Hoshin Masaüstü Kiti: Bırakma Filtresi, Bölüm Tek Sayfası ve Aylık Toplantı Şablonları

Bu derste yeni kavram yok; masanızda hemen kullanacağınız dört araç var. Her biri Excel, Word veya PowerPoint'te yarım saatte hazırlanır. Kendi kurumunuzun terimlerine, birim adlarına ve takvimine göre uyarlayın.

Araç 1 — Hedef Seçim Filtresi

Yıllık plana girmek isteyen her aday hedefe aşağıdaki beş soruyu sorun. Cevap yalnızca evet ya da hayır olsun; 'belki' yazılmaz.

Soru	Evet derken neyi kastediyoruz?
Gerçekleşmezse stratejik yönümüz veya rekabet gücümüz etkilenir mi?	Hedef, kurum hedeflerinden birine açıkça bağlanabiliyor.
En az iki birimin birlikte çalışmasını gerektiriyor mu?	Tek bir birim kendi imkânıyla bitiremez; birimler arası koordinasyon şart.
Bu yıl içinde ölçülebilir bir ilerleme görebilir miyiz?	Yıl bitmeden en az bir ara ölçüm yapılabilir.
Sahibi tek bir kişi olarak isimlendirilebiliyor mu?	'Ekip sorumlu' değil, bir ad ve soyad var.
Bunun için yer açacak bir işi bırakmaya hazır mıyız?	Neyin bırakılacağı veya ertelileceği somut olarak söylenebiliyor.

Kural: En az dört 'evet' almayan aday yıllık plana girmez; günlük yönetim listesine gider.

Puanlama tablosu (kopyalayıp kullanın)

Aday hedef	S1	S2	S3	S4	S5	Evet sayısı	Karar
Teslimat süresini kısaltma (örnek)	Evet	Evet	Evet	Evet	Hayır	4	Yıllık plana girer; ama önce neyin bırakılacağı bulunmalı
Arşiv düzenleme (örnek)	Hayır	Hayır	Hayır	Evet	Hayır	1	Günlük yönetim listesi

Adım adım uygulama

1. Birimin aklındaki tüm adayları tek listede toplayın.
2. Filtreyi birim yöneticisi ve en az bir ekip üyesiyle birlikte doldurun; tek başınıza doldurursanız iyimser puan verirsiniz.
3. Beşinci soruya 'hayır' diyen adaya dikkat edin. Dört evet almış olsa bile bu, kapasite sorununun işaretidir; ya bir iş bırakılır ya da hedef gelecek döneme ertelenir.
4. Elenen adayları silmeyin, günlük yönetim listesine taşıyın ve sahibini yazın.

Araç 2 — Bölüm Hoshin Tek Sayfası

Üst başlık: Bölüm adı | Sorumlu | Dönem | Bağlı olduğu kurum hedefi

Bölüm hedefi	Ölçüt (gösterge)	Yıl sonu hedef değeri	Ana aksiyonlar	Aksiyon sahibi	Bitiş tarihi	İhtiyaç duyulan destek	Bırakılacak / ertelenecek iş
İlk temasta çözüm oranını artırmak (örnek: Müşteri Hizmetleri)	İlk temasta çözülen talep oranı (%)	[Bugünkü değer] → [yeni değer]	Sık görülen talep türleri için çözüm rehberi; yetki devri eşiğinin netleştirilmesi; aylık çağrı dinleme oturumu	[Ad Soyad]	[Gün.Ay]	Bilgi işlemden talep kayıt ekranında düzenleme	Elle hazırlanan haftalık Excel raporu

Son satır: Bu planın en büyük riski: ......

İpucu: Sayfa tek A3'e veya tek slayta sığmıyorsa hedef fazladır. Yazıyı küçültmeyin, hedefi azaltın.

Doldururken sık yapılan hatalar

Ölçüt ile aksiyonu karıştırmak: 'Eğitim vermek' aksiyondur, ölçüt değildir.
Aksiyon sahibi sütununa birim adı yazmak; kişi adı yazın.
Son sütunu boş bırakmak; bırakılacak iş yazılmamışsa plan gerçekçi değildir.
Riski genel yazmak ('kaynak yetersizliği'); hangi kaynağın, hangi aksiyonu nasıl aksatacağını yazın.

Araç 3 — Aylık Gözden Geçirme Toplantısı Gündemi (örnek 45 dakika)

Süre	Bölüm	Nasıl işler?
5 dk	Renk özeti	Yeşil, sarı ve kırmızı madde sayısı okunur; sunum yapılmaz.
25 dk	Sarı ve kırmızı maddeler	Her madde için üç cevap: neden, ne yapıyoruz, kimden ne bekliyoruz.
10 dk	Kaynak ve engel talepleri	Karar verilecek konular not edilir; karar toplantıda çıkmıyorsa karar tarihi belirlenir.
5 dk	Kapanış	Kararlar ve sorumlular yüksek sesle tekrar edilir.

Toplantı kuralı: Yeşil madde anlatılmaz. Kırmızıyı erken bildiren kişi sorgulanmaz, kendisine teşekkür edilir.

Toplantıdan önce (10 dakikalık hazırlık)

Madde sahipleri renklerini toplantıdan bir iş günü önce işaretler; renk toplantıda tartışılmaz, toplantıya renkle gelinir.
Sarı ve kırmızı maddeler için Araç 4'teki cümle kalıplarıyla üç cümlelik not hazırlanır.
Toplantı notu tek sayfada tutulur: karar, sorumlu, tarih.

Araç 4 — Sapma Bildirimi Cümle Kalıpları

Bölüm	Kalıp
Durum	'[Hedef adı] şu an [renk]; sapmanın ana nedeni [neden].'
Kanıt	'Bunu [veri/gözlem] ile görüyoruz.'
Eylem	'[Tarihe] kadar [kişi] tarafından [aksiyon] yapılacak.'
Destek	'Bu tarihe yetişmek için [kişi/birim]den [şey] gerekiyor.'
Revizyon önerisi	'Başlangıçtaki varsayımımız [varsayım] idi, şu değişti: [değişiklik]. Hedefi [yeni değer/tarih] olarak güncellemeyi öneriyoruz.'

Doldurulmuş örnek (varsayımsal senaryo)

'İlk temasta çözüm oranı hedefi şu an sarı; sapmanın ana nedeni yeni talep kayıt ekranının planlanandan geç devreye girmesi. Bunu şikâyet kayıtlarında aktarılan çağrıların artmasıyla görüyoruz. Ayın on beşine kadar destek şefi tarafından geçici yönlendirme rehberi hazırlanacak. Bu tarihe yetişmek için bilgi işlemden bir test ortamı gerekiyor.'

Sapma bildiriminin amacı savunma yapmak değil, karar almayı kolaylaştırmaktır. Varsayım değiştiyse gizlice hedefi esnetmek yerine son kalıpla açıkça revizyon önerin.

Ek Kontrol Listesi — Yıllık Takvim Hizalama

Türkiye'deki bütçe döngüsüne göre kendi kurumunuzun takvimine uyarlayın.

[ ] Hoshin hedef belirleme toplantıları bütçe görüşmelerinden önce mi yapılıyor?
[ ] Bütçe kalemleri X-Matrix'teki önceliklerle eşleştirildi mi?
[ ] Enflasyonlu ortamda hedefler mümkünse reel/sabit fiyatlı ya da oran olarak ifade edildi mi?
[ ] Yıl ortası gerekçeli revizyon toplantısı takvimde var mı?
[ ] Kurban Bayramı, yaz izinleri ve dönemsel yoğun sezonlar aksiyon tarihlerine yansıtıldı mı?

Not: Bayram tarihleri her yıl değişir; aksiyon bitiş tarihlerini belirlemeden önce resmî takvime bakın ve bayram öncesi ile sonrası iş günlerini de hesaba katın.

Bu dersten sonra yapılacaklar

Bu hafta: Kendi biriminiz için Araç 1'i tamamlayın.
Ardından: Filtreden geçen hedeflerle Araç 2'yi doldurun ve son satıra en büyük riski yazın.
Gelecek ay: Toplantıyı Araç 3'teki gündemle yapın; sapmaları Araç 4'teki kalıplarla bildirin.

Bu dersi kayıt olmadan izleyebilirsin. İlerlemeni kaydetmek, sertifika almak ve puan tablosuna girmek için ücretsiz üye ol: Kayıt Ol