ERP Entegrasyonunda Yaşanan Kriz: Bir Üretim Firmasının RPA Geçiş Hikayesi
Firma ve Bağlam
Anadolu Vana Sanayi, Bursa'da faaliyet gösteren, yurt içi ve yurt dışına endüstriyel vana üreten orta ölçekli bir firma. Satış ekibi siparişleri ERP sistemine giriyor, muhasebe bu siparişleri faturaya dönüştürüyor, lojistik sevkiyatı planlıyordu. Süreç elle yürüyordu: satış temsilcisi siparişi girer, muhasebe elemanı ERP'den siparişi çekip fatura kesme ekranına aktarır, sevkiyat bilgisini kontrol eder, faturayı onaylardı. Firma bu süreci hızlandırmak için sipariş-fatura eşleştirmesini bir RPA botuna devretmeye karar verdi: bot ERP'den onaylanmış siparişleri okuyacak, e-fatura sistemine otomatik aktaracak ve muhasebe sadece istisna durumları kontrol edecekti.
Karar Noktası 1: Pilot Test Kapsamı
Proje ekibi pilotu tek bir ürün grubu (standart vanalar) ve tek bir müşteri segmenti (yurt içi bayiler) ile sınırlı tuttu. Dört haftalık pilotta bot, standart siparişleri sorunsuz işledi ve ekip "canlıya geçelim" kararı aldı. Ancak pilot kapsamına şunlar dahil edilmemişti: kısmi sevkiyatlar, döviz cinsinden kesilen ihracat faturaları, satış sonrası fiyat düzeltmeleri ve iade/iptal senaryoları. Ekip bunları "nadir görülen istisnalar" olarak değerlendirip sonraki faza erteledi.
Kriz Nasıl Başladı
Canlıya geçişin ikinci haftasında bir ihracat siparişinde kısmi sevkiyat yapıldı. Bot, ERP'deki sipariş kaydını "tamamlandı" olarak okuyup tam tutar üzerinden fatura kesti; oysa sevkiyatın bir kısmı henüz depoda bekliyordu. Aynı hafta içinde döviz kurundaki günlük değişim nedeniyle bot, siparişin girildiği gündeki kuru değil fatura kesim gününün kurunu kullandı — bu da müşteriyle mutabık kalınan tutardan farklı bir fatura anlamına geliyordu. Muhasebe ekibi bu hataları fark ettiğinde birkaç fatura zaten müşteriye ulaşmıştı.
İlk Tepkiler: Geçici Çözüm Alışkanlığı
Muhasebe ekibi, botun hatalı çalıştığını fark edince resmi bir hata bildirimi açmak yerine kendi geçici çözümünü buldu: ihracat siparişlerini bot çalışmadan önce ERP'de "beklemede" statüsüne çekip bot listesinin dışına çıkarmaya başladılar. Bu, kısa vadede yeni hatalı faturaları önledi ama iki yeni sorun yarattı: (1) IT ekibi haftalarca botun "sorunsuz" çalıştığını sanıyordu çünkü hata sayısı düşmüştü; (2) beklemeye alınan siparişler elle takip edilen ayrı bir Excel listesine taşındı ve bu liste ile ERP arasında veri tutarsızlığı büyümeye başladı.
Kriz Derinleşiyor: IT ve Operasyon Arasında Kopukluk
Üç hafta sonra finans müdürü, tahsilat raporlarıyla ERP kayıtları arasında uyuşmazlık fark etti: bazı sevk edilmiş siparişlerin faturası hiç kesilmemişti (Excel listesinde "beklemede" kalmıştı), bazılarının ise fazla veya eksik tutarla kesildiği ortaya çıktı. Sorun büyüyünce IT ve operasyon ekipleri arasında sorumluluk tartışması başladı: IT, "bot spesifikasyona göre çalışıyor, istisnalar bize bildirilmedi" derken operasyon "bot canlıya alınmadan önce bu senaryolar test edilmeliydi" diyordu. İki hafta boyunca resmi bir çözüm süreci başlamadı; sorun taraflar arasında e-posta zincirlerinde büyüdü.
Çözüm Süreci: Adım Adım
| Adım | Yapılan İşlem | Sorumlu |
|---|---|---|
| 1. Durdurma | Bot geçici olarak devre dışı bırakıldı, süreç tamamen elle işleyişe döndürüldü | Operasyon Müdürü |
| 2. Envanter Çıkarma | Son altı haftada botun işlediği tüm faturalar tek tek ERP kayıtlarıyla karşılaştırıldı | Muhasebe + IT |
| 3. Kök Neden Toplantısı | IT, operasyon ve finansın birlikte katıldığı ortak oturumda hatalı senaryolar (kısmi sevkiyat, kur farkı, iade) tek tek listelendi | Proje Sponsoru |
| 4. İstisna Haritası | Her istisna senaryosu için "bot mu işler, insan mı devralır" kuralı netleştirildi ve yazılı hale getirildi | IT + Operasyon ortak |
| 5. Kademeli Yeniden Devreye Alma | Bot yalnızca net kurallı, tam sevkiyatlı, TL bazlı siparişler için tekrar açıldı; diğerleri elle işlenmeye devam etti | IT |
| 6. İzleme Paneli | Botun işlediği her faturanın sevkiyat ve kur bilgisiyle otomatik karşılaştırıldığı bir kontrol ekranı kuruldu | IT |
Kullanılabilir Şablon: İstisna Haritalama Tablosu
Kriz sonrası ekip, benzer projelerde kullanmak üzere basit bir şablon oluşturdu. Her otomasyon projesinde pilot öncesi doldurulması önerilir:
| Senaryo | Sıklık Tahmini | Bot mu, İnsan mı? | Eskalasyon Kuralı |
|---|---|---|---|
| Standart tam sevkiyat, yerel para birimi | Sık | Bot | — |
| Kısmi sevkiyat | Ara sıra | İnsan | Bot tespit edip muhasebeye bildirim gönderir |
| Döviz cinsinden fatura | Ara sıra | İnsan onayı + bot uygulama | Kur, sipariş tarihindeki mutabık kurdan alınır |
| Fiyat düzeltmesi / iade | Nadir | İnsan | Bot işlemi durdurur, ilgili kişiye yönlendirir |
Sonuç ve Çıkarılan Dersler
- Pilot kapsamı istisnaları içermeliydi: "Nadir" diye ertelenen senaryolar, canlıda haftalar içinde gerçek sorunlara dönüştü. Pilotun amacı sadece "iyi giden vakayı" değil, en zorlayıcı istisnaları da test etmek olmalı.
- Geçici çözümler görünürlüğü öldürür: Muhasebenin sessizce geliştirdiği Excel listesi, sorunu gizledi ve IT'nin gerçek durumu görmesini engelledi. Ekiplerin karşılaştığı sorunları resmi kanaldan bildirmesi için basit ve hızlı bir yol olmalı.
- IT-operasyon arasında ortak sahiplik gerekir: "Spesifikasyona uygun çalışıyor" ile "iş ihtiyacını karşılamıyor" arasındaki fark, ancak iki tarafın birlikte oturup süreci baştan sona yürümesiyle anlaşılır.
- İzlenebilirlik olmadan güven olmaz: Kriz sonrası kurulan kontrol paneli, botun ne yaptığını görünür kılarak hem hata tespitini hızlandırdı hem de ekiplerin bota tekrar güvenmesini sağladı.
Tartışma Soruları
- Sizin organizasyonunuzda bir süreç otomatikleştirilirken "nadir görülür" diye ertelenen istisna senaryolar var mı? Bunlar hangi koşullarda gerçek bir soruna dönüşebilir?
- Bir ekip, bir otomasyon aracıyla ilgili sorun yaşadığında resmi kanaldan bildirmek yerine kendi geçici çözümünü mü üretir, yoksa açıkça mı raporlar? Bu davranışı değiştirmek için ne yapılabilir?
- IT ile operasyon/finans ekipleri arasında bir otomasyon projesinde ortak sorumluluk nasıl tanımlanmalı ki "spesifikasyona uygun ama işe yaramıyor" durumu erken fark edilsin?
Bu dersi kayıt olmadan izleyebilirsin. İlerlemeni kaydetmek, sertifika almak ve puan tablosuna girmek için ücretsiz üye ol: Kayıt Ol