Dokümante Edilmiş Bilgi ve Kayıt Yönetimi
Dokümante Edilmiş Bilgi ve Kayıt Yönetimi
ISO 9001 Kalite Yönetim Sisteminde, dokümante edilmiş bilgiler ve kayıtlar organizasyonun kalite performansını göstermek ve iyileştirmek için temel araçlardır. Bu ders, doğru dokumentasyon ve kayıt tutmanın neden kritik olduğunu, ne tür belgeler gerektiğini ve bunların nasıl kontrol edileceğini açıklar.
Dokümante Edilmiş Bilgi Nedir?
Dokümante edilmiş bilgi, organizasyonun kalite politikası, prosedürleri, iş talimatlı, forma ve kontrol listeleri gibi kaydedilmiş bilgileridir. Bunlar yazılı, elektronik veya görsel formatlarda olabilir. Dokümante edilmiş bilgiler, tutarlılık sağlar, eğitim ve eğitim yapar, kontrol mekanizması oluşturur ve kanıt sunmak için gereklidir.
Dokümante Edilmiş Bilgi Türleri
| Belge Türü | Amaç | Örnek |
|---|---|---|
| Kalite Politikası | Organizasyonun kaliteye yönelik taahhütü | Müşteri memnuniyetini ön planda tutan politika |
| Prosedür | İşlemlerin nasıl yapıldığını belirlemek | Satın alma, üretim, kalite kontrol prosedürleri |
| İş Talimatları | Günlük görevler hakkında adım adım rehberlik | Cihaz kullanım, ürün montaj talimatları |
| Formlar ve Şablonlar | Veri toplama ve standardizasyon | İcra kontrol formu, muayene raporları |
Kayıtlar Nedir?
Kayıtlar, gerçekleştirilen faaliyetleri, alınan kararları ve elde edilen sonuçları gösteren kanıt belgesidir. Kayıtlar salt okunur ve saklanmalı, değiştirilmemelidir. Örnek: kalite kontrol sonuçları, eğitim kayıtları, müşteri şikayetleri, iyileştirme faaliyetleri.
Doküman Kontrolünün Temel Kuralları
- Onaylama ve Yetkilendirme: Tüm dokümanlı bilgiler, kullanılmadan önce yetkili kişilerce onaylanmalı ve imzalanmalıdır
- Sürüm Kontrolü: Belgelerin sürüm numaraları, değişiklik tarihleri ve sorumlu kişiler açıkça belirtilmelidir
- Erişilebilirlik: İlgili personel, dokümanlı bilgilere kolayca ulaşabilmelidir
- Gözden Geçirme ve Güncelleme: Belgeler periyodik olarak gözden geçirilmeli, eski belgeler (artık geçerli olmayan) saklanmalı ve yeni olanlar aktif olarak kullanılmalıdır
- Kayıtların Korunması: Kayıtlar doğruluk, tamlık, okunabilirlik ve güvenlik açısından korunmalıdır
Dokümantasyon ve Kayıt Yönetiminin Faydaları
Etkili dokümantasyon, tutarlı kalite sağlar, yasal uyumu gösterir, personel eğitimini destekler, sorunları izlemek ve iyileştirmeler yapabilmek için bilgi sunmaktadır.
Köprü
Sonraki dersimizde, bu dokümantasyon ve kayıt yönetiminin kalite performans verileriyle nasıl birleştirilip iyileştirme faaliyetleri için kullanıldığını öğreneceğiz.
Bu dersi kayıt olmadan izleyebilirsin. İlerlemeni kaydetmek, sertifika almak ve puan tablosuna girmek için ücretsiz üye ol: Kayıt Ol