Veriyi Analize Hazırlamak: Tablo Düzeni ve Temizlik

Merhaba, hoş geldiniz! Bu kursta Excel'i ofis işlerinin ötesine taşıyıp gerçek bir analiz aracı gibi kullanmayı öğreneceğiz. Sekiz dersin ilki, her şeyin temelini oluşturan konuya ayrılmış: verinin düzeni. Tahmini süre: 12 dk. Arayüz Excel sürümüne ve dil ayarına göre küçük farklılıklar gösterebilir; menü adları burada Türkçe arayüze göre verilmiştir.

Bu derste ne yapacağız?

Özet Tablo, DÜŞEYARA ve XLOOKUP gibi araçlar, verinin düzenli olmasını şart koşar. Bu derste dağınık bir listeyi analize hazır hâle getireceğiz. Şunları öğreneceksiniz:

• İyi bir veri tablosunun kurallarını.
• Listeyi Excel Tablosu biçimine dönüştürmeyi.
• Boş satırları bulup temizlemeyi.
• Birleştirilmiş hücreleri çözmeyi.
• Fazla boşlukları ve görünmez karakterleri temizlemeyi.

Ön koşul: Excel'de hücre seçmek, veri girmek ve basit bir formül yazmak gibi temel işlemleri bilmeniz yeterlidir. Uygulama için içinde satış, müşteri ya da stok gibi 15-20 satırlık herhangi bir liste kullanabilirsiniz. Elinizde yoksa kendiniz örnek bir liste yazın.

Kavram

Bir mutfak düşünün. Malzemeler etiketli kavanozlarda, her kavanoz aynı rafta ve aynı düzendeyse yemeği hızlıca yaparsınız. Malzemeler çuvala karışmışsa en basit tarif bile saatler alır. Excel'deki Özet Tablo ve arama formülleri de aynı şekilde çalışır. Onlar çok hızlı bir aşçıdır ama malzemenin düzenli durmasını isterler.

Düzenli bir veri tablosunun beş temel kuralı vardır:

• Tek başlık satırı: Tablonun en üstünde, her sütun için bir başlık bulunur. Başlıklar benzersiz olmalıdır. İki sütuna da Tarih demeyin.
• Her satır bir kayıttır: Bir satış, bir müşteri ya da bir sipariş gibi. Aynı satırda iki ayrı kaydı birleştirmeyin.
• Her sütun tek tür veri içerir: Tarih sütununda yalnız tarih, tutar sütununda yalnız sayı olur. Tutarın yanına metin olarak TL yazmayın; bunun için sayı biçimini kullanın.
• Boş satır ve boş sütun yoktur: Excel bir boşluk görünce verinin bittiğini sanabilir ve tabloyu yarıda keser.
• Birleştirilmiş hücre yoktur: Birleştirme görünüm içindir; analiz araçları ise bunu anlamaz.

Bir de gözle görülmeyen sorun vardır: fazla boşluklar. Ankara ile Ankara (sonunda bir boşluk) sizin gözünüze aynı görünür. Excel için ise bunlar iki farklı şehirdir. Özet Tablo bunları ayrı satırlarda gösterir, DÜŞEYARA da eşleşme bulamaz ve hata verir.

Adım adım uygulama

Aşağıdaki adımları sırayla izleyin. Önce çalışmanızın bir kopyasını kaydetmeniz iyi bir alışkanlıktır: Dosya menüsünden Farklı Kaydet'i seçip adın sonuna _temiz ekleyin.

A. Boş satırları temizleme

• Adım 1: Verinin içindeki herhangi bir hücreye tıklayın ve klavyeden Ctrl+A tuşlarına basarak tüm veriyi seçin.
• Adım 2: Klavyeden Ctrl+G tuşlarına basın. Açılan pencerede alttaki Özel düğmesine tıklayın.
• Adım 3: Listeden Boşluklar seçeneğini işaretleyip Tamam'a basın. Yalnızca boş hücreler seçili kalır.
• Adım 4: Boş hücrelerden biri seçiliyken Giriş sekmesinde Sil düğmesinin yanındaki küçük oka tıklayın ve Sayfa Satırlarını Sil'i seçin.

Dikkat: Bu yöntem, satırın yalnızca bir hücresi boşsa o satırın tamamını siler. Yani bilgi içeren satırlar da gidebilir. Bu yüzden önce yalnızca tamamen boş satırlar için uygulayın. Bazı satırların yalnız bir hücresi boşsa, o hücreyi doğru bilgiyle doldurun.

B. Birleştirilmiş hücreleri çözme

• Adım 5: Birleştirilmiş hücrelerin bulunduğu sütunu seçin. Sütun harfine tıklamanız yeterlidir.
• Adım 6: Giriş sekmesinde Birleştir ve Ortala düğmesinin yanındaki küçük oka tıklayın, açılan menüden Hücreleri Çöz'ü seçin.
• Adım 7: Çözme işleminden sonra yalnızca ilk hücre dolu kalır, altındakiler boşalır. Sütun hâlâ seçiliyken Ctrl+G, ardından Özel ve Boşluklar yolunu izleyin.
• Adım 8: Boş hücreler seçiliyken klavyeden eşittir (=) tuşuna basın, yukarı ok tuşuna bir kez basın ve Ctrl+Enter'a birlikte basın. Böylece her boş hücre, hemen üstündeki değerle dolar.
• Adım 9: Sütunu yeniden seçip Ctrl+C ile kopyalayın. Ardından Yapıştır düğmesinin altındaki oka tıklayıp Özel Yapıştır'da Değerler'i seçin. Formüller kalıcı değerlere dönüşür.

Başlık için birleştirme yapmak istemiştiniz diye üzülmeyin. Görünüm için Hücreleri Biçimlendir penceresinde Hizalama sekmesinden Yatay kutusunu Seçimin Ortasına yapabilirsiniz. Hücreler birleşmez ama yazı ortalanır.

C. Fazla boşlukları temizleme

• Adım 10: Verinin yanındaki ilk boş sütunun ilk satırına geçici bir formül yazın. Örneğin metin A2 hücresindeyse şunu yazın: =KIRP(A2). KIRP işlevi baştaki ve sondaki boşlukları siler, kelimeler arasındaki birden fazla boşluğu ise tek boşluğa indirir.
• Adım 11: Formülü sütunun sonuna kadar aşağı çekin. Hücrenin sağ alt köşesindeki küçük kareye çift tıklamanız yeterlidir.
• Adım 12: Web'den ya da başka bir programdan gelen verilerde bölünmez boşluk denen görünmez bir karakter olabilir. KIRP bunu silemez. Böyle bir durumda şu formülü kullanın: =KIRP(YERİNEKOY(A2;DAMGA(160);" ")). Yazdığınız formül, önce bu karakteri normal boşlukla değiştirir, sonra KIRP ile temizler.
• Adım 13: Yazdırılamayan karakterler için =TEMİZLE(A2) işlevini de kullanabilirsiniz.
• Adım 14: Temiz sütunu kopyalayıp asıl sütunun üzerine Özel Yapıştır ve Değerler ile yapıştırın. Ardından geçici sütunu silin.

Sayı gibi görünen ama hücrenin sol tarafına yaslanan değerler metin olarak saklanmış olabilir. Hücrenin yanındaki uyarı simgesine tıklayıp Sayıya Dönüştür'ü seçin.

D. Listeyi Excel Tablosuna dönüştürme

• Adım 15: Verinin içindeki herhangi bir hücreye tıklayın. Ekle sekmesinde Tablo düğmesine tıklayın ya da Ctrl+T tuşlarına basın.
• Adım 16: Açılan pencerede Excel veri aralığını otomatik seçer. Tablomda üst bilgi var kutusunun işaretli olduğunu kontrol edip Tamam'a basın.
• Adım 17: Tablo seçiliyken beliren Tablo Tasarımı sekmesine geçin. Sol baştaki Tablo Adı kutusuna anlamlı bir ad yazın, örneğin Satislar. Boşluk kullanmayın.
• Adım 18: Aynı sekmede Yinelenenleri Kaldır düğmesiyle çift kayıtları temizleyebilirsiniz. Önce hangi sütunlara bakılacağını dikkatle işaretleyin.

Tabloya dönüştürmenin faydası büyüktür. Alta yeni satır eklediğinizde tablo kendiliğinden genişler. Özet Tablo ve formüller bu genişlemeyi otomatik izler. Başlıklar kaydırırken sütun harflerinin yerini alır. Formüllerde de A2:A500 yerine Satislar[Tutar] gibi okunabilir adlar görürsünüz.

Sık karşılaşılan sorunlar

Mini görev

Kendi bilgisayarınızda yeni bir Excel dosyası açın ve aşağıdaki gibi bilerek dağınık bir liste hazırlayın: Tarih, Şehir, Ürün ve Tutar sütunları olsun. En az 15 satır yazın. Şehir sütununda bazı hücrelerin sonuna boşluk koyun. İki satır arasında bir boş satır bırakın. Şehir sütununda aynı şehri gösteren üç hücreyi birleştirin. Sonra bu dersteki adımlarla listeyi temizleyin.

• Boş satır kalmadı.
• Birleştirilmiş hücre kalmadı, her satırda şehir adı var.
• Fazla boşluklar temizlendi; Ankara ve Ankara aynı değer sayılıyor.
• Tutar sütunundaki değerler sağa yaslı, yani sayı olarak tanınıyor.
• Liste Excel Tablosuna dönüştürüldü ve adı Satislar oldu.
• Tablonun altına yeni bir satır yazdığınızda tablo kendiliğinden genişledi.

Kendini sına

• Soru 1: Düzenli bir veri tablosunda başlık satırı için hangi iki kural geçerlidir?
• Soru 2: Birleştirilmiş hücreler neden analiz için sorun çıkarır?
• Soru 3: KIRP işlevi ne yapar ve hangi durumda yetersiz kalır?
• Soru 4: Ctrl+T ile Excel Tablosu oluşturmanın iki faydasını yazın.
• Soru 5: Hücreleri çözdükten sonra boşalan hücreleri doldurmak için hangi kısayol ve yöntem kullanılır?

Cevaplar

• Cevap 1: Tabloda tek bir başlık satırı bulunmalı ve her başlık benzersiz olmalıdır.
• Cevap 2: Birleştirme, yalnız ilk hücrede değer bırakır; diğer hücreler boş kalır. Özet Tablo ve filtreler bu boşlukları eksik veri olarak görür.
• Cevap 3: KIRP, baştaki ve sondaki boşlukları siler, kelimeler arasındaki fazla boşlukları teke indirir. Bölünmez boşluk (kod 160) gibi özel karakterlerde yetersiz kalır; orada YERİNEKOY ve DAMGA(160) gerekir.
• Cevap 4: Yeni satırlar eklenince tablo kendiliğinden genişler ve Özet Tablo ile formüller bunu izler. Ayrıca formüllerde sütun adlarıyla okunaklı gösterim kullanılabilir.
• Cevap 5: Sütunu seçip Ctrl+G ile Özel ve Boşluklar'ı seçin. Eşittir (=) yazıp yukarı ok tuşuna basın ve Ctrl+Enter ile tüm boşlukları doldurun. Sonra sonucu Özel Yapıştır ve Değerler ile kalıcı hâle getirin.

Bir sonraki derste bu temiz tablodan ilk Özet Tablonuzu oluşturacağız. Bugünkü düzen çalışmasının karşılığını orada göreceksiniz.