Bir Lojistik Şirketinde Sözleşme Özetinden Kaynaklanan Hata: Yapay Zekâ Destekli İşin Denetlenmesi

Önemli not: Bu ders kurgusal bir vakayı anlatır. Şirket, kişiler ve olay gerçek değildir; ancak benzer durumlar birçok kurumda yaşanabilir.

Vaka: Özet Düzgündü, Ama Eksikti

Orta ölçekli bir Türk lojistik şirketinde satın alma uzmanı Selin (kurgusal), uzun bir taşıma sözleşmesini incelemekle görevlidir. Belge onlarca sayfadır ve takvim sıkışıktır. Selin sözleşmenin tamamını bir yapay zekâ aracına yapıştırır ve yalnızca şunu ister: Bu sözleşmeyi özetle. Araç akıcı ve mantıklı görünen bir özet üretir. Selin özeti okur, makul bulur ve yöneticisine iletir.

Olayın Adım Adım Akışı

Doğrulama Tam Olarak Nerede Atlandı?

• Hazırlayan tarafında: Özet akıcı olduğu için doğru kabul edildi. Eksik bilgi göze çarpmaz; yanlış bilgi kadar, hatta daha fazla tehlikelidir.
• Onaylayan tarafında: Yönetici yalnızca özete baktı. Kaynak metne bakmadı ve kontrolün yapıldığını varsaydı.
• Sistem tarafında: Hata, tesadüfe yakın bir kontrol noktasında yakalandı. Kimsenin görevi olarak tanımlanmış bir kontrol yoktu.

Sonuçta iki kişi de doğrulamanın diğeri tarafından yapıldığına güvendi. Sorumluluk paylaşıldığında görünmez hâle geldi.

Şirketin Aldığı Kararlar

• Yüksek riskli belgelerde ikinci göz kuralı: Ceza, fiyat, süre veya yükümlülük içeren belgelerde özeti hazırlayandan farklı biri de kontrol eder.
• Özet ile kaynak metnin yan yana kontrolü: Özetteki her madde kaynakta var mı, kaynaktaki kritik her madde özette var mı, iki yönlü bakılır.
• Araç kullanımının not edilmesi: Özet yapay zekâ ile hazırlandıysa belgenin başına kısa bir not eklenir.

Sonuç

İmza öncesinde yakalanan eksik, şirketi maddi ve hukuki bir sürprizden korudu. Asıl kazanım ise süreçte oldu: kontrol artık bir kişinin dikkatine değil, yazılı bir kurala bağlı.

Çıkarılan Dersler

• Yapay zekâ özetlerinde en sinsi risk eksik bırakmadır; yanlış cümle aramak yetmez, olması gerekip de olmayanı da aramak gerekir.
• Akıcılık doğruluk kanıtı değildir.
• Kontrolü kimin yapacağı açıkça yazılmazsa herkes başkasının yaptığını varsayar.
• İstem de bir kontrol aracıdır: kritik başlıkların ayrıca çıkarılmasını istemek riski azaltır, ama kaynakla karşılaştırmanın yerini tutmaz.

Kullanılabilir Şablonlar

İstem şablonu

• Aşağıdaki sözleşmeyi özetle. Özette şu başlıklar ayrı ayrı yer alsın: taraflar, süre, bedel ve ödeme koşulları, gecikme ve ceza hükümleri, fesih koşulları, sorumluluk sınırları.
• Bir başlıkta sözleşmede hüküm bulamazsan bulunamadı yaz, tahmin yürütme.
• Her başlığın yanına ilgili madde numarasını yaz.

Yan yana kontrol listesi

• Özetteki her madde numarası kaynakta gerçekten var mı?
• Kaynaktaki ceza, süre, bedel ve fesih maddeleri özette yer alıyor mu?
• Özetteki bir rakam veya tarih, kaynaktaki ifadeyle birebir aynı mı?
• Kontrolü yapan kişi ve tarih belgeye not edildi mi?

Araç kullanım notu örneği

• Bu özet yapay zekâ aracıyla hazırlanmış, kaynak metinle karşılaştırılmış ve [ad/birim] tarafından kontrol edilmiştir. Tarih: [gg.aa.yyyy].

Tartışma Soruları

• Sizin işinizde hangi belgeler bu düzeyde risk taşır?
• Hata kimin sorumluluğundadır: özeti hazırlayanın mı, onaylayanın mı? Gerekçenizi yazın.
• Ekibinizde benzer bir kontrol noktasını nasıl kurarsınız? Bir belge türü seçin; kontrolü kimin, hangi aşamada, hangi listeyle yapacağını tanımlayın.