Risk Atölyesi Araç Kutusu: Toplantı Şablonları ve Puanlama Kartları
Bir önceki derste risk atölyesinin nasıl kolaylaştırılacağını konuştuk. Bu derste elinizin altında hazır bulunması gereken beş malzemeyi veriyoruz: gündem şablonu, katılımcı davet metni, puanlama kartı, risk sahibi atama formu ve yönetim kuruluna sunulacak özet rapor. Her birini olduğu gibi kopyalayıp kullanabilir, kurumunuzun diline göre uyarlayabilirsiniz.
1. Risk Atölyesi Gündem Şablonu
Ne zaman kullanılır: Yılda bir veya iki kez düzenlenen kapsamlı risk tanımlama toplantılarında, davetle birlikte katılımcılara gönderin.
| Süre | Adım | Sorumlu |
|---|---|---|
| 09:00 - 09:10 | Açılış, amaç ve gündem hatırlatması | Kolaylaştırıcı |
| 09:10 - 09:30 | Önceki dönem risk envanterinin gözden geçirilmesi | Risk sahipleri |
| 09:30 - 10:15 | Yeni ve değişen risklerin tanımlanması (beyin fırtınası) | Tüm katılımcılar |
| 10:15 - 10:30 | Ara | - |
| 10:30 - 11:15 | Olasılık-etki puanlaması | Kolaylaştırıcı + katılımcılar |
| 11:15 - 11:45 | Risk sahibi atama ve aksiyon tarihleri | Bölüm yöneticileri |
| 11:45 - 12:00 | Kapanış, sonraki adımların özeti | Kolaylaştırıcı |
İpucu: Beyin fırtınası bölümünü asla 45 dakikadan uzun tutmayın; enerji düşer, tekrar eden fikirler artar.
2. Katılımcı Brifing Metni
Ne zaman kullanılır: Toplantı davetiyle birlikte, atölyeden en az üç iş günü önce gönderilir. Amaç, katılımcıların hazırlıksız gelmesini önlemek.
"Merhaba, [Tarih] günü saat [Saat]'te gerçekleştireceğimiz risk tanımlama atölyesine davetlisiniz. Toplantıda bölümünüzü etkileyebilecek riskleri (operasyonel aksama, tedarik gecikmesi, personel devri, sistem kesintisi vb.) birlikte tanımlayacağız. Lütfen toplantıdan önce şu iki soruyu düşünün: (1) Son altı ayda ekibinizde en çok zaman kaybettiren veya endişe yaratan konu neydi? (2) Önümüzdeki dönemde gerçekleşme ihtimali sizce artan bir risk var mı? Not almanıza gerek yok, toplantıda birlikte yazacağız."
3. Olasılık-Etki Puanlama Kartı
Ne zaman kullanılır: Değerlendirme oturumunda her katılımcının önüne basılı veya dijital olarak konur; risk tanımlandıktan hemen sonra doldurulur.
| Puan | Olasılık tanımı | Etki tanımı |
|---|---|---|
| 1 | Nadiren gerçekleşir, geçmişte hiç yaşanmadı | İhmal edilebilir, günlük işleyişi etkilemez |
| 2 | Düşük ihtimal, birkaç yılda bir görülür | Küçük aksama, kısa sürede telafi edilir |
| 3 | Orta ihtimal, yılda bir kez görülebilir | Belirgin aksama, ek çaba veya maliyet gerektirir |
| 4 | Yüksek ihtimal, birkaç kez yaşandı veya yaşanıyor | Ciddi aksama, hedeflerin gözden geçirilmesini gerektirir |
| 5 | Neredeyse kesin, sürekli veya yakın zamanda bekleniyor | Kurumsal düzeyde ciddi zarar, itibar veya süreklilik riski |
Kullanım kuralı: Her katılımcı kendi puanını verir, sonra kolaylaştırıcı ortalamayı değil en yüksek gerekçeli puanı tartışmaya açar. Amaç ortalama almak değil, farklı bakış açılarını konuşmaktır.
4. Risk Sahibi Atama Formu
Ne zaman kullanılır: Puanlama tamamlanan her risk için, atölyenin son bölümünde doldurulur. Formsuz bırakılan risk, sahipsiz kalır ve takip edilmez.
| Alan | Açıklama | Örnek doldurma |
|---|---|---|
| Risk tanımı | Tek cümlede, net ifade | "Ana tedarikçinin teslimat gecikmesi üretim planını aksatabilir" |
| Risk sahibi | İsim ve unvan, birim değil kişi | "Ayşe Kaya, Tedarik Zinciri Müdürü" |
| Aksiyon | Somut, ölçülebilir adım | "İkinci tedarikçiyle ön anlaşma imzalanacak" |
| Hedef tarih | Gün/ay/yıl | "30.11.2026" |
| Takip sıklığı | Ne kadar sıklıkla raporlanacak | "Aylık" |
5. Yönetim Kuruluna Bir Sayfalık Özet Rapor Formatı
Ne zaman kullanılır: Atölye sonrasında, yönetim kurulu veya üst yönetim toplantısından önce hazırlanır. Tek sayfayı aşmamak esastır; detay ekler ayrı sunulur.
- Üst düzey özet: Bu dönem kaç risk gözden geçirildi, kaçı yeni, kaçının puanı değişti (iki üç cümle).
- Öne çıkan riskler: En yüksek puanlı üç ila beş risk, kısa gerekçesiyle birlikte.
- Kritik aksiyonlar ve durumu: Devam eden, geciken ve tamamlanan aksiyonlar ayrı ayrı belirtilir.
- Karar talebi (varsa): Yönetim kurulunun onay veya bütçe vermesi gereken konu net biçimde yazılır.
İpucu: Rapor hazırlarken "her şeyi anlatayım" dürtüsüne kapılmayın; yönetim kurulunun beş dakikada okuyup karar verebileceği yoğunlukta tutun.
Bu beş şablon bir bütün olarak çalışır: gündem toplantıyı yönetir, brifing hazırlık sağlar, puanlama kartı ortak bir dil kurar, atama formu sahiplik yaratır, özet rapor da üst yönetime doğru bilgiyi taşır. Şablonları olduğu gibi kullanmaya başlayabilir, birkaç atölye sonrasında kurumunuza özgü küçük eklemeler yapabilirsiniz.
Bu dersi kayıt olmadan izleyebilirsin. İlerlemeni kaydetmek, sertifika almak ve puan tablosuna girmek için ücretsiz üye ol: Kayıt Ol