım.
- Makroyu, işlemin başladığı hücreyi sabitleyerek kaydedeceğim (gerekirse Göreli Başvuruları Kullan seçeneğini denedim).
- Makro adı boşluksuz ve anlaşılır: RaporTemizle gibi.
- Dosyayı makro içerebilen biçimde (.xlsm) kaydedeceğim.
- Test için önce kopya dosyada çalıştıracağım; makro işlemleri geri alınamaz.
Dosya adlandırma ve yedekleme düzeni
| Amaç | Örnek ad |
|---|---|
| Ham veri (dokunulmaz) | Satis_Ham_2026-09.xlsx |
| Çalışma dosyası | Satis_Rapor_2026-09_v02.xlsx |
| Makrolu sürüm | Satis_Rapor_2026-09_v02.xlsm |
| Yayın (gönderilen) | Satis_Rapor_2026-09_FINAL.pdf |
Tarihi yıl-ay-gün sırasıyla yazarsanız dosyalar klasörde kendiliğinden sıralanır.
Ders Çıktınız: Boş Rapor Hazırlama Şablonu
Yeni bir çalışma kitabı açın ve şu sayfaları oluşturun:
| Sayfa adı | İçeriği |
|---|---|
| Okubeni | Rapor adı, tarih, veri kaynağı, hazırlayan, sürüm notu |
| Ham_Veri | Sisteminizden alınan veri, hiç değiştirilmemiş |
| Temiz_Veri | Kontrol listesinden geçmiş, tablo olarak biçimlendirilmiş veri |
| Arama_Tablolari | DÜŞEYARA/XLOOKUP için kod-ad eşleştirme listeleri |
| Ozet | Özet Tablolar, dilimleyiciler ve grafik |
| Kontrol | 10 maddelik liste ve satır sayısı karşılaştırması |
Bu iskeleti bir kez hazırlayıp "Sablon" adıyla kaydedin; her yeni raporda kopyasını açarak başlayın.
Bu dersi kayıt olmadan izleyebilirsin. İlerlemeni kaydetmek, sertifika almak ve puan tablosuna girmek için ücretsiz üye ol: Kayıt Ol