Profesyonel Rapor Hazırlama: İçindekiler, Sayfa Numarası, Üstbilgi/Altbilgi

Bu derste ne yapacağız?

Bir önceki derste Word belgelerinde başlık stillerini (Başlık 1, Başlık 2 gibi) kullanarak metni düzenli hâle getirmeyi öğrenmiştiniz. Bu derste bu başlık stillerinin üzerine inşa edeceğiz: birkaç sayfalık, hatta yirmi otuz sayfalık bir raporu profesyonel görünümlü hâle getirmek için otomatik içindekiler tablosu oluşturacak, sayfa numarası ekleyecek ve her sayfanın üstüne veya altına tekrar eden bilgiler (rapor adı, tarih, sayfa numarası gibi) koyan üstbilgi/altbilgi hazırlayacağız. Ön koşul: Word'de metin yazabiliyor ve başlıklara Başlık 1 / Başlık 2 stilini uygulayabiliyor olmanız yeterlidir; stil uygulamayı hatırlamıyorsanız bir önceki dersi tekrar gözden geçirmenizi öneririm, çünkü içindekiler tablosu bu stillere dayanarak otomatik oluşur. Ders sonunda çok sayfalı bir raporu baştan sona düzenli, gezinmesi kolay bir belgeye dönüştürebileceksiniz.

Not: Kullandığınız Word sürümüne göre menü adları ve düğme yerleri küçük farklılıklar gösterebilir; temel mantık aynı kalır.

Kavram

İçindekiler tablosunu bir kitabın başındaki bölüm listesi gibi düşünebilirsiniz: hangi bölümün hangi sayfada başladığını gösterir ve okuyucunun aradığı yere hızlıca gitmesini sağlar. Word'de bu listeyi elle yazıp sayfa numaralarını tek tek takip etmek zorunda değilsiniz; program, siz başlıklarınıza doğru stili uyguladığınız sürece listeyi kendisi oluşturur ve siz belgeyi değiştirdikçe (sayfa eklediğinizde, başlık sırasını değiştirdiğinizde) tek tuşla günceller.

Sayfa numarası ise bir binadaki kat numarası gibidir: basılı bir raporda okuyucunun "3. sayfadaki tabloya bakınız" diyebilmesini sağlar. Üstbilgi ve altbilgi ise her sayfanın en üstünde veya en altında otomatik olarak tekrarlanan bir şerit gibidir; örneğin bir okulun her sınav kâğıdının üst köşesinde okul adının yazılı olması gibi, raporunuzun her sayfasında şirket adı, rapor başlığı veya tarih otomatik olarak görünür.

Adım adım uygulama

1. Başlık stillerinin hazır olduğundan emin olun

• Raporunuzdaki bölüm başlıklarına (örneğin "Giriş", "Yöntem", "Sonuç") Giriş sekmesindeki Stiller grubundan Başlık 1 stilini uyguladığınızı kontrol edin.
• Alt başlıklarınız varsa (örneğin "Yöntem" altındaki "Veri Toplama") bunlara Başlık 2 stilini uygulayın. İçindekiler tablosu, hangi başlığın hangi seviyede olduğunu bu stillerden anlar.

2. Otomatik içindekiler tablosu ekleme

• İçindekiler tablosunun görüneceği sayfaya (genellikle kapak sayfasından hemen sonra) imlecinizi yerleştirin; boş bir sayfa açmak isterseniz Ekle sekmesinden Sayfa Sonu ile yeni bir sayfa başlatabilirsiniz.
• Üst menüden Başvurular sekmesine tıklayın.
• İçindekiler grubundaki İçindekiler düğmesine tıklayın.
• Açılan listeden hazır bir tablo tasarımı seçin (örneğin "Otomatik Tablo 1"). Word, belgenizdeki Başlık 1 ve Başlık 2 stillerine sahip tüm başlıkları tarayıp sayfa numaralarıyla birlikte listeler.
• Tablo otomatik olarak belgeye eklenir; hiçbir sayfa numarasını elle yazmanıza gerek kalmaz.

3. Sayfa numarası ekleme

• Ekle sekmesine geçin.
• Üstbilgi ve Altbilgi grubundan Sayfa Numarası düğmesine tıklayın.
• Numaranın nerede görüneceğini seçin: Sayfanın Altı seçeneği en yaygın kullanılan seçenektir; açılan alt listeden ortalanmış veya sağa dayalı bir tasarım seçebilirsiniz.
• Sayfa numarası tüm sayfalara otomatik olarak eklenir ve siz sayfa ekleyip çıkardıkça kendini günceller.

4. Üstbilgi ve altbilgi ekleme

• Yine Ekle sekmesindeki Üstbilgi ve Altbilgi grubundan bu kez Üstbilgi düğmesine tıklayın ve hazır bir tasarım seçin, ya da Üstbilgiyi Düzenle seçeneğiyle boş bir alan açın.
• Açılan üstbilgi alanına rapor başlığını, şirket veya kurum adını ya da tarihi yazın. Tarihi elle yazmak yerine Ekle sekmesindeki Tarih ve Saat düğmesiyle otomatik güncellenen bir tarih de ekleyebilirsiniz.
• Aynı şekilde Altbilgi düğmesiyle sayfanın altına da benzer bir bilgi (örneğin "Gizlidir" veya sayfa numarası) ekleyebilirsiniz.
• Üstbilgi/altbilgi alanından çıkmak için Üstbilgi ve Altbilgiyi Kapat düğmesine tıklayın veya belgenin gövdesine çift tıklayın.

5. İçindekiler tablosunu güncelleme

• Rapora yeni bir bölüm eklediğinizde veya sayfa sayısı değiştiğinde, içindekiler tablosunun üzerine tıklayın; üstte küçük bir Tabloyu Güncelle etiketi belirir, buna tıklayın.
• Açılan pencerede "Yalnızca sayfa numaralarını güncelle" veya "Tüm tabloyu güncelle" seçeneklerinden birini işaretleyip Tamam'a tıklayın. Yeni başlık eklediyseniz "Tüm tabloyu güncelle" seçeneğini kullanmanız gerekir.

Sık karşılaşılan sorunlar

Mini görev

En az üç bölüm başlığı ve iki alt başlık içeren, üç dört sayfalık kısa bir örnek rapor hazırlayın (isterseniz önceki derste kullandığınız belgeyi kullanabilirsiniz). Bu raporda aşağıdaki adımları uygulayın:

• Tüm bölüm başlıklarına Başlık 1, alt başlıklara Başlık 2 stilini uygulayın.
• Kapak sayfasından sonra otomatik bir içindekiler tablosu ekleyin.
• Sayfanın altına ortalanmış şekilde sayfa numarası ekleyin.
• Üstbilgiye rapor başlığını, altbilgiye ise adınızı veya tarih bilgisini ekleyin.
• Rapora yeni bir bölüm başlığı ekleyip içindekiler tablosunu güncelleyerek yeni bölümün listeye eklendiğini doğrulayın.

Kontrol listesi: içindekiler tablosu tüm başlıkları doğru sayfa numaralarıyla gösteriyor mu, sayfa numaraları tüm sayfalarda görünüyor mu, üstbilgi/altbilgi her sayfada tutarlı mı?

Kendini sına

• 1. Otomatik içindekiler tablosu oluşturmak için başlıklara hangi stil uygulanmalıdır?
• 2. İçindekiler tablosunu eklemek için hangi sekmeye tıklanır?
• 3. Sayfa numarası eklemek için hangi sekme ve hangi grup kullanılır?
• 4. Rapora yeni bir bölüm eklediğinizde içindekiler tablosunun listeye otomatik yansıması için ne yapmanız gerekir?
• 5. Üstbilgideki bir metnin tüm bölümlerde aynı şekilde görünmesini sağlayan düğmenin adı nedir?

Cevaplar

• 1. Başlık 1 ve Başlık 2 (ve gerekirse Başlık 3) stilleri.
• 2. Başvurular sekmesi, İçindekiler grubu.
• 3. Ekle sekmesi, Üstbilgi ve Altbilgi grubundaki Sayfa Numarası düğmesi.
• 4. İçindekiler tablosuna tıklayıp Tabloyu Güncelle seçeneğiyle "Tüm tabloyu güncelle" seçeneğini işaretlemek.
• 5. Öncekine Bağla düğmesi.

Artık çok sayfalı bir raporu içindekiler tablosu, sayfa numarası ve üstbilgi/altbilgi ile profesyonel bir görünüme kavuşturabiliyorsunuz. Bir sonraki derste Word'den PowerPoint'e geçiş yapacak ve öğrendiğiniz düzenli belge hazırlama mantığını bu kez bir sunumun temel yapısını kurmak için kullanacaksınız.