Elde Tutma ve Çıkış Görüşmesi Araç Kiti: Hazır Şablonlar, Kontrol Listeleri ve Cümle Kalıpları
Bu ders bir araç kitidir: altı şablonu okuyup doğrudan kendi ekibinize uyarlayabilirsiniz. Her aracın yanında ne zaman kullanılacağı ve kısa bir örnek yer alır. Örneklerdeki kişiler ve durumlar kurgusaldır.
1. Kal Görüşmesi: 30 dakikalık bire bir akış
Ne zaman: Kişi istifa etmeden önce; yüksek performanslı veya riskli görülen çalışanlarla üç ayda bir. Nasıl: Takvime “gelişim sohbeti” adıyla koyun, bu bir performans değerlendirmesi değildir.
| Dakika | Bölüm | Örnek soru kalıbı |
|---|---|---|
| 0-5 | Zemin | “Bugün not almak için buradayım, amacım seni dinlemek. Değerlendirme yapmıyorum.” |
| 5-15 | İş ve enerji | “Son üç ayda seni en çok ne heyecanlandırdı? Hangi iş enerjini tüketiyor?” |
| 15-20 | Gelişim | “Bir yıl sonra nerede olmak istersin? Bunun için eksik olan ne?” |
| 20-25 | Yönetici ve ekip | “Benden daha fazla ya da daha az ne görmek istersin?” |
| 25-30 | Somut söz | “Önümüzdeki 30 günde senin için neyi değiştirebilirim?” |
Kapanış kuralı
- Görüşmeyi tek bir yazılı aksiyonla bitirin ve tarihini söyleyin.
- Verilemeyecek sözü vermeyin; “bunu araştırıp Cuma’ya kadar dönüyorum” demek yeterlidir.
- Notları gizli tutun, yalnızca kendi planınıza işleyin.
2. Yöneticiler için aylık bağlılık nabız kontrol listesi
Ne zaman: Her ayın son haftası, ekip üyesi başına yaklaşık 10 dakika. Her madde için Evet / Hayır işaretleyin.
- Bu ay bu kişiye somut bir işi için teşekkür ettim mi?
- Hedefleri ve öncelikleri güncel ve net mi?
- Son bir ayda onunla iş dışında da kısa bir sohbet ettim mi?
- Gelişim isteğini (eğitim, proje, rol) biliyorum mu?
- İş yükü sürdürülebilir görünüyor mu?
- Davranışında değişiklik var mı? Örnek: toplantılarda sessizleşme, fikir vermeyi bırakma, sık izin veya geç kalma.
Karar kuralı: Bir “Hayır” bile varsa iki hafta içinde kısa bir görüşme planlayın. Üç veya daha fazla “Hayır” varsa Kal Görüşmesi ve elde tutma planı devreye girsin.
3. Kişiye özel elde tutma planı tablosu
Ne zaman: Kaybı işe en çok zarar verecek çalışanlar için, yılda en az iki kez gözden geçirin. Herkese aynı ödülü vermek yerine kişinin değer verdiği şeye bakın.
| Çalışan | Motivasyon kaynağı | Risk düzeyi | Aksiyon | Sorumlu | Tarih |
|---|---|---|---|---|---|
| Satış uzmanı A (örnek) | Öğrenme ve gelişim | Orta | Sertifika programına kayıt, yeni müşteri projesinde liderlik | Satış müdürü | Ay sonu |
| Mühendis B (örnek) | Esneklik ve özerklik | Yüksek | Haftada 1 gün uzaktan çalışma denemesi, öncelik konusunda söz hakkı | Birim yöneticisi + İK | 15 gün içinde |
Risk düzeyi nasıl belirlenir?
- Düşük: Nabız listesinde “Hayır” yok.
- Orta: Bir veya iki “Hayır” var, çalışan açıkça memnuniyetsizlik dile getirmedi.
- Yüksek: Erken uyarı sinyali görülüyor veya çalışan başka bir fırsattan söz etti.
4. Çıkış görüşmesi kayıt formu ve neden kategorileme tablosu
Ne zaman: Görüşmeden hemen sonra, hafıza tazeyken doldurun. Çalışanın sözünü yorumlamadan, kendi ifadesiyle yazın.
| Alan | Nasıl doldurulur (örnek) |
|---|---|
| Görüşme tarihi / görüşmeyi yapan | İK, çalışanın yöneticisi dışında biri |
| Görev ve kıdem aralığı | Müşteri temsilcisi, 2-3 yıl |
| Tetikleyici olay | “Terfi listesinde adım geçmedi ve nedenini kimse anlatmadı.” |
| Kalmasını sağlayabilecek şey | “Net bir kariyer yol haritası.” |
| Şirkete öneri | Terfi kriterleri yazılı paylaşılsın |
| Geri dönüşe açık mı? | Evet / Hayır / Belirsiz |
| Ana kategori | Alt neden örnekleri |
|---|---|
| Yönetici ilişkisi | Geri bildirim eksikliği, güven sorunu |
| Kariyer ve gelişim | Terfi belirsizliği, öğrenme fırsatı yok |
| Ücret ve yan haklar | Piyasa ile fark, yan hak beklentisi |
| İş yükü ve çalışma düzeni | Fazla mesai, vardiya düzeni, esneklik |
| Kültür ve ekip | Değer görmeme, iletişim tarzı |
| Kişisel nedenler | Taşınma, sağlık, aile |
Her kayıtta tek bir ana kategori seçin, alt nedeni not olarak ekleyin. Böylece birkaç ay sonra tek tek hikâyeler yerine örüntüleri görürsünüz.
5. Veda ve iletişimi açık bırakma cümle kalıpları
- “Bu ekibe kattığın her şey için teşekkür ederim. Yeni yolunda başarılar dilerim.”
- “Ayrılma kararına saygı duyuyorum. Devir sürecini birlikte rahat yürütelim.”
- “Kapımız her zaman açık. İleride tekrar çalışmak istersen bana doğrudan yazabilirsin.”
- “İstersen LinkedIn’de bağlantıda kalalım. Referans gerekirse memnuniyetle destek olurum.”
- “Paylaştığın geri bildirimler bizim için çok değerliydi, üzerinde çalışacağız.”
Kaçının: “Bizi zor durumda bıraktın”, “Emin misin, pişman olursun” gibi suçluluk yaratan cümleler. Böyle ayrılık, hem geri dönüşü hem de olumlu tavsiyeyi kapatır.
6. Üst yönetim için tek sayfalık özet formatı
Ne zaman: Üç ayda bir. Bölümlerin her biri 3-4 satırı geçmesin.
| Bölüm | İçerik | Örnek |
|---|---|---|
| Dönem ve kapsam | Tarih aralığı, ayrılan sayısı, hangi birimler | Ocak-Mart, üretim ve satış birimleri |
| En sık üç neden | Kategori tablosundan, kısa gerekçeyle | 1) Kariyer belirsizliği 2) Yönetici geri bildirimi 3) Vardiya düzeni |
| Bir çarpıcı alıntı | Kimliksiz, çalışanın kendi sözü | “Ne beklendiğini hiç bilmedim.” |
| Önerilen aksiyonlar | En fazla üç, her birinde sorumlu ve tarih | Terfi kriterlerini yayımla; İK; ay sonu |
| Karar talebi | Yönetimden ne isteniyor | Kariyer yol haritası çalışması için bütçe ve zaman onayı |
Kurallar: Yalnızca elinizdeki gerçek kayıtları yazın, tahmini rakam eklemeyin. Kişi isimlerini paylaşmayın, gizlilik çalışanların size güvenini korur.
Bu hafta yapılacak
- En değerli iki çalışanınızı seçin ve Kal Görüşmesini takvime koyun.
- Nabız listesini ekibiniz için bir kez doldurun.
- Çıkış formunu ve kategori tablosunu İK ile paylaşıp ortak kullanıma alın.
Bu dersi kayıt olmadan izleyebilirsin. İlerlemeni kaydetmek, sertifika almak ve puan tablosuna girmek için ücretsiz üye ol: Kayıt Ol