Vaka: Muhasebe Ekibinin Aylık Cari Mutabakat Raporunu Python ile Otomatikleştirmesi

Vaka: Aylık Cari Mutabakat Raporu Nasıl Bir Python Aracına Dönüştü?

Bu vaka, orta ölçekli bir dağıtım şirketinin finans ekibinde geçen kurgusal ama gerçekçi bir senaryodur. Şirket ve kişiler örnektir; amaç, kursta öğrendiğiniz araçların gerçek bir iş sorununda hangi kararlarla bir araya geldiğini görmektir.

Durum: Her Ay Sonu Aynı Telaş

Finans ekibi her ay sonunda bayilerle cari mutabakat yapıyor. Bankadan inen tahsilat dökümü ile ERP'den alınan cari hareket dosyası elle karşılaştırılıyor, farklar işaretleniyor ve yönetime bir fark raporu hazırlanıyor. Bu iş iki iş gününü alıyor. Üstelik ay sonu kapanışına denk geldiği için en yoğun döneme rastlıyor ve hata riski en yüksek olduğu anda ekip en yorgun oluyor.

Adım 1: Önce Süreci Elle İzlemek

Ekip kod yazmaya başlamadı. Bir ay boyunca süreci izleyip her adımı not etti. Ortaya şuna benzer bir liste çıktı:

• Banka dosyasını indirmek ve klasöre kaydetmek
• ERP'den cari hareket dosyasını almak
• İki dosyada cari kodu, tarih ve tutar sütunlarını bulmak
• Tutarları satır satır karşılaştırmak
• Eşleşmeyenleri renklendirmek
• Özet tabloyu hazırlayıp yöneticiye e-postayla göndermek

Hangi Adım Otomatikleşsin?

Her adım otomasyona uygun değildi. Karar için basit bir tablo kullandılar:

Mantık şuydu: kuralı net olan ve her ay aynen tekrar eden adımlar araca gider, yargı gerektiren adımlar insanda kalır.

Adım 2: Küçük Kapsamla Başlamak

İlk sürümde yalnızca iki dosyayı okuyup cari koduna göre eşleştiren ve farkı Excel'e yazan bir betik yazıldı. E-posta gönderimi, grafikler ve çoklu para birimi bilinçli olarak ertelendi. Gerekçe: küçük bir araç hızlı doğrulanır, büyük bir araç ise hatayı nerede aradığınızı bilmeden büyür.

Adım 3: Karşılaşılan Sorunlar ve Çözümleri

Üçüncü sorun en değerli dersi verdi: araç, beklediği başlığı bulamazsa sessizce devam etmek yerine durup neyin eksik olduğunu söylemeli.

Adım 4: Doğrulama

Ekip aracın çıktısına hemen güvenmedi. İlk iki ay boyunca eski elle raporu ve araç raporunu paralel çalıştırdı, iki sonucu karşılaştırdı. Farklılıkların her biri incelendi; bazıları araçtaki hata, bazıları ise elle hazırlanan raporda gözden kaçmış satırlar çıktı. Bu süreç hem aracı düzeltti hem de ekibin ona güvenini somut bir temele oturttu.

Hatalı Satırlar Gizlenmez

Okunamayan tutar, boş cari kodu gibi sorunlu satırlar atlanmadı. Raporda ayrı bir sayfaya yazıldı ve her satıra sebebi eklendi. Böylece "araç neyi okuyamadı?" sorusunun cevabı her zaman raporun içindeydi.

Sonuç

Kesin bir rakam vermeden nitel olarak söylemek gerekirse: iki gün süren iş, ekibin kıdemli üyesinin kontrol ve yorumlamaya ayırdığı çok daha kısa bir çalışmaya indi. Daha önemlisi iş bölümü değişti. Eskiden herkes satır satır karşılaştırma yapıyordu; şimdi araç eşleştirmeyi yapıyor, ekip farkların nedenine ve bayilerle iletişime odaklanıyor. Aracı bir kişi yazdı ama bakımını ve kullanımını ekip sahipleniyor.

Çıkarılan Dersler

• Önce süreci anlayın. Elle yapılan adımları yazıya dökmeden otomasyon yazmak, yanlış işi hızlandırmaktır.
• Doğrulama olmadan güvenmeyin. Yeni aracı eski yöntemle paralel çalıştırın, farkları tek tek açıklayın.
• Aracı başkası da çalıştırabilsin. Kısa bir kullanım notu, net hata mesajları ve sabit bir klasör düzeni yazan kişiye bağımlılığı azaltır.

Devir Şablonu (Kısa Kullanım Notu)

• Aracın amacı tek cümleyle
• Hangi dosyalar hangi klasöre konur
• Aracı çalıştıran komut
• Çıktı nerede oluşur, hangi sayfada ne vardır
• Sık görülen hatalar ve ne yapılacağı
• Sorun olduğunda kime danışılır

Tartışma Soruları

• Sizin ekibinizde hangi tekrar eden iş ilk aday olurdu? Kuralı net mi, yoksa yargı mı gerektiriyor?
• Otomatik rapor hatalı çıkarsa sorumluluk kimde olmalı: aracı yazanda, çalıştıranda, yoksa raporu onaylayanda?
• Aracı kullanacak meslektaşlarınıza nasıl devredersiniz? Hangi belgeyi ve hangi eğitimi hazırlarsınız?