Özet Tablo (Pivot) Temelleri: İlk Özetinizi Oluşturun

Bu derste ne yapacağız?

Bu derste ham bir satış listesinden Özet Tablo (İngilizce arayüzde PivotTable) oluşturmayı öğreneceksiniz. Alanları Satırlar, Sütunlar, Değerler ve Filtreler bölgelerine sürükleyecek, ardından toplam, say ve ortalama gibi özetleme yöntemlerini deneyeceksiniz. Ders sonunda birkaç yüz satırlık bir listeyi saniyeler içinde okunaklı bir rapora dönüştürebileceksiniz.

Ön koşul: Excel'de hücre seçmeyi, sekmeler arasında gezinmeyi ve temel toplama işlemlerini biliyor olmanız yeterlidir. Önceki derste (1/8) çalışmaya başlamadan önce verinin düzenli olmasının neden önemli olduğunu konuştuk; bu derste o düzenli veriyi kullanacağız. Elinizde şu sütunlara sahip bir liste olsun: Tarih, Bölge, Ürün, Satış Temsilcisi, Adet, Tutar. Yoksa on ila yirmi satırlık kendi örnek listenizi yazabilirsiniz.

Not: Menü adları ve düğmelerin yeri Excel sürümüne göre biraz değişebilir. Aşağıda anlattığım adlar Türkçe arayüze göredir; sizinkinde küçük farklar görürseniz aynı simgeyi veya benzer adı arayın.

Kavram

Özet Tablo, bir veri listesine dışarıdan bakan esnek bir rapor penceresidir. Günlük hayattan bir benzetme yapalım: Bir market fişleri kutusu düşünün. Kutuda yüzlerce fiş var ve siz "Bu ay en çok hangi kategoriye harcadım?" diye soruyorsunuz. Fişleri tek tek toplamak yerine kategorilere göre yığınlara ayırır, her yığının toplamını yazarsınız. Özet Tablo bu ayırma ve toplama işini sizin yerinize, sürükle-bırak ile yapar.

Önemli nokta şudur: Özet Tablo ham verinizi değiştirmez. Veri olduğu yerde kalır, özet ayrı bir yerde yaşar. Bu yüzden istediğiniz kadar deneme yapabilirsiniz; en kötü ihtimalle alanları geri sürükler, baştan başlarsınız.

Dört bölgeyi şöyle düşünün:

• Satırlar: Tablonun sol tarafında alt alta dizilecek başlıklar. Örneğin her bölge ayrı bir satır olur.
• Sütunlar: Üst tarafta yan yana dizilecek başlıklar. Örneğin her ürün ayrı bir sütun olur.
• Değerler: Hesaplanacak sayılar. Örneğin Tutar alanının toplamı.
• Filtreler: Tüm tabloyu daraltan üst süzgeç. Örneğin yalnızca belirli bir satış temsilcisini görmek.

Satır ve sütunlar bir satranç tahtasının kenarları gibidir; kesiştikleri kareye ise hesaplanan değer yazılır.

Adım adım uygulama

Aşağıdaki adımları sırayla uygulayın.

• Adım 1 – Veriyi kontrol edin: Listenizin içinde herhangi bir hücreye bir kez tıklayın. Listede tamamen boş satır veya sütun olmamalı; her sütunun en üstünde benzersiz bir başlık bulunmalı. Birleştirilmiş hücre varsa önce bunları çözün.
• Adım 2 – Özet Tabloyu ekleyin: Üstteki şeritte Ekle sekmesine tıklayın. Sol tarafta Özet Tablo düğmesini bulun ve tıklayın. Açılan küçük menüde Tablo/Aralıktan seçeneğini seçin.
• Adım 3 – Pencereyi doldurun: Ekrana bir pencere gelir. Tablo/Aralık kutusunda listenizin adresi otomatik yazılmış olmalı (örneğin A1:F250 gibi). Yanlışsa kutuya tıklayıp listeyi fareyle yeniden seçin. Altta Yeni Çalışma Sayfası seçeneğinin işaretli olduğunu görün ve Tamam düğmesine basın.
• Adım 4 – Yeni sayfayı tanıyın: Excel yeni bir sayfa açar. Sol tarafta boş, soluk renkli bir kutu göreceksiniz; sağ tarafta ise Özet Tablo Alanları adlı bir bölme vardır. Bölmenin üst yarısında sütun başlıklarınız (Tarih, Bölge, Ürün…), alt yarısında dört kutu (Filtreler, Sütunlar, Satırlar, Değerler) bulunur. Bölme görünmüyorsa özet tablonun içindeki bir hücreye tıklayın.
• Adım 5 – Satırı belirleyin: Üst yarıdaki Bölge alanını fareyle basılı tutup alttaki Satırlar kutusuna bırakın. Sol tarafta bölgelerinizin benzersiz listesi belirir.
• Adım 6 – Değeri belirleyin: Şimdi Tutar alanını sürükleyip Değerler kutusuna bırakın. Her bölgenin yanında bir toplam görürsünüz. Kutuda alanın adı "Toplam Tutar" gibi görünür. Sayılar yerine tarih gibi başka bir şey görürseniz alan adını yanlış seçmiş olabilirsiniz.
• Adım 7 – Sütun ekleyin: Ürün alanını Sütunlar kutusuna sürükleyin. Tablo artık iki yönlü olur: satırda bölgeler, sütunda ürünler, kesişimde tutarlar. En sağda ve en altta Genel Toplam otomatik gelir.
• Adım 8 – Filtre ekleyin: Satış Temsilcisi alanını Filtreler kutusuna bırakın. Tablonun üstünde "Satış Temsilcisi (Tümü)" yazan bir satır çıkar. Yanındaki küçük oka tıklayın, bir isim seçip Tamam deyin. Tablo yalnızca o kişinin satışlarını gösterir. Tümünü geri getirmek için aynı oka tıklayıp (Tümü) seçeneğini işaretleyin.
• Adım 9 – Özetleme yöntemini değiştirin: Değerler kutusundaki Toplam Tutar öğesine tıklayın ve açılan menüden Değer Alanı Ayarları'nı seçin. Pencerede Değeri şu şekilde özetle başlıklı listede Toplam, Say, Ortalama, Maks ve Min gibi seçenekler vardır. Ortalama'yı seçip Tamam'a basın; artık her kesişimde ortalama satış tutarını görürsünüz. Say ise kaç satır (işlem) olduğunu gösterir.
• Adım 10 – Sayı biçimini düzeltin: Aynı pencerede sol alttaki Sayı Biçimi düğmesine tıklayın, Sayı kategorisini seçin, Binlik ayracı kullan kutusunu işaretleyin ve Tamam deyin. Rakamlar okunaklı hale gelir.
• Adım 11 – Alanı kaldırma ve değiştirme: Bir alanı kutudan tekrar tablonun dışına sürüklerseniz kaldırılır. Bir alanı bir kutudan diğerine sürükleyerek yerini değiştirebilirsiniz; örneğin Bölge'yi Sütunlar'a, Ürün'ü Satırlar'a alarak tabloyu çevirin. Deneme yapmaktan çekinmeyin.
• Adım 12 – Veri değişince yenileyin: Ham listeye yeni satır eklediğinizde özet kendiliğinden güncellenmez. Özet tablonun içine tıklayın, şeritte beliren Özet Tablo Çözümle sekmesine gidin ve Yenile düğmesine basın. Yeni satırlar listenin bitişiğine eklendiyse çoğu durumda aralık da genişler; genişlemezse Veri Kaynağını Değiştir ile aralığı yeniden seçin.

Sık karşılaşılan sorunlar

Mini görev

Elinizdeki satış listesiyle aşağıdaki raporu kendi başınıza hazırlayın: "Her satış temsilcisinin ürün bazında toplam tutarı ve her bölgenin ortalama işlem tutarı."

• Yeni bir çalışma sayfasında Özet Tablo oluşturdum.
• Satırlara Satış Temsilcisi, sütunlara Ürün, değerlere Tutar koydum.
• Bölge alanını Filtreler kutusuna alıp tek bir bölge seçtim.
• Tutarın özetleme yöntemini bir kez Ortalama, bir kez Say yaptım ve farkı gözlemledim.
• Sayılara binlik ayracı verdim.
• Ham listeye bir satır ekleyip Yenile ile özetin güncellendiğini gördüm.

Sonraki derste (3/8) bu ilk özetinizi daha ileri düzeye taşıyacak, biçimlendirme ve daha esnek düzenleme seçeneklerine bakacağız. O yüzden bu dersteki tabloyu silmeyin; üzerinde çalışmaya devam edeceğiz.

Kendini sına

• 1. Özet Tablo eklemek için hangi sekmeye ve hangi düğmeye tıklarsınız?
• 2. Satırlar ve Sütunlar kutularının farkı nedir?
• 3. Hesaplanacak sayısal alanı hangi kutuya bırakırsınız?
• 4. Değerlerin özetleme yöntemini (Toplam, Say, Ortalama) nereden değiştirirsiniz?
• 5. Ham veriye yeni satır ekledikten sonra özet neden güncellenmeyebilir ve ne yapmalısınız?

Cevaplar

• 1. Ekle sekmesindeki Özet Tablo düğmesine, ardından Tablo/Aralıktan seçeneğine tıklarsınız.
• 2. Satırlar başlıkları tablonun solunda alt alta, Sütunlar ise üstte yan yana dizer. Değerler bu ikisinin kesişiminde hesaplanır.
• 3. Değerler kutusuna.
• 4. Değerler kutusundaki alana tıklayıp Değer Alanı Ayarları'nı açarak, Değeri şu şekilde özetle listesinden.
• 5. Özet, ham veriyle otomatik eşlenmez. Özet Tablo Çözümle sekmesindeki Yenile düğmesine basmalısınız; aralık genişlemediyse Veri Kaynağını Değiştir ile yeniden seçmelisiniz.