Yeni Başlayan Destek Kiti: Hazırlık Listesi, Buddy Görüşme Formu ve Soru Kalıpları
Bu ders bir anlatım dersi değil, bir araç kitidir. Aşağıdaki şablonları kopyalayın, şirketinizin sistem ve departman adlarıyla doldurun ve ilk fırsatta kullanın. Tablolardaki satırlar yalnızca örnek senaryodur; kendi verilerinizle değiştirin.
1) Yönetici için işe başlamadan önce hazırlık listesi
Yeni çalışan ilk gün kapıdan girmeden önce bu altı soruya 'evet' diyebilmelisiniz:
- Masa, ekipman ve gerekli yazılım erişimleri talep edildi mi?
- Kurumsal e-posta ve iletişim kanallarına ekleme yapıldı mı?
- İlk haftanın gün gün programı hazırlandı mı?
- Buddy atandı ve bilgilendirildi mi?
- Ekibe yeni çalışanın adı, rolü ve başlangıç tarihi duyuruldu mu?
- İlk gün öğle yemeği için biri belirlendi mi?
Nasıl kullanılır: Listeyi yeni çalışanın başlangıç tarihinden önce yazdırın veya ortak bir dosyaya kopyalayın. Her maddenin yanına sorumlu kişiyi ve tarihi ekleyin. Eksik kalan maddeyi başlangıç gününe bırakmayın.
2) Erişim takip tablosu
Bu tabloyu yönetici, BT ve yeni çalışanın birlikte görebildiği paylaşımlı bir dosyada tutun. Böylece 'Erişimim ne oldu?' sorusu ayrıca sorulmadan yanıtlanır.
| Sistem / araç | Gerekli mi? | Talep tarihi | Sorumlu (BT vb.) | Açıldığı tarih | Durum |
|---|---|---|---|---|---|
| Kurumsal e-posta | Evet | Örnek: başlangıçtan önceki hafta | BT | Örnek: başlangıç günü | Tamamlandı |
| Ekip yazışma kanalı | Evet | Örnek: başlangıçtan önceki hafta | Yönetici | - | Bekliyor |
| Uzaktan bağlantı (VPN) | Rolüne göre | - | BT | - | Karar bekleniyor |
3) Tanışma haritası tablosu
Amaç sadece isim toplamak değil, her görüşmeden bir öğrenme çıktısı almaktır. Yeni çalışan bu tabloyu kendisi doldurur.
| Kişi adı | Departman | Bu kişiyle neden tanışıyorum? | Görüşme tarihi | Öğrendiğim en önemli şey |
|---|---|---|---|---|
| Örnek: Ayşe Hanım | İnsan Kaynakları | Özlük evrak sürecimi netleştirmek için | Örnek: 2. gün | Sorularımı hangi kanaldan iletmem gerektiği |
| Örnek: Mehmet Bey | Satış | Ekibimizin müşteriden gelen taleplerle nasıl çalıştığını görmek için | Örnek: 4. gün | Talebin ekibimize hangi aşamada ulaştığı |
4) Buddy haftalık görüşme formu (15-20 dk)
Her hafta aynı beş soruyla ilerleyin. Form kısa olduğu için düzenli yapılabilir:
- Bu hafta öğrendiğin en önemli şey neydi?
- Neyi anlamakta zorlandın?
- Kimle tanışmak istersin?
- Benden ne desteğe ihtiyacın var?
- Yöneticine iletmemi istediğin bir konu var mı?
Adım adım uygulama
- Adım 1: Görüşmeyi her hafta aynı gün ve saate sabitleyin.
- Adım 2: Soruları sırayla sorun, yanıtları kesmeden dinleyin ve kısa not alın.
- Adım 3: Görüşme sonunda bir sonraki hafta için tek bir somut destek kararı yazın.
- Adım 4: Yöneticiye aktarılacak bir konu varsa, aktarmadan önce yeni çalışanın onayını alın.
Gizlilik kuralı: Buddy not alır, ancak yeni çalışanın onayı olmadan yöneticiye ayrıntı aktarmaz. Bu kuralı ilk görüşmede yüksek sesle söyleyin; güven buradan doğar.
5) Yeni çalışan için örnek cümle kalıpları
Yeni gelen biri 'rahatsız etmek' endişesiyle soru sormaktan çekinebilir. Hazır kalıplar bu çekingenliği azaltır ve isteği netleştirir.
| Durum | Kalıp |
|---|---|
| Soru sorarken | 'Bu konuyu şöyle anladım, doğru mu?' / 'Bu işlem için önce kime danışmalıyım?' / 'Bu konuda bir örnek görebilir miyim?' |
| Yardım isterken | 'Şu an X üzerinde çalışıyorum, Y konusunda takıldım. 10 dakikanız var mı?' |
| Geri bildirim isterken | 'Bu görevi tamamladım. Bir sonraki sefer neyi farklı yapmamı önerirsiniz?' |
| Beklenti netleştirirken | 'Bu görev için başarılı sonuç sizin gözünüzde nasıl görünür?' |
Örnek senaryo: Yeni çalışan bir rapor hazırlıyor ve formatı bilmiyor. 'Nasıl yapacağım?' demek yerine şunu söyler: 'Şu an haftalık raporu hazırlıyorum, format konusunda takıldım. 10 dakikanız var mı?' Karşı taraf tek bakışta ne istendiğini anlar.
6) Yönetici için ilk hafta görüşme gündemi
Görüşmeyi dört başlıkla sınırlı tutun; yeni çalışan her başlığın sonunda ne yapacağını bilmelidir.
| Haftanın önceliği | Beklenen çıktı | Destek gereken konu | Bir sonraki görüşme tarihi |
|---|---|---|---|
| Örnek: Ekip süreçlerini tanımak | Örnek: Bir sürecin adımlarını kendi cümleleriyle yazması | Örnek: Sistem erişimlerinin tamamlanması | Örnek: Gelecek hafta aynı gün |
Kullanım ipucu
Kitin tamamını tek seferde uygulamaya çalışmayın. İlk yeni işe alımda hazırlık listesi ve buddy formu ile başlayın; işe yaradıklarını gördükçe diğer araçları ekleyin. Her işe alımdan sonra kısa bir not alıp şablonları kendi şirketinize göre güncelleyin.
Bu dersi kayıt olmadan izleyebilirsin. İlerlemeni kaydetmek, sertifika almak ve puan tablosuna girmek için ücretsiz üye ol: Kayıt Ol