Karar Günlüğü ve Problem Çözme Araç Kiti: Hazır Şablonlar, Kontrol Listeleri ve Toplantı Cümleleri
Bu derste teori yok, masanıza koyacağınız malzeme var: üç şablon, iki kontrol listesi ve toplantıda kullanabileceğiniz bir cümle bankası. Her aracın yanında kısa bir örnek senaryo bulunur. Örnekteki sayı ve puanlar varsayımsaldır, kendi işinize göre değiştirin.
1. Tek sayfalık problem tanımı
Ne zaman: Bir konuda çalışmaya, toplantı toplamaya veya çözüm aramaya başlamadan önce. Nasıl: Aşağıdaki altı alanı doldurun. Sayfa tek sayfayı aşıyorsa problem henüz net değildir.
| Alan | Ne yazılır? | Örnek (haftalık satış raporu) |
|---|---|---|
| Problem cümlesi | Tek cümle, çözüm içermeden | Haftalık satış raporu cuma öğleden sonra çıkıyor. |
| Kimi etkiliyor? | Kişi, ekip, müşteri | Bölge müdürleri, pazartesi planlaması |
| Ne zamandır sürüyor? | Başlangıç ve sıklık | Son iki ay, her hafta |
| Başarı ölçütü | Ölçülebilir hedef | Rapor cuma 11.00'e kadar teslim |
| Kapsam dışı | Şimdilik ele almayacaklarınız | Rapor içeriğinin yeniden tasarımı |
| Bilinen gerçekler | Kanıtlı bilgiler, varsayım değil | Veriler cuma sabahı sisteme giriliyor |
2. Karar günlüğü tablosu
Ne zaman: Sonucu birkaç hafta sürecek her karardan sonra, aynı gün içinde. Nasıl: Karar başına tek satır yazın. En önemli sütun varsayımlardır, çünkü gözden geçirme günü bakacağınız yer orasıdır.
| Karar | Gerekçe | Varsayımlar | Sorumlu | Gözden geçirme tarihi |
|---|---|---|---|---|
| Rapor ortak panoda hazırlanacak | Elle birleştirme süresi kalkar | Ekip panoyu iki haftada öğrenir; veri girişi cuma sabahı tamamlanır | Ayşe (adı örnektir) | Karardan 4 hafta sonra |
| Yeni tedarikçiyle deneme siparişi verilecek | Tek tedarikçiye bağımlılık riski | Deneme siparişi zamanında gelir | Satın alma sorumlusu | Sipariş teslimi + 1 hafta |
İpucu: Sözlü karar alınan toplantılarda, toplantı sonrası gönderilen üç satırlık bir e-posta da günlük işlevi görür: karar, sorumlu, tarih.
3. Alternatif karşılaştırma matrisi
Ne zaman: En az üç seçenek olduğunda ve ekip "hangisi" konusunda ayrıştığında. Nasıl: Önce kriterleri ve ağırlıklarını (3 = çok önemli, 1 = az önemli) belirleyin. Sonra her seçeneğe 1-5 arası puan verin, puanı ağırlıkla çarpıp toplayın.
| Seçenek | Maliyet (ağırlık 3) | Hız (ağırlık 2) | Risk düşüklüğü (ağırlık 1) | Toplam |
|---|---|---|---|---|
| A: Mevcut yöntemi iyileştir | 4 | 3 | 2 | 12 + 6 + 2 = 20 |
| B: Ortak pano | 3 | 5 | 4 | 9 + 10 + 4 = 23 |
| C: Dış hizmet al | 5 | 2 | 3 | 15 + 4 + 3 = 22 |
Puanlar tartışmayı bitirmez, başlatır. Toplamlar birbirine yakınsa (B ve C gibi), farkı yaratan varsayımı açıkça konuşun.
4. Karar kontrol listeleri
Karar öncesi
- Problem yazılı ve ekip aynı cümleyi kabul ediyor mu?
- En az üç alternatif masada mı?
- Varsayımlar ayrı ayrı listelendi mi?
- Kararı kimin vereceği ve ne zaman vereceği belli mi?
- Karar yanlış çıkarsa geri dönüş yolu var mı?
Karar sonrası
- Karar günlüğe aynı gün yazıldı mı?
- Etkilenen herkese duyuruldu mu?
- Sorumlu ve tarih net mi?
- İlk gözden geçirme tarihi takvime girdi mi?
- Yanıldığımızı hangi işaretten anlayacağız?
5. Toplantı cümle bankası
| Amaç | Örnek cümle |
|---|---|
| Varsayımı görünür kılmak | Bu plan, tedarikçinin süreyi tutacağı varsayımına dayanıyor. Bunu doğrulayabildik mi? |
| Varsayımı görünür kılmak | Burada hepimiz neyi doğru kabul ediyoruz? Bir de yazıya dökelim. |
| İtirazı yapıcı almak | İtirazınızı not alıyorum. Çözmemiz gereken tam olarak hangi risk? |
| İtirazı yapıcı almak | Farklı düşünmeniz iyi oldu. Sizin önerinizle bu maddeyi nasıl güvenceye alırız? |
| Kararı netleştirmek | Toparlayayım: karar şu, gerekçe bu. Doğru anladım mı? |
| Sorumluluk dağıtmak | Bu adımı hangi tarihe kadar kim üstleniyor? |
| Sorumluluk dağıtmak | Kontrol toplantısını ne zaman yapalım, gündemi kim hazırlayacak? |
Bu hafta uygulayın
- Önünüzdeki tek bir kararı seçin.
- Problem tanımı şablonunu doldurun.
- Karar verildiğinde günlüğe ilk satırı yazın ve gözden geçirme tarihini takvime ekleyin.
Bu dersi kayıt olmadan izleyebilirsin. İlerlemeni kaydetmek, sertifika almak ve puan tablosuna girmek için ücretsiz üye ol: Kayıt Ol