Masanızdaki Yapay Zekâ Kiti: Prompt Şablonları, Doğrulama Listesi ve Kullanım Kayıt Tablosu

Bu derste teori yok, malzeme var. Aşağıdaki beş aracı kopyalayın, köşeli parantezli [boş alanları] kendi işinize göre doldurun ve masanızın yanında saklayın. Şablonlardaki örnekler kurgusaldır; kendi kurumunuzun kurallarına göre uyarlayın.

1. Prompt şablonları

Her şablon aynı iskeleti kullanır. Beş alanı doldurmanız yeterli:

Şablon A: Toplantı notu

Rol: [Toplantı sekreteri]. Bağlam: [Toplantı konusu, katılımcı rolleri]. Görev: Aşağıdaki ham notlardan (1) alınan kararları, (2) aksiyonları (kim, ne, hangi tarihe kadar), (3) açık kalan soruları çıkar. Format: Üç başlık, her biri madde işaretli. Kısıt: Notlarda olmayan isim, tarih veya karar ekleme; belirsiz yerleri [belirsiz] diye işaretle. Notlar: [buraya yapıştırın]

Şablon B: Müşteri e-postası

Rol: [Müşteri ilişkilerinde deneyimli bir uzman]. Bağlam: [Müşterinin sorunu, önceki yazışmanın özeti]. Görev: [Özür, çözüm adımı ve bir sonraki tarihi içeren yanıt taslağı yaz]. Format: [En fazla 150 kelime, resmi ama sıcak]. Kısıt: Kesin tarih veya tazminat sözü verme; bu alanları [ ] boş bırak, ben dolduracağım.

Şablon C: Rapor özeti

Rol: [Yönetici sunumları hazırlayan analist]. Bağlam: [Okuyacak kişi, karar vereceği konu]. Görev: Aşağıdaki metni [yönetici özeti] olarak özetle. Format: [3 ana bulgu, 1 risk, 1 önerilen adım]. Kısıt: Rakamları aynen aktar, yorum katma, yuvarlama yapma. Metin: [buraya yapıştırın]

2. Göndermeden önce 10 maddelik kontrol listesi

• ☐ Rakamlar: Her sayıyı kaynak belgeyle karşılaştırdım.
• ☐ İsimler: Kişi, firma ve ürün adlarının yazımı doğru.
• ☐ Tarihler: Tarih, gün ve süreler takvimle uyuşuyor.
• ☐ Kaynak: Alıntı ve iddiaların dayanağını kendim açıp gördüm.
• ☐ Ton: Alıcıya ve kurum diline uygun.
• ☐ Gizli bilgi: Müşteri verisi, fiyat veya iç yazışma yanlışlıkla girmemiş ya da çıkmamış.
• ☐ Kurum politikası: Metin, kurumun kurallarıyla çelişmiyor.
• ☐ Uydurma izi: Fazla emin ya da fazla akıcı duran cümleleri ayrıca kontrol ettim.
• ☐ Sorumluluk netliği: Kimin ne yapacağı açık.
• ☐ Son okuma: Metni sesli okudum; imzamı atabilirim.

Bir madde bile işaretlenemiyorsa gönderim bekler.

3. Yöneticiye bildirim cümle kalıpları

• “Bu özetin ilk taslağını yapay zekâ ile hazırladım, rakamları kaynaklardan doğruladım.”
• “E-posta metnini yapay zekâ desteğiyle kurguladım; içeriği ve tonu ben gözden geçirdim.”
• “Toplantı notlarını yapay zekâ ile derledim, aksiyon sahiplerini katılımcı listesiyle karşılaştırdım.”
• “Bu bölümde yapay zekâ kullanmadım; veriler doğrudan sistem çıktısından alındı.”
• “Şu iki noktadan emin olamadım: [ ]. Onayınıza sunuyorum.”
• “Bu işte [araç adı] kullanmak istiyorum; veri türü [ ]. Kurum kurallarına uygun mu?”

4. Haftalık kayıt tablosu

Her cuma beş dakikada doldurun. İlk satır örnektir.

Ay sonunda tabloya bakın: hangi görevde işe yaradı, hangisinde düzeltme çok sürdü?

5. Ekip içi “yapay zekâ kullanım notu” örneği

Konu: [Ekibimizde yapay zekâ kullanımı: kısa not]

• Kullandığım araçlar: [Kurumca onaylı araç adı]
• Kullandığım işler: [Taslak e-posta, toplantı özeti, metin sadeleştirme]
• Girmediğim veriler: [Müşteri kişisel verisi, sözleşme ve fiyat bilgisi, iç yazışmalar]
• Kontrol yöntemim: Göndermeden önce 10 maddelik listeyi uygularım.
• Sorumluluk: Nihai içerik benim imzamı taşır; hata olursa ben düzeltirim.
• Önerim: [Ekip olarak haftalık kayıt tablosunu ay sonunda 10 dakika birlikte inceleyelim.]