Basit Otomasyonlar: Form Verisini E-posta ve Tabloya Bağlama

Bu derste ne yapacağız?

Bu derste ilk otomasyon akışınızı kuracaksınız. Sitenizdeki bir form doldurulduğunda iki şey kendiliğinden olacak: gelen bilgiler bir e-tabloya yeni bir satır olarak yazılacak ve size kısa bir bildirim e-postası gelecek. Bunun için kod yazmayacaksınız, yalnızca bir otomasyon aracında kutuları sırayla dolduracaksınız.

Ön koşullar:

• Önceki derslerde kurduğunuz, üzerinde çalışan bir form (ad, e-posta, mesaj gibi birkaç alanlı).
• Bir e-tablo hesabı (örneğin Google E-Tablolar) ve bir e-posta adresi.
• Bir otomasyon aracında ücretsiz hesap. Zapier ve Make bu işi yapan bilinen örneklerdir. Siz hangisini seçerseniz seçin mantık aynıdır.

Uyarı: Otomasyon araçlarının ekranları, düğme adları ve ücretsiz plan sınırları zamanla ve sürüme göre değişir. Aşağıda anlatılan düğme adları sizdekinden biraz farklı görünebilir. Böyle bir durumda adın benzerini arayın, işlev aynıdır.

Önceki derste formunuzu hazırlayıp gelen yanıtları görmeyi öğrendiniz. Şimdiye kadar bu yanıtlara siz bakıp elle bir yere taşıyordunuz. Bu ders o elle taşıma işini ortadan kaldırıyor. Bir sonraki ve son derste ise kurduğunuz bu parçaları bir bütün olarak gözden geçirip sitenizin yayına hazır olup olmadığını kontrol edeceksiniz.

Kavram

Otomasyonun iki temel kelimesi vardır: tetikleyici ve eylem.

Tetikleyici, akışı başlatan olaydır. Bizim akışımızda tetikleyici, 'sitedeki formun yeni bir gönderim almasıdır'. Eylem ise tetikleyici olunca aracın yapacağı iştir. Bizde iki eylem var: 'e-tabloya satır ekle' ve 'e-posta gönder'.

Günlük hayat benzetmesi: Apartman girişindeki zili düşünün. Biri zile basar (tetikleyici), evinizde ziller çalar (eylem). Siz her yarım saatte kapıya inip kimse var mı diye bakmazsınız. Otomasyon da tam bu işi görür, olay olunca haber verir. Bir de postane benzetmesi yapalım: form gönderimi bir mektup, e-tablo mektupların kaydedildiği defter, e-posta bildirimi ise 'mektubunuz geldi' notudur. Otomasyon aracı da bu işi yapan görevlidir.

Bir kavram daha: eşleme. Formdaki 'Ad' alanının e-tablodaki 'Ad' sütununa gitmesini siz belirlersiniz. Araç sizin yerinize tahmin yapmaz, siz hangi bilginin nereye yazılacağını açıkça seçersiniz. Bu kısım ilk başta en çok kafa karıştıran yerdir, ama aslında bir kutuya doğru etiketi yapıştırmaktan ibarettir.

Adım adım uygulama

Aşağıdaki adımları sırayla izleyin. Her adımı tamamlayınca bir sonrakine geçin.

• Adım 1 - E-tabloyu hazırlayın: E-tablo uygulamanızda yeni bir tablo açın. İlk satıra, formunuzdaki alanlarla aynı adlarda sütun başlıkları yazın. Örneğin A1 hücresine Ad, B1 hücresine E-posta, C1 hücresine Mesaj, D1 hücresine Tarih. Tablonun adını 'Form Gönderimleri' yapın. Başlık satırı boş kalırsa araç sütunları tanıyamaz.
• Adım 2 - Otomasyon aracına girin: Hesabınıza giriş yapın ve ana ekranda yeni bir akış oluşturan düğmeyi bulun. Genellikle Oluştur, Create ya da artı işaretli bir düğmedir. Akışa 'Form -> Tablo ve E-posta' gibi anlaşılır bir ad verin.
• Adım 3 - Tetikleyiciyi seçin: Tetikleyici kutusunda uygulama olarak site kurucunuzun ya da form aracınızın adını arayın ve seçin. Olay olarak 'Yeni form gönderimi' (New Form Submission benzeri) seçeneğini belirleyin. Araç sizden hesabınızı bağlamanızı isteyecek. Bağlan düğmesine basın ve açılan pencerede izin verin.
• Adım 4 - Tetikleyiciyi sınayın: Sitenizde formu kendiniz doldurup gönderin. Test için gerçek görünen ama size ait bir ad ve e-posta yazın. Sonra otomasyon aracında Test ya da Verileri getir düğmesine basın. Araç az önce yolladığınız gönderimi listelemelidir. Ad, e-posta ve mesaj bilgisini orada görüyorsanız tetikleyici çalışıyor demektir.
• Adım 5 - İlk eylemi ekleyin (tabloya satır): Tetikleyicinin altındaki artı işaretine basıp yeni bir eylem ekleyin. Uygulama olarak e-tablo aracınızı, olay olarak 'Satır ekle' (Create Spreadsheet Row benzeri) seçeneğini belirleyin. Hesabınızı bağlayın, ardından açılan listeden 'Form Gönderimleri' tablosunu ve doğru sayfayı seçin.
• Adım 6 - Alanları eşleyin: Araç, tablonuzun sütun başlıklarını kutular olarak gösterir. Her kutuya tıklayın ve açılan listeden tetikleyiciden gelen karşılığını seçin. Ad kutusuna formdaki ad, E-posta kutusuna formdaki e-posta, Mesaj kutusuna formdaki mesaj gelecek. Tarih kutusu için gönderim zamanını seçin. Seçtiğiniz her bilgi kutuda renkli bir etiket olarak görünür.
• Adım 7 - İkinci eylemi ekleyin (e-posta bildirimi): Bir artı daha ekleyin. Uygulama olarak e-posta hizmetinizi (örneğin Gmail) seçin, olay olarak 'E-posta gönder' deyin. Alıcı kutusuna kendi adresinizi yazın. Konu kutusuna 'Yeni form gönderimi geldi' yazın. Gövde kutusuna şöyle bir metin yazabilirsiniz: 'Merhaba, sitenizden yeni bir mesaj var. Gönderen:' deyip hemen yanına tetikleyiciden gelen ad etiketini, bir satır altına e-posta ve mesaj etiketlerini ekleyin.
• Adım 8 - Akışı sınayın ve açın: Her eylemin altındaki Test düğmesine basın. E-tablonuzu açıp yeni satırın geldiğini, gelen kutunuzda da bildirimin düştüğünü kontrol edin. Her şey doğruysa sağ üstteki Yayınla, Aç ya da Aktif et düğmesine basın. Akış kapalı kalırsa test çalışsa bile gerçek gönderimlerde hiçbir şey olmaz.
• Adım 9 - Son bir gerçek deneme: Sitenize dönüp formu bir kez daha doldurun. Birkaç dakika içinde (ücretsiz planlarda bazen biraz daha geç) tabloda yeni bir satır ve gelen kutunuzda bildirim görmelisiniz.

Neden bu sırayla? Önce tablo hazırlanır, çünkü eşleme adımında araç sütun adlarını görmek zorundadır. Önce tetikleyici sınanır, çünkü eylemlere gidecek veri oradan gelir. E-postayı tablodan sonra eklemek, bir sorun çıktığında hangi parçanın bozuk olduğunu bulmayı kolaylaştırır.

Sık karşılaşılan sorunlar

Bir sorunla karşılaştığınızda panik yapmayın. Otomasyon araçları genellikle bir 'çalışma geçmişi' sayfası tutar. Orada hangi adımın başarısız olduğunu ve neden olduğunu görebilirsiniz. Hata mesajı İngilizce olsa bile çoğu zaman anlaşılır bir ipucu içerir.

Mini görev

Kendi sitenizdeki forma bir 'Telefon' alanı ekleyin ve akışı buna göre güncelleyin. Ardından aşağıdaki kontrol listesini işaretleyerek ilerleyin.

• E-tabloya 'Telefon' başlıklı yeni bir sütun ekledim.
• Sitemdeki forma telefon alanını ekleyip kaydettim.
• Otomasyon aracında tetikleyiciyi yeniden sınadım ve telefon bilgisinin geldiğini gördüm.
• Tablo eylemindeki eşlemeye telefon kutusunu ekledim.
• E-posta gövdesine telefon bilgisini de ekledim.
• Formu gerçek bir deneme için doldurdum.
• Tabloda yeni satırı ve gelen kutumda bildirimi gördüm.
• Akışın açık (aktif) durumda olduğunu kontrol ettim.

İpucu: Eski satırlarda telefon sütunu boş kalacaktır. Bu normaldir, sorun değildir.

Kendini sına

• Soru 1: Bir otomasyonda tetikleyici ile eylem arasındaki fark nedir?
• Soru 2: Bu derste kurduğumuz akışta tetikleyici hangi olaydır?
• Soru 3: E-tablonun ilk satırına sütun başlıklarını neden yazmalıyız?
• Soru 4: 'Eşleme' ne demektir? Bir örnek verin.
• Soru 5: Testler başarılı olduğu halde gerçek gönderimlerde hiçbir şey olmuyorsa ilk neyi kontrol edersiniz?

Cevaplar

• Cevap 1: Tetikleyici akışı başlatan olaydır, eylem ise bu olay gerçekleşince aracın yaptığı iştir. Zil örneğinde zile basmak tetikleyici, zilin çalması eylemdir.
• Cevap 2: Sitedeki formun yeni bir gönderim almasıdır.
• Cevap 3: Çünkü otomasyon aracı sütunları bu başlıklardan tanır ve eşleme adımında kutuları bu adlarla gösterir. Başlık yoksa hangi bilginin nereye yazılacağı belli olmaz.
• Cevap 4: Formdan gelen bir bilgiyi tablodaki hangi sütuna yazacağınızı belirlemektir. Örneğin formdaki 'Ad' alanını tablodaki 'Ad' sütununa bağlamak bir eşlemedir.
• Cevap 5: Akışın yayınlanıp etkinleştirilmediğini, yani açık durumda olup olmadığını kontrol ederim. Sonra çalışma geçmişine bakıp hata veren bir adım olup olmadığını incelerim.

Tebrikler, ilk otomasyonunuzu kurdunuz. Bu akış küçük görünür ama aynı mantıkla daha büyük işler de yapılır: yeni bir müşteri geldiğinde hoş geldin e-postası göndermek ya da belirli bir mesajı başka bir ekibe iletmek gibi. Sonraki ve son derste elinizdeki site, form ve otomasyonu bir bütün olarak gözden geçirip yayına hazır olup olmadığını kontrol edeceksiniz.