Özet Tabloyu Geliştirmek: Gruplama, Dilimleyici ve Grafik

Süre tahmini: 14 dk. Seviye: Orta. Bu ders, kursun 3/8 dersidir.

Bu derste ne yapacağız?

Önceki derste satırları, sütunları ve değerleri sürükleyerek ilk Özet Tablonuzu kurmuştunuz. Bu derste aynı tabloyu bir rapora dönüştüreceksiniz. Tarihleri ay ve yıl olarak gruplayacak, değerleri yüzde olarak göstereceksiniz. Dilimleyici ve Zaman Çizelgesi ile tıklayarak filtreleyeceksiniz. Son olarak tablodan bir grafik üretecek ve veri değişince her şeyi güncelleyeceksiniz.

Ön koşul: Tarih, ürün, bölge ve tutar gibi sütunlar içeren bir satış listeniz olmalı. Bu liste üzerinde en az bir Özet Tablo oluşturmuş olmanız gerekir. Elinizde liste yoksa dersin mini görevindeki gibi 20-30 satırlık küçük bir liste yazabilirsiniz. Tarih sütunundaki değerlerin gerçekten tarih olması şarttır. Hücre sola yaslıysa büyük olasılıkla metindir.

Uyarı: Menü adları ve düğmelerin yeri Excel sürümüne göre değişebilir. Aşağıda anlatılan seçenekleri, sürümünüzde biraz farklı bir yerde ya da adla bulabilirsiniz.

Kavram

Özet Tabloyu bir mutfak tezgâhına benzetebilirsiniz. Ham veri, market poşetindeki malzemelerdir. İlk Özet Tablo, malzemeleri tezgâha dizmektir. Gruplama, malzemeleri kategorilere ayırmaktır. Yüzde gösterimi, pastanın hangi diliminin ne kadar büyük olduğunu söylemektir. Dilimleyici, tezgâhın üstündeki büyük ve renkli düğmelerdir. Bir düğmeye basınca yalnızca o malzemeler görünür kalır. Grafik ise tabağın sunumudur.

Bu araçların ortak noktası şudur: Ham veriye dokunmazsınız, yalnızca ona bakış biçimini değiştirirsiniz. Bu yüzden istediğiniz an geri dönebilirsiniz.

• Gruplama: Günlük tarihleri aya, çeyreğe veya yıla toplar. Sayıları da aralıklara ayırabilir. Örneğin 0-100, 100-200 gibi.
• Değerleri Şu Şekilde Göster: Toplamı değiştirmez. Aynı sayıyı yüzde olarak sunar.
• Dilimleyici: Görsel bir filtre panelidir. Seçili öğeler renkli, seçilmeyenler soluk görünür.
• Zaman Çizelgesi: Yalnızca tarih alanları için çalışan, kaydırma çubuklu bir filtredir.
• Özet Grafik: Özet Tabloya bağlı grafiktir. Tablo değişince grafik de değişir.

Adım adım uygulama

A) Tarihleri ay ve yıl olarak gruplama

• Adım 1: Özet Tablonuzun içinde herhangi bir hücreye tıklayın. Sağda Özet Tablo Alanları bölmesi açılır. Açılmazsa tabloya sağ tıklayıp Alan Listesini Göster seçeneğini kullanın.
• Adım 2: Tarih alanını Satırlar kutusuna sürükleyin. Excel sürümünüze göre tarihleri kendisi ay ve yıl olarak gruplamış olabilir. Gruplamışsa 3. adımı atlayabilirsiniz.
• Adım 3: Tarih sütunundaki herhangi bir tarihe sağ tıklayın ve Gruplandır seçeneğini seçin.
• Adım 4: Açılan pencerede Ay ve Yıl seçeneklerine tıklayarak ikisini de seçili yapın. Gün seçili kalmışsa üzerine tıklayıp seçimini kaldırın. Sonra Tamam düğmesine basın.
• Adım 5: Satırlarda artık yıllar ve altında aylar görünür. Yılın yanındaki küçük eksi veya artı işaretine tıklayarak aylara inip çıkabilirsiniz.
• Adım 6: Grup çözmek isterseniz gruplu bir tarihe sağ tıklayıp Grubu Çöz seçeneğini kullanın.

B) Değerleri yüzde olarak gösterme

• Adım 1: Değerler kutusundaki Toplam Tutar öğesine tıklayın ve Değer Alanı Ayarları seçeneğini seçin.
• Adım 2: Açılan pencerede Değerleri Şu Şekilde Göster sekmesine geçin.
• Adım 3: Açılır listeden Genel Toplamın Yüzdesi seçeneğini seçin. Her satırın toplam içindeki payını görürsünüz. Tamam düğmesine basın.
• Adım 4: Aynı tutar alanını Değerler kutusuna ikinci kez sürükleyin. Böylece tutarı da yüzdeyi de yan yana görürsünüz. İkinci alanın adını, hücresine tıklayıp Pay % olarak değiştirin.
• Adım 5: Aynı listede Ana Toplamın Yüzdesi ve Üst Öğenin Yüzdesi gibi başka seçenekler de bulunur. Örneğin ayların, kendi yıllarının içindeki payını görmek için üst öğe yüzdesini deneyin. Adlar sürüme göre biraz farklı olabilir.

C) Dilimleyici ekleme

• Adım 1: Tablonun içine tıklayın. Şeritte Özet Tablo Analizi sekmesine geçin. Bu sekme, tabloya tıkladığınızda görünür.
• Adım 2: Dilimleyici Ekle düğmesine basın.
• Adım 3: Açılan pencerede Bölge ve Ürün kutularını işaretleyin, Tamam deyin.
• Adım 4: Ekranda iki pano belirir. Bir bölgeye tıkladığınızda tablo yalnızca o bölgeyi gösterir. Birden fazla seçmek için Ctrl tuşuna basılı tutarak tıklayın. Seçimi temizlemek için panonun sağ üstündeki, üzerinde çarpı olan filtre simgesine tıklayın.
• Adım 5: Panoyu sürükleyerek tablonun yanına yerleştirin. Panoya tıklayınca şeritte açılan Dilimleyici sekmesinden renk ve sütun sayısını değiştirebilirsiniz.

D) Zaman Çizelgesi ekleme

• Adım 1: Özet Tablo Analizi sekmesinde Zaman Çizelgesi Ekle düğmesine basın.
• Adım 2: Tarih kutusunu işaretleyip Tamam deyin.
• Adım 3: Zaman Çizelgesinin sağ üstündeki zaman düzeyi listesinden Aylar veya Çeyrekler seçeneğini seçin.
• Adım 4: Aylardan birine tıklayın veya fareyle birkaç ayı sürükleyerek seçin. Tablo yalnızca o dönemi gösterir.

E) Dilimleyiciyi birden çok tabloya bağlama

• Adım 1: Aynı veriden ikinci bir Özet Tablo oluşturun. Örneğin ürün bazlı bir tablo.
• Adım 2: Dilimleyiciye sağ tıklayın ve Rapor Bağlantıları seçeneğini seçin. Sürümünüzde bu seçenek Bağlantıları Bildir adıyla da geçebilir.
• Adım 3: Listeden her iki tabloyu da işaretleyin ve Tamam deyin. Artık tek bir tıklama iki tabloyu birden filtreler.

F) Özet Tablodan grafik oluşturma

• Adım 1: Tablonun içine tıklayın. Özet Tablo Analizi sekmesinde Özet Grafik düğmesine basın.
• Adım 2: Tür olarak sütun grafiğini seçin, Tamam deyin. Zamana göre karşılaştırma için sütun veya çizgi, paylar için pasta grafiği uygundur. Pasta grafik, çok sayıda dilim varken okunmaz hâle gelir.
• Adım 3: Grafiğin üzerindeki alan düğmeleriyle grafiği doğrudan filtreleyebilirsiniz. Dilimleyicileri kullandığınızda grafik de anında değişir.
• Adım 4: Grafik başlığına tıklayıp anlamlı bir ad yazın. Örneğin Aylara Göre Satış Tutarı.

G) Veri değişince yenileme

• Adım 1: Ham veriye yeni satırlar ekleyin veya bir tutarı değiştirin.
• Adım 2: Özet Tabloya dönün, içine tıklayın ve Özet Tablo Analizi sekmesinde Yenile düğmesine basın. Klavyeden Alt + F5 kısayolu da aynı işi yapar.
• Adım 3: Birden çok tablonuz varsa Yenile düğmesinin altındaki oka tıklayıp Tümünü Yenile seçeneğini kullanın.
• Adım 4: Yeni satırlar tabloya yansımıyorsa kaynak aralığı dardır. Veri Kaynağını Değiştir seçeneğiyle aralığı genişletin. Kalıcı çözüm, ham veriyi baştan bir Excel Tablosuna çevirmektir. Verinin içine tıklayıp Ctrl + T tuşlarına basın. Tablo büyüdükçe kaynak aralığı da kendiliğinden büyür.

Sık karşılaşılan sorunlar

Mini görev

Aşağıdaki işi kendi başınıza yapın. Veri listeniz yoksa Tarih, Bölge, Ürün ve Tutar başlıklı, en az 24 satırlık ve iki farklı yılı kapsayan küçük bir liste yazın.

• Ham veriyi Ctrl + T ile Excel Tablosuna çevirin.
• Tarihleri Satırlar alanına koyup ay ve yıl olarak gruplayın.
• Tutarı iki kez Değerler alanına koyun. Birincisi toplam, ikincisi Genel Toplamın Yüzdesi olsun.
• Bölge için bir Dilimleyici, tarih için bir Zaman Çizelgesi ekleyin.
• Bir sütun Özet Grafik oluşturup başlığını değiştirin.
• Ham veriye üç yeni satır ekleyin ve Yenile düğmesiyle tablonun ve grafiğin güncellendiğini görün.

Kontrol listesi

• Tarihler yıl ve ay olarak gruplandı mı?
• Yüzde sütununun toplamı yüzde yüz gösteriyor mu?
• Bölge Dilimleyicisi hem tabloyu hem grafiği filtreliyor mu?
• Zaman Çizelgesiyle belirli bir dönemi seçebiliyor musunuz?
• Yeni satırlar yenilemeden sonra görünüyor mu?

Bir sonraki derste, iki ayrı listeyi ortak bir sütun üzerinden eşleştirmek için DÜŞEYARA ve XLOOKUP işlevlerini öğreneceksiniz. Bu dersteki Özet Tablo raporunuzu o derste bulacağınız verilerle zenginleştirmek mümkün olacak. Bu yüzden dosyanızı silmeyin.

Kendini sına

• Soru 1: Günlük tarihleri aylara ve yıllara toplamak için hangi komutu kullanırsınız?
• Soru 2: Bir değerin toplam içindeki payını göstermek için hangi pencerede hangi sekmeyi kullanırsınız?
• Soru 3: Dilimleyici ile Zaman Çizelgesi arasındaki temel fark nedir?
• Soru 4: Ham veriye yeni satır ekledikten sonra Özet Tabloda değişiklik görünmüyorsa ilk ne yaparsınız?
• Soru 5: Tek bir Dilimleyicinin iki Özet Tabloyu birden filtrelemesi için ne yapmalısınız?

Cevaplar

• Cevap 1: Tarihe sağ tıklayıp Gruplandır seçeneğini seçersiniz. Açılan pencerede Ay ve Yıl işaretlenir.
• Cevap 2: Değerler kutusundaki alana tıklayıp Değer Alanı Ayarları penceresini açarsınız. Değerleri Şu Şekilde Göster sekmesinden Genel Toplamın Yüzdesi seçilir.
• Cevap 3: Dilimleyici herhangi bir alan için (bölge, ürün gibi) kullanılabilir. Zaman Çizelgesi yalnızca tarih alanları içindir ve kaydırma çubuğuyla dönem seçtirir.
• Cevap 4: Özet Tablo Analizi sekmesindeki Yenile düğmesine basarsınız. Yine de görünmezse kaynak aralığını kontrol edip Veri Kaynağını Değiştir ile genişletirsiniz.
• Cevap 5: Dilimleyiciye sağ tıklayıp Rapor Bağlantıları penceresinde her iki tabloyu da işaretlersiniz. Bu tabloların aynı veri kaynağından oluşturulmuş olması gerekir.